روراستی حسابدار جماعت !

صاحبکار روشنفکری می گفت :

"چرا حسابداران "روراست"  نیستند !؟ "

گفتم : تصور کنید برای گرفتن وام به بانک مراجعه می کنید .

ذهنیتی که از دانشگاه به همراه آورده اید به شما می گوید :

وام ها و تسهیلات ، عقود مشارکتی است یعنی بانک به عنوان عامل سرمایه گذاران با شما در "تولید کالا" یا "انجام کار" ی مشارکت می کند .

با مراجعه به بانک متوجه می شوید که رئیس شعبه یا رئیس اعتبارات به شما پیش نهاد می کند از یک مشارکت مدنی و یک مضاربه و یک جعاله استفاده کنید .

او به شما می گوید :

"برای راحتی شما حتی اگر سند ششدانگ هم نداشته باشید می توانیم به شما وام جعاله برای تعمیرات بدهیم " !؟

با مطالعه متن قرارداد های انواع "عقود اسلامی"  متوجه می شوید انگار اتفاقی که در عالم واقع رخ می دهد ، زمین تا آسمان با آن چه در این کاغذ ها نوشته شده و به عنوان طرف قرارداد بایستی "وانمود"  کنید که در حال اجرای آن هستید ، تفاوت دارد .

وقتی برای او توضیح می دهید که نیاز امروز شما با هیچ یک از این قالب ها هم خوانی ندارد ، با تاسف و "نگاه عاقل اندر سفیه"  به شما می گوید :

"این ها قالب هایی است که ناگزیر بایستی رعایت شود "

به او تذکر می دهید که آن چه از شما انتظار دارد "وانمود"  به رعایت کردن است نه رعایت کردن در عمل ، ولی باز هم با لبخند خاصی که اندکی تحقیر نیز در آن مشاهده می گردد ، سراپای شما را برانداز می کند و پاسخ می دهد :

" نیازی نیست وانمود کنید ، ما نیز خودمان کاملا "توجیه"  هستیم ! "

می خواستم برایش بگویم اگر شما جای حسابدار نوعی ما باشید چه حالی پیدا می کنید ، که لبخند زنان گفت :

"نیازی نیست ، ما ، خودمان نیز ، کاملا توجیه هستیم " !؟

ریشه های تاریخی حساب سازی در ایران

سال ها بود می اندیشیدم : 

چرا تا این حد "حساب سازی"  در کشور ما نهادینه شده است ؟

چرا خط تجاری قدیم ما بایستی خط سیاق بوده باشد ، ( یعنی نوشتاری که نه مردم عادی ، نه باسواد و نه دولتی ها از آن سر در نیاورند) !؟

چرا پاشاهان کشور در دوران قاجاریه ، بایستی به چنان فلاکتی باشند که برای مسافرت و عیاشی خود از خارجی ها وام بگیرند ، (این چه جور دیکتاتوری است که حتی مالیات یا خراج هم نمی تواند بگیرد)  !؟

چرا من حسابدار نمی توانم در مورد ریشه های حسابسازی ، چگونگی پیدایش ، گسترش ، نهادینه شدن آن ، داد سخن بدهم ؟ ، چرا کتاب هایی در این زمینه نوشته نشده ؟ ، یا اگر شده چرا چندان به چشم نیامده است ؟

امروز با دیدن این مطلب در وبلاگی که به نام احمد کسروی باز شده است ، به هوا پریدم ! ، فریاد زدم : یافتم ، یافتم ، یافتم !

یک دفعه  معادله ای صدمجهولی حل شد ! .

 تنها موضوعی که در آثار کسروی بدنبال آن نمی گشتم ، یعنی انتظار نداشتم جواب آن را در آثار وی بیابم ، حساب سازی و علت نهادینه شدن اش در کشورمان ، ایران بود .

