وضعیت ایده آل صدور اسناد در راهبری نرم افزارهای مالی

هر چند سال هاست که نرم افزارهای جامع به فراوانی به کار گرفته می شوند , و تقریبا همه آن ها نیز از پشتیبانی شرکت فروشنده برخوردار می باشند , اما شیوه استقرار و بکارگیری آن ها در بسیاری شرکت ها هنوز به گونه ای است که پردازش بعدی اطلاعات و استخراج صورت های مالی یا اظهارنامه های قانونی از آن ها با دشواری و صرف وقت و هزینه زیاد روبرو می گردد .

البته در بسیاری موارد عدم اطلاع کاربران و مجریان سیستم مهم ترین دلیل استقرار ناقص و کاربرد نادرست نرم افزار نمی باشد و مسائل سازمانی , فراسازمانی و روانشناختی بسیاری در آن دخیل می باشند که در یادداشت های عبور از وضعیت آچمَز در راهبری نرم افزارهای مالی اداری   و سناریوی ورود به وضعیت آچمز در راهبری نرم افزارها  به آن پرداخته ام  , اما به هر حال تهیه یادداشت زیر بنظر لازم می رسد .

در صورت استقرار کامل و یکپارچه نرم افزارهای مالی چنین شرایطی بایستی وجود داشته باشد :

کلیه اسناد حسابداری بایستی به صورت اتوماتیک با ماژول ( زیرسیستم ) مربوط صادر شوند و صدور سند دستی (سند حسابداری سنتی ) به حداقل ممکن رسیده باشد .

حتی اسناد افتتاحیه و اختتامیه نیز قابلیت صدور اتوماتیک توسط اغلب نرم افزارهای موجود در بازار را دارند :

در پایان سال (که معمولا عملیات اصلاح حساب ها و مقابله آن ها با طرف حساب ها و طرف معامله ها و استخراج بهای تمام شده کالای فروش رفته و موجودی کالا ممکن است  در چند مرحله انجام شود ) در بسیاری از نرم افزارها امکان ارسال مجدد سند افتتاحیه به  بانک اطلاعاتی سال بعد پیش بینی شده و در برخی دیگر به شیوه ارسال سند از یک سال مالی  و دریافت آن در سال مالی دیگر , مانند هر سند معمولی حسابداری دیگر , می توان از صدور دستی آن پرهیز نمود .

در صورتی که شرکت از نرم افزار دارایی ثابت ( اموال ) استفاده نماید , سند استهلاک پایان سال نیز به صورت اتوماتیک صادر خواهد شد .

همچنین , از صدور سند مرکب نیز تا حد ممکن بایستی پرهیز نمود :

زیر سیستم ها مانند دریافت پرداخت , خرید , فروش و ... بر مبنای یک طرف ( بدهکار یا بستانکار ) در برابر N طرف سند را صادر می نمایند , بدین ترتیب امکان دریافت گزارش آنالیز حساب یعنی پردازش یک حساب بر مبنای طرف حساب های آن فراهم می گردد ,

( خواه چنین گزارشی در گزارشات نرم افزار موجود باشد یا نباشد ) .

اما در صورت صدور سند مرکب یعنی  N طرف بدهکار در برابر N طرف بستانکار چنین امکانی از بانک اطلاعاتی سلب می شود .

یعنی امکان تراز کردن طرف حساب های بدهکار و بستانکار یک حساب  با یکدیگر , از میان می رود .

البته در مواردی که خود زیرسیستم سند مرکب صادر می نماید مانند احتساب مالیات و عوارض بر ارزش افزوده و اعمال آن در سند حسابداری توسط زیرسیستم فروش , بلحاظ تفکیک نوع اسناد از یکدیگر هم چنان امکان تراز کردن برش های خاص و دلخواه از گردش حساب ها فراهم می ماند .

بنابراین تعیین پارامتر نوع سند برای مقاصد داده پردازی و حساب آرایی ضروری است حتی هنگامی که به هر دلیل ناگزیر از  صدور سند دستی با نرم افزارهای جامع می باشیم  .

عملیات انبار گردانی پایان سال , شمارش موجودی ها , صدور تگ و در نهایت صدور اسناد کسر یا اضافه موجودی و انتقال آن به سال بعد توسط امکانات تعبیه شده در نرم افزار انبار انجام شود .

کاستی های سازوکار دادرسی مالیاتی

گفتگوی زیر در یکی از سایت های اجتماعی میان بنده و یکی از حقوق دانان عزیز که قبول زحمت نموده و وقت شان را به رایگان در احتیارمان قرار داده اند انجام پذیرفته است .

برای آشنایی با حال و هوای تصورات افراد شاغل در این حرفه  و واقعیت هایی که در اجرای سازوکار و سیستم جدید توسط سازمان ها و اداره های دولتی ذیربط و از این سوی توسط بخش خصوصی  رخ نموده است ، این گفتگوها را [بیشتر] بی کم و کاست برای تان به اشتراک می گذارم :

پرسش اصلی :

آیا دارایی می تواند مودی را ملزم به کسر و ایصال (وصول) مالیات ( و بالطبع جریمه برای عدم کسر و واریز مالیات و عوارض مقرر ) از شخص ثالثی نماید که خود نتوانسته وی ( شخص ثالث ) را ملزم به پرداخت مالیات یا انجام تکالیف مقرر در قانون نماید ؟

وکیل باباخانف :  نقش "شخص ثالث"  دقیقا اینجا چیست ؟ پرداخت مالیات با مودی است نه شخص ثالث . اگر مودی قادر به پرداخت نبود و ثالثی آمد ضمانت پرداخت متعلقه به وی را نمود بنظر نمیرسد اشکالی وجود داشته باشد و ضامن باید این مبلغ را بپردازه و نهایتا برای انچه پرداخته به مودی مراجعه کند .

