راهکارهای نجات و موفقیت SME ها در سال 1399

روزی , یکی از دوستان که کارگاه بزرگ یا شاید بتوان گفت کارخانه کوچکی دارد و در زمینه دکوراسیون و تزئینات داخلی فضاهای اداری تجاری مسکونی بزرگ فعال می باشد از من پرسید که چگونه می تواند : مقداری تفکر , اندیشیدن و انجام دادن وظایف به شیوه ای مدبرانه تر را در مجموعه اش تزریق کند , بدون تامل و به اصطلاح فی البداهه ! به او پاسخ دادم : "نرم افزاری خریداری کن و از کارکنان ات بخواه با آن نرم افزار کار کرده  و گردش کار آن را هضم کنند" .

پس از آن وقتی به پاسخی که داده بودم فکر کردم متوجه شدم در شرایط خاص آن کارگاه پیشنهاد بهتری نمی توانسته ام بدهم .

همچنین , در یکی از جلسات "گپ و گفت"  که برای شرکت های استارتآپی برگزار شده بود , برگزار کننده با اطلاع از این که مشاوره مالی مالیاتی برخی شرکت های دانش بنیان و استارت آپ مستقر در شهرک های علمی تحقیقاتی و پارک های علم و فناوری را برعهده دارم , پرسید با توجه به این که این شرکتها معمولا  سازمان اداری مالی نداشته و از خدمات متخصص حسابداری استفاده نمی نمایند و هنگامی که به مرحله فروش کالاها و خدمات تولیدی شان وارد می شوند و درآمدی پیدا می کنند که خواه ناخواه سروکارشان با دارایی می افتد جریمه های سنگینی برای شان بریده می شود و به مشکلاتی دچار می شوند , راهکار پیشنهادی شما با توجه به این واقعیت ها چیست ؟

باز هم بدون درنگ پاسخ دادم بهتر است آنها را تشویق به "استفاده از نرم افزار جمع و جور و ساده و ارزان قیمتی"  کنیم .

مسئول جلسه ابتدا تردید به خرج داد اما هنگامی که مدیر و مالک یکی از همین شرکت ها پرسش هایی را در ارتباط با چگونگی کار یکی از نرم افزارهای ارزان قیمت رایج مطرح کرد و من هم در پرسش و پاسخ دو طرفه نحوه استفاده ایشان از نرم افزار را جویا شده به این نتیجه رسیدیم که به خاطر این که ترجیح می دهد بر مسائل مالی شرکت اش اشراف داشته باشد و ضمنا تمایلی به تحمل هزینه استفاده از خدمات تخصصی حسابدار تمام وقت را هم ندارد و در ضمن بخاطر نو بودن ایده و راهکارهای به کار گرفته در تولید شان ترجیح می دهند فقط با کسانی که اطمینان کامل به آن ها دارند کار کنند و دلایل دیگر تصمیم گرفته است خودش شخصا نرم افزار را ستآپ کرده و با آن کار کند .

به  تدریج آشکار شد بدین روش  علاوه بر در اختیار داشتن روند گردش کار مالی اش با آگاهی ای که پیدا کرده می تواند زمان و محدوده مناسب برای استفاده از خدمات تخصصی مالی , مالیاتی مشاوره ای افرادی بیرون از شرکت را نیز انتخاب نماید و بدیهی است که درک روشن تری از امور مالی محاسباتی نیز پیدا کرده است .

نرم افزار و ارائه دهنده نرم افزار ( یعنی شرکت فروشنده نرم افزار ) بخاطر این که حضور فیزیکی در محل کسب و کار ندارد و همچنین در هیچ یک از داد و ستدها و معاملات نیز ذینفع نمی باشد , از رهگذر نقش بی طرفانه ای که دارد می تواند در آموزش لوازم مدیریت مالی کسب و کارهای کوچک و متوسط به صاحبان کسب و کار که طبیعتا به سادگی به هر منبع و مرجعی اعتماد نمی کنند ) بسیار موثر باشد .

در هدایت شرکتها به سمت اقدام قانونمند مانند انجام تکالیف مالیاتی .

در برقراری گردش کار اداری مالی سیستماتیک و روش مند در شرکت .