در پست   217 ـ ما چه می گوییم؟..ـ4  با عنوان  "زیانهایی که از این بدآموزیها برمی خیزد"  ، علت یکی از معضلات بزرگ سیستم اقتصاد و دارایی ما که بی اعتمادی بین مردم و دولت و کتمان واقعیت ها و آمار کسب و کار از مراکز دولتی باشد و در رشته ما ، از آن به "حساب سازی" تعبیر می کنیم مورد بحث قرار گرفته است .

در زیر قسمت هایی که برای حسابداران و مجموعه علوم اداری و اقتصاد اهمیت بیشتری دارد را می گذارم ، بدیهی است که تبارشناسی و ریشه یابی معایب اجتماعی ما کار یکی دونفر نیست و هر کس سودای فردایی بهتر دارد بایستی این راه را در پیش گیرد : 

چه بدآموزیهایی در میانست؟

شاید خوانندگان زیانهای این دستگاه را چندانکه هست ندانند. اینست شرح داده می گویم :

از روی کیش شیعی [یعنی : براساس مذهب شیعه] ، دولت غاصب است. هر دولتی که باشد حکومت در دست او غصبی است ، مالیات که می گیرد حرامست. تا می توان باید از دادن مالیات خودداری کرد. تا می توان باید بسربازی نرفت. اگر کسی مالی از دولت بدستش افتاد می تواند بعنوانِ تقاص [مجازات ، جریمه ، وصول طلب] ازآنِ خود گرداند.

من بارها دیده ام کسانی اینها را نمی دانند و چون ما می گوییم به شگفت می افتند که چنین چیزی چگونه می شود؟!.. راستی هم جای شگفتست . ولی این چیزیست که جای انکار نیست. اینها باورهاییست که در دلهای هزارها و صدهزارها کسان خوابیده است. باورهاییست که در این کشور بکار بسته میشود.

در همان بازار تهران بسیاری از بازرگانان هستند که چون مالیات پرداختن بدولت را « اعانت به ِاثم» [ معاونت در جرم ] می شناسند دو دفتر نگه میدارند. یکی برای خودشان که حسابِ راست را در آن می نویسند [ دفاتر دستی ] و دیگری برای دولت [ دفاتر قانونی ] که درآن خود را زیاندیده نشان میدهند.

در این باره داستانهایی هست که اگر گرد آورده شود کتابی خواهد بود. من برخی را برای نمونه یاد می کنم [:] .

در زنجان شرکتی برای کبریت سازی هست. شرکای آن تبریزیند. چند سال پیش یکی از ایشان با من بدرد دل پرداخته میگفت : رییس شرکت (حاج محمدعلی شالچی) دستور داده در کارخانه دو دفتر نگه می دارند ـ یکی برای خودمان و دیگری برای دولت. می گفت چند سالست در نتیجه‌ی جنگ [ ؟؟؟ ] ، ما سود هنگفتی می بریم. امسال حاج محمدعلی آقا چون خودش نایبِ آقای حاجی سید ابوالحسن[2] است پنجاه هزار تومان[3] بعنوان خمس و مال امام جدا کرد که بنجف بفرستد. ولی در دفتر بدولت زیان نشان دادند و نیم شاهی مالیات نپرداختند.

آقای احمد کاوه که چند سال پیش رئیس مالیات بر درآمد تبریز بود از آشنایان ماست. میگفت : یک حاجی در تبریز می بایستی سه هزار تومان بیشتر مالیات بر درآمد پردازد. نمیداد و ایستادگی مینمود. من گفتم فشار آورند. شبی دیدم آمد بخانه‌ی ما و پولها را درآورد و گزاشت جلو من و گفت : « این پولها را خودتان بردارید و هرچه می خواهید بکنید. من بدولت نمی دهم. مذهب من از آن نهی کرده».

اینها حاضرند بکارمندان رشوه دهند و حاضر نیستند بدولت مالیات دهند. بارها دیده شده کارمندان را با دادن پول یا تحریکِ احساساتِ کیشی [ احساسات دینی ] از راه می برند و خود را از پرداخت مالیات آسوده می سازند.

