پلاک کوبی اموال - لیست برداری از دارائیها

هویت بخشیدن یکی از روش های کنترل و مراقبت از اشیاء با ارزش می باشد . 

یکی از روش های حسابداری برای مراقبت ، کنترل ، پیشگیری از مفقود شدن ، دزدیده شدن ، از قلم افتادن ، احتساب مضاعف (دو بار) ، کلا کمتر یا بیشتر به حساب آمدن ، هویت انحصاری بخشیدن به اشیاء می باشد . 

در مورد دارایی ها این هویت بخشی با تخصیص ، اطلاق و الصاق شماره و کد خاصی به دارایی صورت می گیرد . 

منظور از تخصیص دادن :  اختصاص شماره یونیک (منحصر به فرد) روی یک برچسب ها به یک دارایی می باشد . 

این عمل مانند تخصیص یک کد ملی یا شماره شناسنامه به تک تک شهروندان تابع یک کشور است . 

به طور کلی پلاک کوبی و برچسب گذاری اموال و دارایی های هر واحد در وهله اول دستِ کَم دو هدف را دنبال می کند : یک - طبقه بندی ، دسته بندی و شناسایی ماهیت دارایی ها :  

این عمل معمولا در حین ثبت اسناد حسابداری نیز با تعیین سرفصل برای هر رکورد انجام می شود .

دوم - سرشماری دارایی ها :  

یعنی اینکه از فلان نوع دارایی چند واحد موجود است مانند اینکه چند تا میز داریم ، چند تا صندلی داریم و ... ، به عبارت دیگر به هر یک واحد از دارایی ها  هویت مشخص و جداگانه ای ببخشیم ، شماره منحصر به فردی برای اش تعیین کنیم  .

معمولا برای حسابداران ، جامع بودن (در برگرفتن همه اقلام) روش لیست برداری از دارائیها بسیار اهمیت دارد .

زیرا با یافته شدن یک مورد از قلم افتاده  در آن ، کل عملیات پلاک کوبی و احصا ( شمارش ، سرشماری ) و حراست از دارایی ها زیر سوال قرار خواهد گرفت ! .

برای حصول اطمینان از گرد آوری شدن آمار تمام اموال و دارائیها می توان از چند روش به  لیست برداری پرداخت و سپس نتایج حاصل را با یکدیگر مطابقت داد :

1- مشاهده عینی : 

الف - می توانیم  از تمامی قسمت ها بخواهیم دارائی و اموال موجود در محل کارشان اعم از اینکه تحویل شان گردیده یا نگردیده باشد را لیست برداری کنند . 

این لیست برداری فرم های گوناگونی دارد ولی حداقل اطلاعات مورد نیاز در لیست عبارت اند از : ردیف ، نام دارایی ، تعداد ، مدل و مشخصات فنی ، محل نگاه داری آن ( محل استقرار) ، وضعیت فعلی دارایی از لحاظ قابل استفاده یا اسقاط بودن ( سالم یا خراب بودن ) ، تحویل گیرنده ( مسئول قسمت یا اتاق یا فرد حاضر در محل ، ... .

ب - یکی دو نفر را مامور به انجام این کار یعنی لیست برداری از دارایی ها حین مشاهده عینی آن ها نماییم .

2- از طریق ریز کردن حساب دارائی ثابت در بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری مورد استفاده : به این طریق که چنانچه حساب دارائی ثابت به ریز معین و تفصیلی ثبت گردیده تراز معین و تفصیلی آن ، به خودی خود ، لیست با ارزشی از دارایی ها خواهد بود که رفرنس مراجعه به مدارک تاریخی ( مدارک مستند زمان خرید دارایی شامل : فاکتور ، صورتحساب ، برگ سبز و غیره ) را با خود خواهد داشت ( یعنی از طریق کد حساب می توان به سند و مدارک حسابداری آن دسترسی پیدا کرد ) .

البته ممکن است تحت یک سرفصل معین یا تفصیلی چندین قلم از یک نوع دارایی ثبت شده باشد که با مراجعه به دفتر معین می توان به سرشماری نائل شد یعنی تعداد هر نوع دارایی را تعیین نمود ( مانند این که حساب تلفن پاناسونیک می تواند مشتمل بر تعداد  پنج دستگاه تلفن پاناسونیک خریداری شده طی سال باشد که از دید پلاک کوبی دارائیها هر کدام از آنها پلاک و شماره جداگانه ای به حساب می آیند )  .

و چنانچه تفکیک و طبقه بندی دارائیها در حین ثبت و صدور سند حسابداری انجام نشده باشد ( که واحدهایی که پلاک کوبی اموال در آن ها صورت نگرفته بیشتر بایستی این حالت را داشته باشند ) : در این صورت می توان حساب معین دارایی ها را به صورت دستی ، روی کاربرگ تفکیک کرد ، یا با استفاده از فایل دیتابیس دارایی و انتقال آن به اکسل ، در آن محیط  اقدام به تفکیک آن ها نمود .

بدین ترتیب پس از گزینش یکی از این دو حالت بالا  : لیستی از دارائیها متکی به حساب ها و اطلاعات مالی شرکت خواهیم داشت و با مقایسه این دولیست ، یعنی لیست مشاهده عینی و لیست تهیه شده از حساب ها می توان طبقه بندی مناسب را تعیین و برچسب متناسب با آن طبقه بندی را چاپ نموده یا برچسب آماده از بازار خریداری و بر هر قلم از دارایی ها که اکنون هر یک هویت جداگانه ای یافته اند الصاق نمود .

بدین ترتیب اکنون می توانید لیست برداری از دارایی های شرکت را آغاز کنید .

همزمان ، بهتر است با سیستم اموال نرم افزاری که دارید شروع به کار کنید ؛

با شکل گیری حجم داده در آن سیستم ، طبقه بندی و شناخت ، برای تان آسان  تر خواهد شد .

گاهی این سوال برای حسابداران پیش می آید :  "چرا بایستی اطلاعات دارایی های ثابت در دو محل نگاهداری شود ؟ "

در حالی که در بانک اطلاعاتی اسناد در دفتر تفصیلی و یا تفصیلی دو سرفصل جداگانه ای برای آن دارایی وجود دارد که با تغییر اندکی می تواند جایگزین کارت دارایی ثابت گردد  .

در واقع سرفصل حساب هر دارایی مانده بهای تاریخی همه اقلام آن نوع دارایی که در طی دوران گذشته خریداری یا تحصیل گردیده اند را نگاهداری می نماید ولی یکی از اهداف پلاک کوبی ایجاد هویت مستقل و منحصر به فرد برای آحاد و تک تک هر یک از آن دارایی می باشد  .

البته شاید در بعضی واحدها به جای تشکیل کارت دارایی ثابت و تشکیلات جداگانه برای نگاهداری اطلاعات مربوط به هر دارایی اتخاذ روش ایجاد سرفصل برای هر شماره پلاک (آحاد یک نوع دارایی) مناسب تر و مقرون به صرفه تر باشد .

بدین گونه  دفتر معین تفصیلی آن دارایی تقریبا  جایگزین کارت دارایی ثابت آن نیز می گردد .