در ارائه آموزش های جانبی به کارکنان و مدیران یک کسب و کار کوچک و متوسط .

حتی در بهبود تعاملات کاری و روابط انسانی محیط کار به دلیل فراهم نمودن بستری برای تقسیم و تفکیک وظایف از یکدیگر .

در موفقیت کسب و کار با فراهم ساختن بستری برای دریافت اطلاعات قابل اتکا در ارتباط با پروژه ها و سفارشات در دست اجرا و یا عملیات و انجام وظایف توسط کارکنان خود شرکت ها .

و بسیاری دلایل دیگر که در یادداشت های وبلاگ از جمله یادداشت " سیستم های جامع ,  یکپارچه , هوشمند ... و خیلی چیزهای دیگر !"  نیز  توضیح داده ام .

بنابراین :  ارزان تر ساختن قیمت نرم افزارها ,

آسان تر ساختن امکان نصب و بهره برداری و کار با آن ها ,

مستقل و بی نیاز ساختن شرکت های کوچک و متوسط از وابستگی به دیگران برای بهره برداری از نرم افزارها ,

پیش بینی امکان کنترل عملیات و گردش کار در نرم افزارها ,

راهکارهایی است که می تواند کمک شایانی به شرکت های کوچک و متوسط کمک کند ثبات بیشتری یافته و از  بحران ها و تنش های فعلی عبور کنند .

افزون بر این ها در این گونه شرکت ها (شرکت های کوچک و متوسط ) نرم افزارها سریع تر استقرار یافته و مورد بهره برداری قرار می گیرند و روش های انجام کار را سریع ترمی توان بهبود بخشید و استاندارد نمود , زیرا در اندازه های بزرگ تر , هر قسمت , و حتی فراتر از آن هر کاربر مستقر در هر قسمت , می تواند به عنوان ترمز عمل کرده و در برابر توسعه و استقرار سیستم مقاومت کند , افزون بر  این به دلیل کمتر بودن تعداد تصمیم گیران توجیه و هدف گذاری استقرار و ارتقاء سیستم ها آسان تر انجام می پذیرد . 

سیکل معیوب پایان سال

واقعا تعجب می کنم وقتی می بینم برخی شرکت ها هر ساله در پایان سال یا ابتدای سال بعد بهای تمام شده شان را استخراج می کنند و یا آن هایی که مطابق قانون ملزم به ارائه گزارش حسابرسی مالیاتی می باشند حسابرسی می شوند ,

اما  گردش کار مالی و نرم افزارهای حسابداری شان همان نواقص سال گذشته را تا پایان سال بعدی حفظ می کنند و در پایان سال بعد دوباره همین چرخه معیوب  تکرار می شود .

در  طی مراحلی که برای استخراج گزارشات بهای تمام شده , تنظیم صورت های مالی , ارائه اطلاعات مورد نیاز برای حسابرسی و ...  صورت می پذیرد  همه اطلاعات و شناختی  که  برای اصلاح سیستم و روش انجام کارها مورد نیاز است به دست می آید , اما این سرمایه حاصل شده برای اصلاح روش های انجام کار دستی و مکانیزه مورد بهره برداری قرار نمی گیرد و در سال بعد دوباره همان روش های پیشین تداوم می یابد و این چرخه معیوب سالیان سال به درازا می کشد .

این سناریو را در یادداشت   وضعیت آچمز نیز نمایش داده ام .

وضعیت ایده آل صدور اسناد در راهبری نرم افزارهای مالی

هر چند سال هاست که نرم افزارهای جامع به فراوانی به کار گرفته می شوند , و تقریبا همه آن ها نیز از پشتیبانی شرکت فروشنده برخوردار می باشند , اما شیوه استقرار و بکارگیری آن ها در بسیاری شرکت ها هنوز به گونه ای است که پردازش بعدی اطلاعات و استخراج صورت های مالی یا اظهارنامه های قانونی از آن ها با دشواری و صرف وقت و هزینه زیاد روبرو می گردد .