آقای نادری که از باهمادِ[=جمعیت ، حزب] ماست می گفت : در گمرک پرونده ای دست من بود. یکی از بازرگانان کالایی داشت که گمرکِ [ حقوق وعوارض گمرکی ] آن را نمی پرداخت و بهانه می آورد. ما مطالبه می کردیم. روزی آن بازرگان آمد و با من چنین بسخن پرداخت : « شما که می دانید این پولها که دولت می گیرد حرامست ، دهنده اش گناهکارست. گیرنده اش گناهکارست. مگر شما بدین عقیده ندارید؟..»میگفت : دیدم می خواهد با این حرفها مرا بفریبد و خود را از پرداخت وجه گمرک آسوده گرداند. گفتم : « آقا ببخشید ، من از چنین دینی بیزارم».

آقای بلوری که یکی از پیشگامانِ مشروطه‌خواهان بوده و خود مردِ بنامیست ، می گفت : « چند سال پیش که در نیشابور فرماندار بودم رئیس فرهنگ خراسان آمد برود بمشهد و میهمان من بود. چون ناهار را خوردیم پرسید این خانه دولتیست یا خودتان اجاره کرده اید؟. گفتم : خودم اجاره کرده ام. برای چه می پرسید؟.. گفت : می خواستم بدانم اگر دولتی نیست نمازم را در اینجا بخوانم. دانسته شد آقای رئیس فرهنگ ، خانه های دولتی را غصبی می داند که نماز در آن نمی توان خواند.»

آقای جلال امامجمعه از یارانِ ماست. پارسال تابستان با همسر خود بتهران آمدند. از یکی از کارمندان دارایی چند اتاق گرفته نشیمن داشتند. می گفت : روزی با صاحبخانه گفتگو می کردیم دیدم در کیشی شیعی بسیار پافشار است. بمن نکوهش می کرد که گاهی ویُلن می نوازم. می گفت : حرامست. من پرسیدم شما با این کیش خودتان چگونه کارمند دولت شده اید؟.. چگونه حقوق می گیرید؟. می گفت : « من تازه از زیارت بازگشته ام. درآن باره از علمای نجف اجازه گرفتم که باندازه‌ی حقوق ماهانه‌ی خودم تقاص کنم. با این ترتیب رفع حرمت خواهد شد».

شگفت تر از همه داستانیست که یکی از آشنایان بازگفته : چند سال پیش سید روضه خوانی از تبریز بتهران آمد و با آنکه پسرش در اینجا خانه و زندگی دارد بنزد او نرفت. هر چند روز در خانه‌ی کسی می گذرانید و روزها در بازار بحجره های بازرگانی می رفت و اظهار تهیدستی نموده پولها می گرفت.

آن آشنای ما می گوید : من ایراد گرفته گفتم : این رسواییست چرا بخانه‌ی پسرت نمی روی که با آبرو زندگی کنی؟ پاسخی که بمن داد این بود :

«پسرم کارمند دولتست و زندگانیش حرامست. من نمی خواهم نان او را بخورم».

اینهاست چند داستانی که بعنوان نمونه یاد کردم. ببینید کار بکجا کشیده. بیکاری و گدایی جایز است ولی کارمند دولت بودن حرام می باشد.

می دانم خواهند پرسید : این باورها را چرا دارند؟. اینها از کجا سرچشمه گرفته؟. می گویم : در این باره داستان دراز است. اگر می خواهید نیک بدانید کتاب «داوری» را بخوانید. کوتاه شده اش اینست که ملایان می گویند : پس از مرگِ پیغمبر اسلام ، خلافت یا حکومت حق دوازده امام بوده. ابوبکر و عمر و عثمان و دیگران که خلافت کرده اند غاصب بوده اند. چون امام دوازدهم ناپدید شده ، در نبودنش ما جانشینان اوییم و حکومت حق ماست. ما باید بمردمان فرمان رانیم ، و دستور دهیم. مردم باید خمس و زکات را که مالیات اسلامی بوده بما پردازند. این دولت که برپا شده غاصب است ، مالیات که می گیرد حرامست ، جنگها که می کند چون با اجازه‌ی علما نیست جایز نیست ، سربازان که در آن جنگها می میرند مرتد از جهان رفته اند ...

