اقدامات عملی در راستای تحقق مدیریت کیفی

پیرو یادداشت مزیت های کاربست تئوری انتخاب درراهبری سازمان مالی اداری شرکت ها  نمونه اقدامات عملی قابل انجام  برای طرح مسئله مابین کارکنان سازمان مالی اداری عملیاتی شرکت ها برای مشارکت کلیه کارکنان در روند یکپارچه سازی و ایجاد هدف مشترک در شرکت ها به شرح زیر می باشد :

مزیت های کاربست تئوری انتخاب درراهبری سازمان مالی اداری شرکت ها

شرایط پیش روی جامعه ما در حال حاضر چنین است :

وضعیت اقتصادی نامطلوب ,

بیکاری گسترده جوانان دانش آموخته  ,

وابستگی به واردات , دشواری های تولید و ورشکستگی روزافزون واحدهای تولیدی . 

فقدان امید به حاکمیت و دولت برای برون رفت از این اوضاع .

امروزه , دیگر , مسلم است که دموکراسی به کارآمدی و کارآمدی به رفاه همگانی منتهی خواهد شد , و لازمه دموکراسی پایدار بخش خصوصی قوی می باشد , اما بخش خصوصی کشور در وضعیتی نیست که بتواند نقش خود را در این زمینه ایفا نماید  . هر چند بخش خصوصی کشور در بهره گیری از تکنولوژی و کاربرد فناوری همواره پیشتاز بوده است , اما در کنار اثرات نامطلوب دخالت دولت و حاکمیت در اقتصاد , پاره ای مسائل و از همه مهمتر هزینه بهره مندی از فناوری پیشرفته و کمبود نیروی انسانی کارآمد و مشتاق بکارگیری فناوری در بخش خصوصی از جمله موانع  می باشند . در زمینه مالی اداری و اینفورماتیک که به حرفه ما مربوط می شود شرایطی که امروزه در شرکت های تولیدی برقرار است تا نقطه ایده آل فاصله بسیاری دارد

دانش آموختگان , نخبگان , فعالان اجتماعی در این شرایط چه در زمینه سیاسی و چه در عرصه کسب وکار و فضای کاری موسسات و شرکت ها یا مشاغل بخش خصوصی بایستی به گونه ای عمل نمایند که بخش خصوصی کشور بتواند در همین شرایط با غلبه بر مشکلات به یاری برقراری دموکراسی و رفاه همگانی در کشور بشتابد  . 

یکی از مسائل بخش خصوصی چگونگی تعامل با سازمان امور مالیاتی  می باشد :

بیشتر دریافتی های سازمان امور مالیاتی از شرکت ها مبالغی است که شرکت ها به عنوان جرایم مالیاتی پرداخت می کنند یا جنبه مالیات بر درآمد کسب نشده و تحقق نایافته را دارد , مانند مالیات بر ارزش افزوده که در عمل بیشتر جنبه مالیات مقطوع بر کسب وکار (نه درآمد = سود ) را یافته است , و انواع جرایم مالیاتی  .

برای این که شرکت ها بتوانند از عدالت مالیاتی برخوردار شوند بایستی در راستای حاکمیت   "قانون محوری" بجای "ممیز محوری" یا "رابطه محوری" تلاش کرد .

برای این که بخش خصوصی بتواند ثبات در تصمیم گیری و تنظیم رویکردهای خود در تصمیم گیری داشته باشد بایستی در هر زمینه پارامترهای ثابتی وجود داشته باشد , نظرات ممیزان و مدیران دارایی معمولا شخصی است و بسته به روابط پیدا یا پنهان و شهر به شهر و بخش به بخش تفاوت دارد , اما قانون برای کل کشور ثبات  رویه دارد .

اما ملزم ساختن ممیز و افراد حاضر در سلسله مراتب بوروکراتیک دارایی نیازمند :

1-  -  تسلط کارکنان بخش خصوصی بر قوانین و بخشنامه ها .