البته در بسیاری موارد عدم اطلاع کاربران و مجریان سیستم مهم ترین دلیل استقرار ناقص و کاربرد نادرست نرم افزار نمی باشد و مسائل سازمانی , فراسازمانی و روانشناختی بسیاری در آن دخیل می باشند که در یادداشت های عبور از وضعیت آچمَز در راهبری نرم افزارهای مالی اداری   و سناریوی ورود به وضعیت آچمز در راهبری نرم افزارها  به آن پرداخته ام  , اما به هر حال تهیه یادداشت زیر بنظر لازم می رسد .

در صورت استقرار کامل و یکپارچه نرم افزارهای مالی چنین شرایطی بایستی وجود داشته باشد :

کلیه اسناد حسابداری بایستی به صورت اتوماتیک با ماژول ( زیرسیستم ) مربوط صادر شوند و صدور سند دستی (سند حسابداری سنتی ) به حداقل ممکن رسیده باشد .

حتی اسناد افتتاحیه و اختتامیه نیز قابلیت صدور اتوماتیک توسط اغلب نرم افزارهای موجود در بازار را دارند :

در پایان سال (که معمولا عملیات اصلاح حساب ها و مقابله آن ها با طرف حساب ها و طرف معامله ها و استخراج بهای تمام شده کالای فروش رفته و موجودی کالا ممکن است  در چند مرحله انجام شود ) در بسیاری از نرم افزارها امکان ارسال مجدد سند افتتاحیه به  بانک اطلاعاتی سال بعد پیش بینی شده و در برخی دیگر به شیوه ارسال سند از یک سال مالی  و دریافت آن در سال مالی دیگر , مانند هر سند معمولی حسابداری دیگر , می توان از صدور دستی آن پرهیز نمود .

در صورتی که شرکت از نرم افزار دارایی ثابت ( اموال ) استفاده نماید , سند استهلاک پایان سال نیز به صورت اتوماتیک صادر خواهد شد .

همچنین , از صدور سند مرکب نیز تا حد ممکن بایستی پرهیز نمود :

زیر سیستم ها مانند دریافت پرداخت , خرید , فروش و ... بر مبنای یک طرف ( بدهکار یا بستانکار ) در برابر N طرف سند را صادر می نمایند , بدین ترتیب امکان دریافت گزارش آنالیز حساب یعنی پردازش یک حساب بر مبنای طرف حساب های آن فراهم می گردد ,

( خواه چنین گزارشی در گزارشات نرم افزار موجود باشد یا نباشد ) .

اما در صورت صدور سند مرکب یعنی  N طرف بدهکار در برابر N طرف بستانکار چنین امکانی از بانک اطلاعاتی سلب می شود .

یعنی امکان تراز کردن طرف حساب های بدهکار و بستانکار یک حساب  با یکدیگر , از میان می رود .

البته در مواردی که خود زیرسیستم سند مرکب صادر می نماید مانند احتساب مالیات و عوارض بر ارزش افزوده و اعمال آن در سند حسابداری توسط زیرسیستم فروش , بلحاظ تفکیک نوع اسناد از یکدیگر هم چنان امکان تراز کردن برش های خاص و دلخواه از گردش حساب ها فراهم می ماند .

بنابراین تعیین پارامتر نوع سند برای مقاصد داده پردازی و حساب آرایی ضروری است حتی هنگامی که به هر دلیل ناگزیر از  صدور سند دستی با نرم افزارهای جامع می باشیم  .

عملیات انبار گردانی پایان سال , شمارش موجودی ها , صدور تگ و در نهایت صدور اسناد کسر یا اضافه موجودی و انتقال آن به سال بعد توسط امکانات تعبیه شده در نرم افزار انبار انجام شود .

سناریوی ورود به وضعیت آچمز در راهبری نرم افزارها

یکی از سناریو های ورود به وضعیت آچمز می تواند این گونه باشد :

معمولا استقرار نرم افزارها , بر مبنای سیستم دستی مستند سازی نشده پیشین  آغاز می گردد .

شرکت ها از قاعده استفاده از ارزانترین نیرو ها و انجام کار شان با کمترین هزینه تبعیت می کنند , بنابر این حتی ممکن است از پشتیبانی شرکت نرم افزاری نیز کمتر استفاده کنند .