اینست سرچشمه‌ی آن باورها.

شنیدنیست که اگر دزدی شب بخانه‌ی ملایی رود و کالا و کاچالی[4] بدزدد بامدادان ، ملا بکلانتری خواهد رفت و پرخاشها خواهد کرد. در همان حال بعقیده‌ی او کلانتر و پاسبانان همه « عونه‌ی جور» اند [ یعنی : کمک به ظالم می کنند ] و نزد خدا گناهکار می باشند.

(دنباله‌ی این گفتار در شماره‌ی آینده خواهد آمد.)

(1) : سَهِشها یا احساسات و تأثیر آنها در رفتار و کردار آدمی از این گفتگو بیرونست.

[2] : سید ابوالحسن اصفهانی مجتهد معروف پیش از آیت الله بروجردی

[3] : کمابیش برابر است با بهای سه خانه (نه آپارتمان) میانبها در آن زمان.

[4] : کاچال = اسباب خانه

ویدیویی در تایید تاثیر مذهب شیعه بر نافرمانی مردم از دولت و حاکمیت :

در مورد مالیات و حسابسازی از حسابدار رسمی و کارشناس امروزی :

غلامحسین دوانی: اجازه دهید کمی این بحث را تفکیک کنیم. ما یک قانون مالیات‌های مستقیم داریم که مربوط به عملکرد است و یک قانون مالیات ارزش افزوده که اساسا شامل تولیدکننده‌ها و ارائه‌دهندگان خدمات نمی‌شود. آنها فقط محلل هستند،‌ یعنی پول را می‌گیرند و به دولت می‌دهند. قرار نیست هیچ تولیدکننده یا ارائه‌دهنده خدماتی خودش این مالیات را بپردازد، بلکه قرار است اخذ کرده و به دولت بدهد. البته بعضی از شرکت‌ها نیز از این پول منفعت می‌برند؛ به طور مثال شرکتی مانند ایران‌خودرو که میلیون‌ها ماشین می‌فروشد و ارزش‌افزوده آنها را می‌گیرد، سه ماه این پول در دست آنها می‌ماند که برای آنها مانند یک وام بدون بهره است.

به هر حال، در سال 1384 و 1385 سازمان مالیاتی ایران به این نتیجه رسیده بود که نظام مالیاتی دچار مشکل است، بنابراین موسسه مشاوره دیلویت کانادا به ایران آمد و با چیزی حدود 5 میلیون دلار پذیرفت که طراحی فاز اول اصلاح نظام مالیاتی ما را انجام دهد، اما متاسفانه این جریان با یک سری معضلات سیاسی مصادف شد و دیلویت ایران را ترک کرد، اما روزی که ایران را ترک می‌کرد، علاوه بر این که کار خود را تحویل داده بود، چند توصیه هم به ما کرد. یک: دقیقا براساس برنامه عمل کنید، دو: این نظام جدید مالیاتی با این آدم‌های سنتی مالیاتی، قابل انجام نیست، بنابراین از آدم‌های جدید استفاده کنید. به همین دلیل حتی برای استقرار تیم اجرایی طرح جامع مالیاتی، یک ساختمان مجزا در نظر گرفته شد. آدم‌های آن را هم جدا کردند. اشخاصی با حداقل مدرک ‌لیسانس که انگلیسی می‌دانستند و مسلط به کامپیوتر بودند؛ زیرا این نظام جدید بر بستر اینترنت و الکترونیک استوار بود... به هر حال بعدها، آقایان دارایی فراموش کردند که توصیه اصلی چه بود. در همین احوال، وقتی کارشناسان صندوق بین‌المللی پول در سال 1371به ایران آمدند، در رابطه با نظام مالیاتی ایران، پیشنهاد مالیات ارزش افزوده را دادند.