2-  -  وجود اطلاعات محکم و محکمه پسند برای تنظیم دفاعیات و ارائه به مراجع قانونی بالادست , می باشد .

بنابراین شرکت ها بایستی بتوانند انواع گزارشات توجیهی و دفاعی بر اساس اطلاعات تفصیلی از عملکرد خودشان برای اثبات واقعیت های اقتصادی به مراجع دولتی و دارایی و حتی بیمه تامین اجتماعی تهیه کنند .

و این امر نیازمند داشتن بانک اطلاعاتی بروز و قابل اتکا می باشد .

بخش خصوصی کشور بایستی بتواند رقابت کند و در غیر این صورت حذف یا  بتدریج تضعیف خواهد شد .

رقبای بخش خصوصی عبارت اند از : رقبای خارجی که پشتوانه کاربرد تکنولوژی مدرن را دارند و بخش خصولتی و شبه دولتی که پشتوانه رانت و حمایت قدرت سیاسی را دارد  .

 بخش خصوصی برای رقابت با این هیولا های اقتصادی سیاسی  بایستی کارآمد و روزآمد و فناور شود .

حال ببینیم موانع کارآمدی  ,  روزآمدی و فناور شدن بخش خصوصی در زمینه های اداری مالی اینفورماتیک که به حیطه تخصصی حرفه ای ما مربوط می شود چیست ؟

امروزه وضعیت شرکت ها از این قرار است که دسترسی شان به تکنولوژی و نرم افزارهای پیشرفته محدود می باشد , به لحاظ گرانی قیمت این نرم افزارها و در برخی موارد ارائه اطلاعات ناکافی توسط برخی شرکت های تولید کننده نرم افزار و نیز عدم تمایل برخی مدیران و یا مالکان و همچنین امتناع برخی کارکنان به اقتضای منافع صنفی شان یا به تصور این که شفافیت و تسهیل در شیوه انجام کار باعث می شود وضعیت منحصر به فردشان در زمینه تهیه برخی گزارشات ( مثلا اظهارنامه مالیاتی یا صورت های مالی و گاهی حتی مثلا : صدور فاکتور فروش ! یا تهیه لیست حقوق دستمزد ! ) را از دست بدهند . 

کلیه این عوامل دست به دست هم داده و شرایطی را بوجود آورده اند که در یادداشت " عبور از وضعیت آچمز ... " و یادداشت های دیگر در ارتباط با آن سخن گفته ایم .

همان گونه که در یادداشت افزایش بازدهی و بهره وری در سازمان اداری مالی شرکت ها آورده ام استفاده از نرم افزارهای رایانه ای و کاربرد یکپارچه و پیوسته نرم افزارهای مالی که تقریبا در همه شرکت ها موجود می باشد و اصلاح شیوه استقرار و بکارگیری آن ها بهترین وسیله افزایش بهره وری و کارآیی در سازمان مالی اداری می باشد و معمولا بیشتر شرکت ها با بکارگیری و چگونگی بهره برداری از آن ها دچار چالش می باشند .

برای تحقق کارآمدی و روزآمدی , کارکنان بخش مالی اداری بایستی در حال یادگیری مداوم باشند و یادگیری فرآیندی است که به دلخواه  رخ می دهد و با اجبار نمی توان کسی را وادار به یاد گرفتن و از آن مهم تر خلاقیت و نوآوری در کار نمود .

برای برون رفت از این تنگنا و دایره بسته , لازم است راهکاری ارائه شود که در برگیرنده  منافع طرفین درگیر ( کارکنان و کارفرمایان )  در آن بوده و تضاد منافع را به حداقل برساند .

در این راستا کاربست نظریه انتخاب در مدیریت نیروی انسانی مدیریت بدون زور و اجبار را به عنوان نظریه ای که متضمن منافع طرفین می باشد انتخاب نموده ام .

