خروجی انبار : واقعی یا استاندارد ؟

این آنالیز برای یک شرکت که عملیات تولیدی آن  به صورت سفارش کار بوده ,  نرم افزار تدبیر در آن مستقر شده , و متاسفانه خروجی مواد از انبار بر اساس لیست متریال مصرفی استاندارد ( که با مصرف واقعی فاصله خواهد داشت ) تنظیم شده و در نتیجه موجودی واقعی انبار غیر قابل حصول گردیده است ,   می باشد :

گزارش آنالیز ( تجزیه و تحلیل) سیستم تولید  :

نرم افزار حسابداری انبار تدبیر در این شرکت مستقر می باشد , قسمتی از ماژول انبار نرم افزار حسابداری جامع تدبیر به تولید استاندارد  اختصاص دارد .

در این کاربرد ابتدا فرمول های مونتاژ (یا تبدیل)  وارد شده و سپس با استفاده از داده های واقعی گردش کالا و گردش ریالی آن در انبار , بهای تمام شده کالای ساخته شده محاسبه می گردد .

 

گزارشات این سیستم عبارت اند از :

دفتر تولید    ,    گزارش کسری مواد  ( کسری برای تولید محصول )   , دفتر تولید  مقداری   ,  گزارش مصرف مواد و محصولات  ,  گزارش تفصیلی مصرف مواد با فرمول متغیر      ,   و چند گزارش دیگر  .

برای پردازش فرمول ها از اطلاعات موجود در سیستم انبار ( بهای تمام شده کالای خریداری شده آماده برای مصرف ) بهره برداری می نماید .

تنها ارتباط و تداخل و تاثیر این سیستم بر تعداد و مبالغ  موجودی کالا و مواد آماده برای مصرف ناشی از رسیدهایی که به طور واقعی در سیستم انبار وارد گردیده اند از رهگذر  فرم :    رسید محصول   می باشد .

این سیستم هیچ گونه دخالتی  در ورودی های سیستم انبار ندارد , یعنی آن ها را کاهش و افزایش نمی دهد , بنابراین دخالت آن منحصر به صدور مواد اولیه موجود در انبار بر اساس مقادیر فرمول های تولید محصول و نرخ بهای تمام شده موجودی آماده برای مصرف رسیدهای وارد شده در آن می باشد .

این سیستم به هر دو روش :

1-   صدور اسناد خروجی مواد اولیه برای محصول تولید شده , و

2-   بدون صدور خروجی برای محصول تولید شده  ,

می تواند ضمن ارائه گزارشات کامل در هر دو حالت به کار گرفته شود .

بنابراین قابلیت کار و ارائه گزارشات بدون تداخل با اطلاعات واقعی انبار  را دارا می باشد .

در صورتی که خروجی های انبار به تولید , یعنی مواد اولیه تحویل شده به تولید بر اساس درخواست و سپس صدور فرم حواله انبار در سیستم انبار ثبت گردیده باشد , و چه حواله خروج از انبار توسط خود سیستم تولید ثبت گردیده و موجودی کالا کاهش یافته باشد ( زمان ثبت "رسید محصول تولید شده" ) , با استفاده از موجودی (مانده) مواد اولیه ای که این گونه حاصل می آید گزارش کسری مواد و سایر گزارشات این سیستم  که با مانده مواد اولیه سروکار دارند قابل بهره برداری می باشند .

گزارش کسری مواد :

این گزارش سیستم تولید مختص تعیین میزان کسری مواد اولیه برای تکمیل محصول در دست ساخت می باشد ( موادی که بایستی تهیه و تدارک شود تا سفارش به انجام رسد ) و گزارش کسر یا اضافه مواد نسبت به فرمول استاندارد تولید , یعنی اضافه یا کسر مصرف , به طور کلی , با این ماژول قابل دریافت نبوده ولی به صورت دستی می توان با تلفیق گزارشات انبار و گزارشات تولید به آن دست یافت .

برای این که به طور سیستمیک ( بدون دخالت اضافی و پردازش غیر سیستمی ) گزارش کسر یا اضافه مصرف مواد در ساخت محصول ( انحراف از استاندارد تولید محصول ) را داشته باشیم , بایستی ماژول بهای تمام شده نرم افزار جامع تدبیر را  نصب و بهره برداری نماییم .  

معایب صدور سند حواله انبار توسط فرمول استاندارد تولید :

1)      برخی از اطلاعات مورد نیاز برای اجرای کامل این روش موجود نیست یا توسط  مهندسی صنعتی شرکت هنوز تعیین نگردیده است , مانند  نرخ جذب سربار , مواد اولیه کمکی , دستمزد مستقیم و ...  و یا  اساسا ساختاری و راهکاری برای حصول به آن ها هنوز تعریف نگردیده است و فرمول ها نیز , هنوز , از دقت قابل اتکایی بهره مند نمی باشند  .

2)      معایب کنترل داخلی : 
توافقی بر قبول کسر یا اضافی این روش بین مدیریت و انبار صورت نگرفته است , یعنی در صورت کاربرد این روش مشخص نیست که کسری کالا بخاطر اضافه مصرف در تولید به حساب تولید کنندگان بایستی بدهکار گردد یا به حساب انبارداران !؟ .

3)      نوع فعالیت تولیدی شرکت بر اساس " سفارش تولید " می باشد , بنابراین موارد ناشناخته بسیاری که از پیش قابل تعیین و درج در فرمول ها  نمی باشند , معادله تولید را برهم  زده  و باعث کسر یا اضافه مصرف مواد ( و سایر عوامل ) در اجرای سفارش می گردند .