یادتان باشد که کلیات مالیات ارزش افزوده در سال 1366، در دوران جنگ و در دوران نخست‌وزیری آقای موسوی مطرح و در مجلس تصویب شد، اما همان زمان که کلیات آن تصویب شد، گفتند به دلیل معضلات جنگ بهتر است که فعلا آن را اجرایی نکنیم، بنابراین این گونه نبود که یک پدیده نویی بخواهد به یک باره اجرا شود. بعدها و به خصوص در دوران آقای احمدی‌نژاد دوباره این موضوع مطرح شد که یک نوع مالیات دیگری هست به اسم ارزش‌افزوده که مطالعه هم شده و در همه جای دنیا جواب داده است. در دوره ایشان طرح تحول در باره مالیات مستقیم را به مجلس بردند، اما مقارن شد با تغییر دولت و باز هم تغییراتی در آن داده شد. یادمان هم نرود که هیچ جای دنیا مردم داوطلبانه دست در جیب خود نمی‌کنند که پولشان را به کسی بدهند. حتی در بهترین کشورهای دنیا یعنی اروپای شمالی که بیشترین خدمات اجتماعی به شهروندان تعلق می‌گیرد هم تقریبا مالیات با اکراه پرداخت می‌شود.

در کشور ما هم مالیات‌ستانی یک مشکل قدیمی است و طبیعی هم هست، ‌ما صد سال به مردم گفته بودیم مالیات حرام است. دولت‌ها، دولت‌های ظلمه هستند و بنابراین مالیات ندهید. اقشار مذهبی جامعه هم پذیرفته بودند که اصلا نباید مالیات داد. حال می‌خواستیم ظرف دو شب به آنها بگوییم مالیات حلال است و باید پرداخت شود. معلوم است که دشوار خواهد بود؛ کما این که بعد از سال 58، اگر فتوای امام صادر نمی‌شد، امکان اخذ مالیات وجود نداشت.