با توجیه فواید این شیوه کار برای تیم های کاری می توان کارکنانی را که همواره در موضع دفاعی و پرهیز از همکاری و سنگر گرفتن پشت دیوار وظایف ثابت جزیره ای می باشند را به همکاری دعوت نمود .

با روشن کردن افق کار در یک محیط کاری دلنشین و زنده و سر حال که کارکنان در آن هر روز نسبت به روز قبل توانمند تر شده و بر پیچیدگی های تکنولوزی فایق می شوند و در فرصت های آتی خواهند توانست نیروی کار خود را به بهای بیشتری عرضه نمایند , کارکنانی را که کمابیش از روی اضطرار ( و شاید عسر و حرج ) مشغول به کار و اطاعت هستند را می توان به مشارکت ترغیب نمود . 

کارفرمایان , مدیران و مالکان کسب و کار که طرف دیگر این معادله هستند در صورت اطمینان از راندمان بیشتر و بهره وری مجموعه های اداری مالی با این رویکرد  همراه خواهند گردید .

فوایدی که نصیب کارفرما می گردد عبارتند از :

1-    - به صرف ورود اطلاعات به شیوه صحیح و اصلاح شیوه های انجام کار , اطلاعات مورد نیاز برای تنظیم صورتهای مالی مانند تولید و عملکرد , سود(زیان) , ترازنامه , اظهارنامه مالیاتی عملکرد , و غیره همواره آماده خواهد بود  .

- -- عدم نیاز به انعقاد قرارداد با اشخاص ثالث برای تهیه اظهارنامه و صورت های مالی در پایان هرسال که مایه ی  تداوم ناکارآمدی مجموعه ثابت و اتلاف منابع می باشد .

3--    تایید عملکرد مالی شرکت توسط حسابرسان ( چنانجه شرکت قانونا ملزم به حسابرسی باشد یا مدیریت یا مالکان شرکت چنین تصمیمی داشته باشند) .

4- -   انجام کلیه فعالیت های مالی اداری در زمان وقوع و نه در مواعد ضرب الاجلی مانند پایان هر فصل , 04/31 هر سال ! , پانزدهم , سی ام یا سی و یکم و غیره .

5-   - داشتن تصویر روشنی از عملکرد کارکنان و امکان ارزیابی کار و نتایج کار آن ها .

6-    -رضایت کارکنان و محیط کاری یادگیرنده , جستجوگر , پر تلاش و زنده .

بنابراین این رویکرد تضمین کننده منافع هر دو طرف درگیر درمحیط های کاری و فضای سازمانی و در نهایت جامعه می باشد و افزون بر این کارکنان می توانند ضمن انجام کار روزمره خود نقش مهمی در کنترل سرنوشت خود و جامعه داشته باشند و سهم خود در اصلاحات زیربنایی مورد نیاز را بدون پرداخت هزینه فعالیت های اجتماعی سیاسی (که در کشور ما بالاست) ادا نمایند  .

تحقق شرط سوم مدیریت کیفی : بازرسی شخصی

همان طور که در شرط سوم مشاهده نمودیم :

- از زمانی که کارکنان استخدام می‌شوند، مدیران راهبر در ارزیابی دائمی کارشان، به آنان کمک می‌کنند، سپس بر اساس همین ارزیابی شخصی (خودارزیابی)، مدیران راهبر آنان را تشویق می‌کنند که کیفیت کارشان را بالا ببرند :

رهایی از بازرسی و بازرسان در یک موسسه و فراهم کردن شرایطی برای کارکنان برای ارزیابی کار خودشان (با کمی آموزش و یادگیری از یکدیگر)، باعث صرفه‌جویی زیادی در هزینه می‌شود. ازآنجاکه این کار بهبودی مداوم را تضمین می‌کند، تقریبا تنها راه رسیدن به کیفیت بالا همین مسیر است. زمانی که قرار است کارکنان و کارشان توسط دیگران و از بیرون ارزیابی شود، آن‌ها بخشی از وقت و انرژی خود را صرف این می‌کنند که به ارزیابی ارزیاب‌ها بپردازند تا دریابند چگونه می‌توان با انجام حداقل کار، مورد تایید آنان قرار گرفت. درحالی‌که این هدر رفتن انرژی و اتلاف وقت را می‌توانند صرف ارزیابی و پیشرفت کار خودشان کنند .