معمولا راهبر نرم افزار مسئولیت اجرا را نیز به عهده دارد ,مانند این که : مسئول حقوق دستمزد مسئول استقرار نرم افزار حقوق دستمزد نیز می باشد , یا راه اندازی ماژول حقوق دستمزد نرم افزار یکپارچه مستقر را برعهده دارد .

با توسعه تدریجی نرم افزار و فزونی امکانات نسبت به روش دستی یا نرم افزار سطح پایین تر به تدریجی بر دایره وظایف وی نیز افزوده می گردد .

با توجه به مسائل مالی و  ساختاری و تقابل معمولا موجود بین سازمان اداری مالی خواه ناخواه متوجه می گردد که توسعه نرم افزار با منافع صنفی وی در تضاد می باشد .

البته نظریه امتناع تفکر و تبعیض شناختی را نبایستی از نظر دور داشت .

بنابراین , ناگزیر , فعالیت اش را محدود به این می سازد که همان نتایج پیشین را از نرم افزار بگیرد .

از طرفی در نرم افزارهای یکپارچه و جامع لازمه رسیدن به وضعیت ایده آل و استقرار مطلوب نرم افزار هماهنگی ماژول ها و قسمت های مختلف سازمانی با یکدیگر می باشد , زیرا برای یکپارچگی هم به اطلاعات که در مدیریت (یا حاکمیت! )  قسمت های دیگر می باشد نیاز دارد , هم به هماهنگی در عمل  با آن ها , و معمولا تحقق این دو  ( هماهنگی و دسترسی ) با یکدیگر دشوار می باشد  (جزیره ای بودن قسمت ها ) .

بنابراین :

- اطلاعات فرد از نحوه کار نرم افزار ناقص می باشد  .

- دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای ستآپ نرم افزار ندارد .

- هماهنگی با فرآیندهای قبلی و بعدی دشوار است .

- انگیزه ای برای تکمیل چرخه گردش کار نرم افزار و یکپارچگی آن وجود ندارد .

تا زمانی که نیازهای شرکت محدود می باشد , شاید هیچ یک از موارد فوق دردسرساز یا حتی  شناخته  نخواهد شد  ,

اما   با  توسعه کسب و کار و یا الزامات قانونی مانند الزام به ارائه اظهارنامه های مالیاتی و گزارشات فصلی , و یا حسابرسی قانونی یا حسابرسی مستقل و ممیزی مالیاتی ( که این روزها بیشتر موضوعیت دارد ,  زیرا با دسترسی دارایی به حساب های بانکی و شفافیت معاملات و داد وستد ها معمولا کمتر امیدواری به کتمان و اختفای مالیاتی وجود دارد)  , یا با تغییر رویه های مدیریتی مشخص می گردد که امکان ارائه و بهره مندی از برخی ویژگی های موجود در نرم افزار و تهیه گزارشات فراگیر , یا صورت های مالی و گزارشات تولیدی وجود ندارد یا نیل به آن هزینه بر و زمان بر می باشد , و همزمان به دلیل تناقض در شیوه کار با نرم افزار در هر قسمت یا هر ماژول اصلاح وضعیت نیز نیازمند عزمی فرا قسمتی می باشد , بنابراین آچمز بودن وضعیت استقرار نرم افزار ( و در کل گردش کار مالی مجموعه ) آشکار می گردد .

برای پرهیز از ورود به این وضعیت لازم است :

در درجه اول راهبر استقرار نرم افزار جدای از کاربر آن باشد .

گردش کار فیزیکی و گردش اطلاعات و فرم های درون نرم افزار حتی الامکان مستندسازی شده باشد .

هر تغییر یا تنظیم نرم افزار و یا آغاز ورود اطلاعات در آن با در نظر گرفتن نیاز های مراحل بعدی و کاربرد نتیجه در مقاطع و مواعید دیگر ( مانند صورت ها و گزارشات  مالی پایان سال و مراحل بعدی چرخه کار ) انجام پذیرد  .

...

آثار امتناع تفکر در عملکرد اداری مالی شرکت ها

آثار   امتناع تفکر   (1) در جامعه , فرهنگ , اقتصاد و سیاست ما آن چنان فاش و گسترده است که شاید نیازی به برشمردن مصداق نداشته باشد .