حسابداری سیاق

حسابداری سیاق
خط سیاق
هنگامی که تازه ، کارم را در حرفه حسابداری شروع کرده بودم ، حسابداران سیاق ، که هنوز تعدادشان فراوان بود ، روش خودشان را قدیمی و مطمئن و حسابداری سیستم ده دهی را نامطمئن و بچگانه ! بر می شمردند .
سیستم ثبت دستی دفاترِ فرعیِ یکطرفه ، هنوز در بعضی سازمان های پول ساز رایج بود و آن ها نیز روش خود را اصیل ، مدرن و دارای کنترل و اطمینان فوق العاده می دانستند .
کامپیوترهای شخصی ، PC ها ، به تازگی گوی سبقت را از سیستم های مین فریم کامپیوتری سنگین و عریض و طویل چسبنده ، ربوده بودند .
برنامه نویسان بسیاری از روزهایی که با مین فریم کار می کردند با حسرت یاد کرده و در این فکر بودند که چگونه به کار با PC ها ، که اندکی نیز بچگانه ! بنظر می رسید ، سویچ کنند .
در هر مرحله ، ناگزیر ، تعدادی از همراهی با تکنولوژی روز باز می مانند و احساس ستمدیدگی و چفا در حق شان به ذهن آنها راه می یابد .
حسابداری کامپیوتری در کنار سیستم دستی قابل توجیه بود ، کمتر کسی فضای قابل اعتماد و قابل مشاهده دفتر و دستک و کارت حساب را رها کرده و منحصرا خود را به دست کامپیوترها می سپارد .
در توجیه چند سال بعد چنان هیاهوی به راه انداخته بودیم که ببین و نپرس
حتی تا چند سال پیش نیز مقاومت در برابر استفاده از سیستم های کامپیوتری وجود داشت ،
حسابداران قدیمی ، که عموما تسلطی بر کاربری سیستم های مالی کامپیوتری نداشتند ، بسیار منطقی و محکمه پسند استدلال می کردند که :
از دفتر حساب یک واحد تجاری ، صرفا و منحصرا یک نسخه در تمام دنیا وجود دارد و آن هم توسط مالک مضبوط می باشد .
حال آن که دیتا و برنامه کامپیوتری را می توان روی هر رایانه ای کپی کرده و گزارش متفاوتی پرینت و ارائه نمود !؟
برنامه نویسان تحت سیستم عامل DOS نیز در برابر سویچ کردن روی محیط ویندوز مقاومت می کردند .
و امروزه برای سویچ کردن به محیط وب مقاومت و کشمکش مشابه ای در جریان است .
درگیری ها و سوء تفاهم ها در زمینه های فوق ، یعنی تصمیم گیری بر سر باقی ماندن در محیط شناخته شده تر و ایمن تر یا تجربه محیط های جدید و بهره برداری از تکنولوژی بالاتر آن و پذیرش ریسک شکست یا دچار مخاطره شدن
آن چنان اساسی بود و مایه تعارض بین افراد ، مجموعه ها و تیم های کاری می گشت که بسیاری روابط حرفه ای و حتی شخصی را تحت تاثیر قرار داده بود .
هر کجا که مقاومت کنندگان می توانستند : فرآیند ارتقا سیستم و تکنولوژی را با وقفه روبرو می ساختند .
از آنجایی که آنها سابقه بیشتر و جایگاه مستحکم تری در سازمان ها داشتند معمولا با استفاده از اقتدار و جایگاه مدیریتی خویش ، هر گونه حرکت رو به جلو را می توانستند سد کنند
این تقابل و تعارض در سطح کلان تر یعنی در پهنه جامعه و کشور نیز به روشنی جریان دارد .
طرفداران مناسبات کهنه و ناکارآمد حتی با استفاده از ابزارهای سیاسی و ابزارهایی که سیاست مداران به تبع انجام وظیفه در اختیار دارند ، مانند قوای نظامی و انتظامی و بدنه دولت ، سعی در باقی ماندن و اجبار دیگران به ماندن در چارچوب های بسته ای که آن ها را زمین بازی خودشان می پندارند ، می نمایند .
... ادامه دارد ...

حسابرسی قضایی

همکاران عزیز :  

برای درک حال و هوای حسابرسی  قضایی و گزارشات کارشناسی حساب ، تصور کنم مطالعه قسمت هایی از اعتراض یکی از طرفین دعوا نسبت به گزارش یکی از کارشناسان محترم در شناخت مسائل روزمره این قسمت از حرفه حسابداری حسابرسی مناسب باشد :

مشاهده :    نمونه اعتراض به گزارش کارشناسی رسمی حساب

دانلود : نمونه اعتراض به گزارش کارشناسی رسمی حساب

دام حسابداری دو طرفه :

همان طور که احتمالا در کیس بالا با آن برخورد نموده اید :
حسابداری دوبل ، حسابداری دو طرفه به صورت یک " دام " trap ، شبیه به تیغ دو دم ، عمل می کند .
بخاطر نشان دادن هر دو طرف تاثیر مالی رخدادها ، در حسابداری دو طرفه برخلاف حسابداری یکطرفه نمی توان بدون توجه به تاثیر رخداد مالی بر آن سوی دیگر شخصیت حسابداری به کاستن یا افزودن دلخواه مبالغ دست یازید .
البته نقش برش های مقطعی نیز با اهمیت می باشد مانند اینکه :
افزایش صوری میزان اسناد پرداختنی در یک دوره مالی بخصوص می تواند باعث افزایش مبالغ خرید در آن دوره گردد .
در حالی که ممکن است در عالم واقع اساسا خریدی صورت نگرفته باشد .
لیکن این حجم از خرید در پایان آن دوره بایستی یا :
به فروش رفته ،
یا
به موجودی کالای پایان دوره اضافه شده باشد .