بنابراین نظر ویلیام گلسر این است که   "فراهم کردن شرایطی برای کارکنان برای ارزیابی کار خودشان" انجام شود .

حال ممکن است این پرسش مطرح شود که :

چگونه کارکنانی که ممکن است خودشان بر روش های انجام کار مسلط نباشند می توانند از کار خودشان ارزیابی داشته باشند ؟

برای ارزیابی لازم است معیاری وجود داشته باشد , آیا این معیار را نیز خود کارکنان بایستی تعیین نمایند  ! ؟ .

همان گونه که در راهکارهای افزایش بهره وری در مالی اداری شرکت ها آورده ام یک راه حل عملی برای دستیابی به چنین وضعیتی این است که مستندسازی و تهیه گردش کار و استانداردها و معیارهای ارزیابی به خود کارکنان سپرده شود . 

در ارتباط با هر یک از فرآیندهای موجود در گردش کار مالی می توان یکی از کارکنان مالی ( که می تواند لزوما مدیر یا مسئول مالی نباشد ) را مامور استخراج و ترسیم گردش کار نمود و سپس نتایج حاصله را  در گروه کاری متشکل از کلیه کارکنانی که در ارتباط با آن فرآیند از ابتدا تا انتها به نوعی درگیر می باشند , و طبعا مسئولین قسمت ها , به اشتراک  گذاشت .

مثلا  به سادگی روی شبکه داخلی شرکت از طریق یک فایل اکسل , یا کاربرگ نگارها یا در صورت امکان بوسیله نرم افزارهایی که در این رابطه قابل خرید از بازار و استقرار می باشند .

در مورد حذف بازرسی :

گلاسر می گوید : "رهایی از بازرسی و بازرسان در یک موسسه و فراهم کردن شرایطی برای کارکنان برای ارزیابی کار خودشان (با کمی آموزش و یادگیری از یکدیگر)، باعث صرفه‌جویی زیادی در هزینه می‌شود. ازآنجاکه این کار بهبودی مداوم را تضمین می‌کند، تقریبا تنها راه رسیدن به کیفیت بالا همین مسیر است. زمانی که قرار است کارکنان و کارشان توسط دیگران و از بیرون ارزیابی شود، آن‌ها بخشی از وقت و انرژی خود را صرف این می‌کنند که به ارزیابی ارزیاب‌ها بپردازند تا دریابند چگونه می‌توان با انجام حداقل کار، مورد تایید آنان قرار گرفت. درحالی‌که این هدر رفتن انرژی و اتلاف وقت را می‌توانند صرف ارزیابی و پیشرفت کار خودشان کنند."

همان طور که در راهکارهای افزایش بهره وری آورده ام :

"کنترل خودبخود همراه با انجام وظایف در درجه اول توسط خود انجام دهنده وظیفه و سپس توسط سایر کارکنان در حین انجام وظایف شان صورت می پذیرد .

شفافیت , نیاز به حسابرسی و کنترل داخلی را کاهش داده و در برخی زمینه ها اساسا موضوعیت نخواهند داشت ".

با سپردن وظیفه تهیه گزارشات متقاطع (مانند ارجاع وظیفه تهیه گزارش حواله های خروج کالا که منتهی به صدور فاکتور فروش نگردیده در پایان هر ماه به کاربر نرم افزار فروش شرکت ) به خود کارکنان , هر فرد فرصت این را می یابد که خود نتیجه عملکرد خود در کل چرخه دیتا را کنترل نماید , سپس مدیران و مسئولین قسمت ها می توانند این گزارشات را کنترل نمایند و از ساختگی نبودن آن ها اطمینان حاصل نمایند .