اما به  اجمال می توان به چند نمونه آن در زمینه فعالیت های حرفه ای مرتبط با تکنولوژی و الزامات سازوکار های جدید اشاره نمود :

برای مدیر مالی , رئیس حسابداری  , معاون یا مدیر مالی اداری که قصد هدایت مجموعه ای با (دست کم)  کاربرد نرم افزارهای جامع  , و بیش از آن با نرم افزارهای ERP  و پیشرفته تر را دارد بدترین حالت آن است که همکار هم ردیف یا کارکنان زیر دست وی به او بگویند :  " هر کاری که شما بگویید انجام می دهیم " ! ؟ .

زیرا برای استقرار این سامانه ها و نرم افزارها تنها چیزی که به درد نمی خورد نیروی گوش به فرمان و کسی است که منتظر فرمان است تا اطاعت کند .

در واقع استقرار این نرم افزارها شدنی نیست مگر آن که مجموعه ای از افراد جستجوگر و خلاق با هم فعالیت موازی ( و نه سلسله مراتبی ) و همزمان را آغاز کرده و آن را به انجام رسانند .

بنابراین همکاران بایستی آن چه را " قرار نیست کسی بگوید " !  انجام دهند  .

برخی فراز های فرهنگی موجود در متون , ادبیات , اشعار و تفکر جامعه ما که آحاد جامعه را به سمت انجماد و توقف تفکر و اندیشه فرا می خواند ,  مانند :

" گفتا به چشم : هر آن چه تو گویی همان کنند "  ( حافظ ) .

"مولانا : هیچ نندیشم به جز دلخواه تو "  ( چکامه دیدار شمس و مولانا ) .

یا از سعدی :

بنده را نام خویشتن نبود      ,     هر چه ما را لقب دهند آنیم

گر برانند و گر ببخشایند         ,   ره به جای دگر نمی‌دانیم  

... تا آن جا که خود اقرار می کند :

مر خداوند عقل و دانش را              ,       عیب ما گو مکن که نادانیم    

و از امتناع تفکر و حتی تفاخر به آن !  و تَحامُق ( خود را به حماقت و نادانی زدن )   در این فرهنگ پرده بر می دارد .

البته سپهر سیاسی و اوضاع اقتصادی ( و مهم تر از آن انحصار حتی در زمینه فناوری ) که آن ها هم مولود همین امتناع تفکر می باشند در  ایجاد این اوضاع بی تاثیر نیستند ,

هر چه افراد تمایل کمتری به درک ساختار و سازوکار فناوری های نوین و کاربرد آن داشته باشند , بر میزان "اطاعت"  خود , یا میزان "دشمن تراشی" و  "تکنولوژی هراسی"  خود می افزایند .

آن چنان که ممکن است برای پیشگیری از استقرار (مثلا) سیستم خزانه داری رایانه ای صاحبان کسب و کار را از هکرها و  فقدان امنیت فضای مجازی دچار توهم نمایند .

برای پیشگیری از اتوماسیون فعالیت ها و برچیده شدن کاغذ از گردش کار  , امکان دخل و تصرف در رکوردهای رایانه ای را بزرگ نمایی خواهند کرد و ... .

به هر حال این عادات فرهنگی نتایج فیزیکی خود را در فعالیت هایی که نیازمند تفکر سیستماتیک و تجزیه و تحلیل می باشد بر جای می گذارند .

همواره پروژه های استقرار نرم افزار ناتمام و یا ناقص استقرار یافته یکی از معضلات اساسی  امور مرتبط با  اطلاعات  و گردش کار مالی  بوده است .

سایر نشانه ها و آثار را در در یادداشت هایی مانند تکمیل چرخه های سیستم ها و نرم افزارها   و بهره برداری عملیاتی از نرم افزارها    توضیح داده ام .

برای غلبه بر کاستی های ناشی از این عادات فرهنگی می توان از ابزار های خاصی مانند ترسیم فلوچارت , دیاگرام , مستند سازی , و سامانه های اینترنتی  یا نرم افزاری تبادل افکار و اندیشه ها بهره گرفت , که در یادداشت های دیگر در این باره  توضیح داده ام .

زیرنویس :  

(1) - امتناع تفکر : رجوع کنید به امتناع تفکر , آرامش دوستدار .