.

افتتاح حساب در دفاتر دستی یا قانونی : 

آیا صرف افتتاح حساب در دفاتر (دفاتر دستی یا قانونی ، روش های کامپیوتری نگاهداری حساب) می تواند منشا حقی ، له یا علیه کسی باشد ؟ 

در مثال فوق تنها آثاری از شراکت ادعایی که در دفاتر دستی شرکت یافت می شود : افتتاح  سرفصل حساب کل " جاری شرکا " در دفاتر می باشد  . 

.

پلاک کوبی اموال - لیست برداری از دارائیها

هویت بخشیدن یکی از روش های کنترل و مراقبت از اشیاء با ارزش می باشد . 

یکی از روش های حسابداری برای مراقبت ، کنترل ، پیشگیری از مفقود شدن ، دزدیده شدن ، از قلم افتادن ، احتساب مضاعف (دو بار) ، کلا کمتر یا بیشتر به حساب آمدن ، هویت انحصاری بخشیدن به اشیاء می باشد . 

در مورد دارایی ها این هویت بخشی با تخصیص ، اطلاق و الصاق شماره و کد خاصی به دارایی صورت می گیرد . 

منظور از تخصیص دادن :  اختصاص شماره یونیک (منحصر به فرد) روی یک برچسب ها به یک دارایی می باشد . 

این عمل مانند تخصیص یک کد ملی یا شماره شناسنامه به تک تک شهروندان تابع یک کشور است . 

به طور کلی پلاک کوبی و برچسب گذاری اموال و دارایی های هر واحد در وهله اول دستِ کَم دو هدف را دنبال می کند : یک - طبقه بندی ، دسته بندی و شناسایی ماهیت دارایی ها :  

این عمل معمولا در حین ثبت اسناد حسابداری نیز با تعیین سرفصل برای هر رکورد انجام می شود .

دوم - سرشماری دارایی ها :  

یعنی اینکه از فلان نوع دارایی چند واحد موجود است مانند اینکه چند تا میز داریم ، چند تا صندلی داریم و ... ، به عبارت دیگر به هر یک واحد از دارایی ها  هویت مشخص و جداگانه ای ببخشیم ، شماره منحصر به فردی برای اش تعیین کنیم  .

معمولا برای حسابداران ، جامع بودن (در برگرفتن همه اقلام) روش لیست برداری از دارائیها بسیار اهمیت دارد .

زیرا با یافته شدن یک مورد از قلم افتاده  در آن ، کل عملیات پلاک کوبی و احصا ( شمارش ، سرشماری ) و حراست از دارایی ها زیر سوال قرار خواهد گرفت ! .

برای حصول اطمینان از گرد آوری شدن آمار تمام اموال و دارائیها می توان از چند روش به  لیست برداری پرداخت و سپس نتایج حاصل را با یکدیگر مطابقت داد :

1- مشاهده عینی : 

الف - می توانیم  از تمامی قسمت ها بخواهیم دارائی و اموال موجود در محل کارشان اعم از اینکه تحویل شان گردیده یا نگردیده باشد را لیست برداری کنند . 

این لیست برداری فرم های گوناگونی دارد ولی حداقل اطلاعات مورد نیاز در لیست عبارت اند از : ردیف ، نام دارایی ، تعداد ، مدل و مشخصات فنی ، محل نگاه داری آن ( محل استقرار) ، وضعیت فعلی دارایی از لحاظ قابل استفاده یا اسقاط بودن ( سالم یا خراب بودن ) ، تحویل گیرنده ( مسئول قسمت یا اتاق یا فرد حاضر در محل ، ... .

ب - یکی دو نفر را مامور به انجام این کار یعنی لیست برداری از دارایی ها حین مشاهده عینی آن ها نماییم .