4)      این روش بیشتر برای واحدهای تولیدی که ورودی و خروجی خط تولیدشان  قابل کنترل و اندازه گیری دقیق می باشد اما موجودی محصول یا مواد اولیه شان به راحتی قابل شمارش و کنترل نیست ( مانند تولید کنندگان خوراک دام و طیور ) , می تواند کاربرد داشته باشد  , البته تبیین استاندارد برای تولید و کنترل عملیات واقعی توسط آن برای شرکت بسیار سودمند می باشد , اما به منظور کنترل عملیات نه ثبت اسناد خروجی کالا از انبار .

راهکار های پیشِ رو برای سال جاری  :

1)      تکمیل حواله انبارهای ثبت نشده در سیستم انبار برای ایجاد ویژگی جامعیت و یکپارچگی اطلاعات مالی  و دریافت گزارشات سیستم تولید بر اساس اطلاعات واقعی و بازخورد آن به قسمت مهندسی صنعتی برای بهبود استانداردها BOM و کنترل تولید .

2)      ثبت درخواست های مواد اولیه برای تولید محصول ( و سایر فرم های رایج ) در سیستم (برای ایجاد امکان مقایسه مقادیر درخواستی با مقادیر مجاز تعریف شده در استاندارد محصول و سایر مقاصد )  .

3)      برقراری گردش عملیات واقعی در سیستم برای تحقق کنترل و برنامه ریزی تولید و عملیات ( مقایسه استاندارد با واقعی ) .

راهکارهای بلند مدت :

زمینه سازی استقرار ماژول "بهای تمام شده"  و در صورت لزوم "کنترل و برنامه ریزی تولید" نرم افزار تدبیر ( از آن جایی که به هر حال شرکت روی این نرم افزار سرمایه گذاری کرده و نیروهای شرکت با آن آشنایی دارند , نه از این لحاظ که بهترین نرم افزار برای این کار می باشد ) , برای حفظ یکپارچگی و جامعیت سیستم های مالی اطلاعاتی و یگانگی ساختار دیتابیس  شرکت و پرهیز از چندگانه نمودن ساختارها و بسترهای ورود و پردازش اطلاعات در شرکت .

چگونگی تاثیر بروز بودن اطلاعات بر کنترل های داخلی

گام های بسیاری تا رسیدن به "حسابداری عملیاتی" و انعکاس به هنگام رخداد ها در سیستم های اطلاعات مالی عملیاتی بایستی برداشته شود , گردش کالا و مواد و چرخه خرید و تدارکات از مهم ترین آن ها می باشند :

یکی از معضلات و مصیبت های ! حاکم بر فرآیند ثبت و ضبط , طبقه بندی و پردازش اطلاعات در شرکت ها و واحدهای فعال اقتصادی : مجموعه فعالیت هایی است که تحت عنوان خرید , کارپردازی , تدارکات , تنخواه گردان , ... نامیده می شوند .

از آن جایی که این واحدها یا افراد در سازمان از یک طرف با انبار سروکار دارند و از طرف دیگر با امور مالی و وجه نقد , چگونگی فعالیت آن ها می تواند برای سازمان چه از لحاظ عملیاتی و چه از لحاظ اینفورماتیک   فلج کننده باشد .

در بسیاری از شرکت ها هنوز نیازی به سازمان و ساختار و سیستم جداگانه و بخصوصی  برای این فعالیت ها  احساس نمی گردد و در برخی که چنین سازوکاری موجود است ورود اطلاعات در آن  به دلایل فراوانی به صورت ناقص یا نادرست و نیمه کاره  صورت می گیرد یا  پیکربندی شده است .

ماهیت کار و این که به تناسب , بیشتر فعالیت های مربوط , در خارج از سازمان صورت می پذیرد و طرف های معامله از ضوابط داخلی تبعیت نمی کنند , وضعیتی را ایجاد نموده است که بیشترین گسست سازمانی و ریسک کنترل داخلی در این قسمت مشاهده می گردد .

معمولا , نیز در پایان سال و یا ابتدای سال بعد که تمرکز مدیران روی تهیه صورت های مالی بیشتر است , به صورت فله ای و بدون تفکیک و سند رسی دقیق این اطلاعات با شتاب وارد سیستم شده , موجودی انبار به روز گردیده و صورت های مالی تهیه می گردد .

زیرا از طرفی مسئول حسابداری مالیاتی منتظر نتیجه و ترازهاست تا بتواند حساب های مالیاتی را تنظیم کرده و دفاتر قانونی را ثبت کند و شرکا نیز منتظر آگاهی از سود(زیان) نهایی سال مالی هستند تا بتوانند سهم خود را از درآمد مطالبه کنند و ... .

در این شرایط معمولا سخت گیر ترین مدیران نیز به سرعت تاییدیه های مجاز زیر فرم ها و صورتحساب ها را امضا می کنند تا از این بحران عبور کنند !؟ .

  فرم های پیوست این مدارک نیز بیشتر صوری و تشریفاتی و برای برآورده ساختن انتظارات حسابرسان یا ممیزان , برخی , حتی  پس از انجام هزینه یا خرید تنظیم گردیده و به سایر مدارک پیوست می گردند .

حال آن که همان گونه که در تصویر زیر مشاهده می گردد , اجرای یکایک گام های مرتبط با این رخداد های مالی , همزمان با رخداد آن می تواند کنترل موثری روی عملیات واقعی شرکت ایجاد نماید .