در بیشتر موارد در صورتی که کارکنان امکان و دسترسی کنترل را داشته باشند اساسا اشتباهات خویش را برطرف نموده و موضوعیت پیدا نمی کند . 

حالت بازرسی و کنترل فعلی  بیشتر جنبه مچ گیری و عیب جویی به خود گرفته است .

و البته این روش ها در عمل نیز به قابل اطمینان و عاری از خطا و اشتباهات انسانی شدن اطلاعات ذخیره شده در بانک های اطلاعاتی منتهی نمی گردند .

بنابراین برای تحقق مدیریت کیفی , "مدیریت بدون زور و اجبار"  نیازمند بسترسازی هستیم و راهکارهای ارائه شده در راستای ایجاد شرایط و بستر مناسب برای تحقق چنین شرایطی می باشند .

اهمیت بروز بودن اطلاعات در تحقق بازرسی و ارزیابی شخصی : 

از دیگر پیش نیازهای تحقق بازرسی شخصی اجرای یکپارچه و پیوسته نرم افزارهای مالی اداری می باشد , با جاری شدن اطلاعات و رخدادهای مالی , به محض وقوع , در نرم افزار  می توان تقریبا عمده عملیات و گردش کار شرکت را به تصویر کشیده و کنترل کرد .

اجرای به روز نرم افزار منتهی به آشکار شدن کلیه گسستگی های سازمانی و اشتباهات و خطاهای عمدی و سهوی می گردد .

در این حالت , هر یک از کارکنان با ورود اطلاعات مربوط به حیطه وظایف خودش  در نرم افزار در بازرسی شخصی و همگانی مشارکت خواهد داشت .

بدیهی است بدون وجود اتوماسیون اداری و استقرار نرم افزار یکپارچه و بروز بودن آن , اطلاعات کافی برای خود کارکنان نیز فراهم نمی گردد تا بتوانند کار خود را ارزیابی و کنترل کنند .

بنابراین تلاش مدیران مالی و اداری و روسای دوایر حسابداری در جهت بروزرسانی و اتوماسیون فعالیت های جاری  به خودی خود به تدریج باعث تحقق مدیریت کیفی و گردش کار [حداقل]  مالی اداری شرکت ها بدون نیاز به کاربرد زور و اجبار ( که معمولا آخر و عاقبت هم ندارد !  و نتیجه بخش نیست ) خواهد گردید .

بازرسی و حسابرسی که امروزه در شرکت ها انجام می شود مانند حسابرسی های داخلی و سالانه بر اساس مدارک و مستنداتی است که پس از وقوع رخدادهای مالی تکمیل و تهیه و پیوست گردیده اند , بنابراین نمی توانند در بردارنده کلیه واقعیت های زمان وقوع فعالیت مالی و عملیاتی باشند .

اما انعکاس اطلاعات مالی عملیاتی در فایل های بانک اطلاعاتی در زمان وقوع فعالیت باعث می گردد شرایط زمان وقوع قابل ترسیم و تجزیه و تحلیل شده و کاستی ها و گسستگی ها آشکار شوند .

گِلَسِر می گوید :

"زمانی که قرار است کارکنان و کارشان توسط دیگران و از بیرون ارزیابی شود، آن‌ها بخشی از وقت و انرژی خود را صرف این می‌کنند که به ارزیابی ارزیاب‌ها بپردازند تا دریابند چگونه می‌توان با انجام حداقل کار، مورد تایید آنان قرار گرفت ."

همین الگو در مورد بازرسی و حسابرسی های سنتی مصداق دارد : یعنی به تدریج مدارک و مستنداتی که تایید بازرسان و حسابرسان را در پی خواهد داشت ساخته و پرداخته شده و پیوست مدارک و اسناد می گردند .