2- از طریق ریز کردن حساب دارائی ثابت در بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری مورد استفاده : به این طریق که چنانچه حساب دارائی ثابت به ریز معین و تفصیلی ثبت گردیده تراز معین و تفصیلی آن ، به خودی خود ، لیست با ارزشی از دارایی ها خواهد بود که رفرنس مراجعه به مدارک تاریخی ( مدارک مستند زمان خرید دارایی شامل : فاکتور ، صورتحساب ، برگ سبز و غیره ) را با خود خواهد داشت ( یعنی از طریق کد حساب می توان به سند و مدارک حسابداری آن دسترسی پیدا کرد ) .

البته ممکن است تحت یک سرفصل معین یا تفصیلی چندین قلم از یک نوع دارایی ثبت شده باشد که با مراجعه به دفتر معین می توان به سرشماری نائل شد یعنی تعداد هر نوع دارایی را تعیین نمود ( مانند این که حساب تلفن پاناسونیک می تواند مشتمل بر تعداد  پنج دستگاه تلفن پاناسونیک خریداری شده طی سال باشد که از دید پلاک کوبی دارائیها هر کدام از آنها پلاک و شماره جداگانه ای به حساب می آیند )  .

و چنانچه تفکیک و طبقه بندی دارائیها در حین ثبت و صدور سند حسابداری انجام نشده باشد ( که واحدهایی که پلاک کوبی اموال در آن ها صورت نگرفته بیشتر بایستی این حالت را داشته باشند ) : در این صورت می توان حساب معین دارایی ها را به صورت دستی ، روی کاربرگ تفکیک کرد ، یا با استفاده از فایل دیتابیس دارایی و انتقال آن به اکسل ، در آن محیط  اقدام به تفکیک آن ها نمود .

بدین ترتیب پس از گزینش یکی از این دو حالت بالا  : لیستی از دارائیها متکی به حساب ها و اطلاعات مالی شرکت خواهیم داشت و با مقایسه این دولیست ، یعنی لیست مشاهده عینی و لیست تهیه شده از حساب ها می توان طبقه بندی مناسب را تعیین و برچسب متناسب با آن طبقه بندی را چاپ نموده یا برچسب آماده از بازار خریداری و بر هر قلم از دارایی ها که اکنون هر یک هویت جداگانه ای یافته اند الصاق نمود .

بدین ترتیب اکنون می توانید لیست برداری از دارایی های شرکت را آغاز کنید .

همزمان ، بهتر است با سیستم اموال نرم افزاری که دارید شروع به کار کنید ؛

با شکل گیری حجم داده در آن سیستم ، طبقه بندی و شناخت ، برای تان آسان  تر خواهد شد .

گاهی این سوال برای حسابداران پیش می آید :  "چرا بایستی اطلاعات دارایی های ثابت در دو محل نگاهداری شود ؟ "

در حالی که در بانک اطلاعاتی اسناد در دفتر تفصیلی و یا تفصیلی دو سرفصل جداگانه ای برای آن دارایی وجود دارد که با تغییر اندکی می تواند جایگزین کارت دارایی ثابت گردد  .

در واقع سرفصل حساب هر دارایی مانده بهای تاریخی همه اقلام آن نوع دارایی که در طی دوران گذشته خریداری یا تحصیل گردیده اند را نگاهداری می نماید ولی یکی از اهداف پلاک کوبی ایجاد هویت مستقل و منحصر به فرد برای آحاد و تک تک هر یک از آن دارایی می باشد  .

البته شاید در بعضی واحدها به جای تشکیل کارت دارایی ثابت و تشکیلات جداگانه برای نگاهداری اطلاعات مربوط به هر دارایی اتخاذ روش ایجاد سرفصل برای هر شماره پلاک (آحاد یک نوع دارایی) مناسب تر و مقرون به صرفه تر باشد .

بدین گونه  دفتر معین تفصیلی آن دارایی تقریبا  جایگزین کارت دارایی ثابت آن نیز می گردد .