احمد نورمحمدی : امروزه ، در برخی مناطق کشور ، دارایی طرح های مختلفی را با مودیان تجربه می کند .
قسمتی از سیکل کار یک صنعت ممکن است برای مالیات عملکرد یا ارزش افزوده شان مشمول شرایط توافقی شده باشند .
بنابراین : مثلا ، دفتر قانونی نمی نویسند ، فاکتور رسمی نمی دهند و نمی گیرند ، و ...
اعضای این صنف  از شمول قانون ، هر چند به صورت موقت ، خارج شده اند .

اما ممکن است تامین کنندگان همین صنف  مشمول قانون ( مثلا مالیات بر ارزش افزوده ) بوده باشند و ناگزیر از احتساب 8٪ یا 9٪ مالیات بر ارزش افزوده در صورتحساب ها و فاکتورهای خویش باشند .
فاکتوری که کسی از آن ها مطالبه نمی کند !
و مالیات و عوارضی که از کسی دریافت نمی کنند تا در نهایت به دارایی پرداخت نمایند !.
حال به طور مثال :
آیا جریمه کردن چنین مودیانی برای عدم کسر مالیات بر ارزش افزوده وجاهتی دارد ؟

وکیل باباخانف :  خوب اینجا در واقع فروشنده یا صاحب کسب مکلف به احتساب این مالیات افزوده در زمان فروش جنس یا ارایه خدمات به مشتری است یعنی مودی ما همین فروشنده است و اگر این مبلغ را اخذ نکند شخصا مسیول پرداخت است و نمیتواند به عذر نگرفتن مبلغ از مالیات معاف شود . اینجا مشتری شخص ثالث محسوب نمیشود .

فعال اقتصادی مکلف است این مبلغ را بر روی کالا یا خدمتی که ارایه میدهد بکشد و در فاکتور یا صورتحساب درج نماید چه میزانی بابت مبلغ خدمات یا کالا دریافت داشته و چه مقدار بابت مالیات ؟ مشکل دقیقا کجاست ؟ اگر خریدار حاضر به پرداخت نشد خوب فروشنده کالا را نمیفروشد یا خدمت را ارایه نمیدهد . اگر خدمت را بدون اخذ مالیات ارایه داد شخصا مسیول پرداخت مالیات است و اگر هم مالیات را گرفت که ان را طبق اظهارنامه خواهد پرداخت . من دقیقا نمیدانم مشکل شما با کدام قسمت است ؟ حدس میزنم منظورتان این است که احیانا فروشنده ای این مبلغ را نگرفته « حالا به هر دلیلی » و حال مدعی است که چون این مبلغ در واقع بر ذمه مشتری بوده و دین فروشنده محسوب نمیشود لذا مطالبه ان از او ناروا است . درست فهمیدم ؟

احمد نورمحمدی :  با سپاس از توجه و عنایت تان :
ببینید : فرض کنیم فروشنده ای شغل اش فروش قالب ساخت طلا باشد .
و طلا فروشان و طلاسازان ( که تنها خریدار قالبساز ما می باشند ) برای یکی دو دوره آینده از شمول قانون مالیات بر ارزش افزوده خارج شده باشند ، یا طرح خاصی که به طور موقت آن ها را از الزام به دریافت فاکتور رسمی ( و طبعا پرداخت مالیات ارزش افزوده به قالبساز ) فارغ می سازد با دارایی توافق کرده باشند .
حال این قالبساز نگون بخت ! ما یا ناگزیر است بدون احتساب مالیات ارزش افزوده قالب های اش را به طلاسازان بفروشد ،
یا گرسنگی را تحمل کند ! .

در زمان رسیدگی به اظهارنامه های مالیات بر ارزش افزوده
قالبساز ما ناگزیر است مالیات بر ارزش افزوده متعلق به حجم فروش اش را از جیب خودش پرداخت نماید .

وکیل باباخانف :   برای چی بابد بپردازه ؟ طلافروش معاف بوده و ایشون هم پولی نگرفته که بخواهد از جیب بپردازد . زمانی مکلف به پرداخته که قانونا باید این مبلغ را میگرفته و حالا نگرفته یا کم گرفته

احمد نورمحمدی :  البته راهکار حسابسازی برای آن وجود دارد
یعنی حسابداران ( حساب سازان ) با اختراع "فاکتور رسمی قلابی" ، فعلا این هزینه را میان همه فعالان اقتصادی سرشکن کرده اند ! .
اما ، آخر چه ؟ !

وکیل باباخانف :   اگر قرار باشد طلافروشان مثلا از پرداخت مالیات افزوده برای قالبها معاف باشند خوب قالبساز ما انها را برای این مبلغ شارژ نمیکند و طبیعتا مسیولیتی هم برای پرداخت ان به دارایی ندارد چون این معافیت به موجب قانون است ولی اگر معافیت وجود نداشت خوب باید انها را شارژ کند وگرنه راسا مسیول پرداخت است

احمد نورمحمدی :  آیا ممیز دارایی این راهکار را خواهد پذیرفت ؟

یعنی می پذیرد که قالبساز ما در یک سال گذشته حتی یک ریال هم از کسی مالیات بر ارزش افزوده دریافت نکرده است ؟

برعکس :
چنین پرونده هایی در اولویت رسیدگی خارج از نوبت قرار می گیرند ! .

و با علی الراس کردن آن ها ، مالیات را به ماخذ کل فروش وی از خودش وصول می کنند به اضافه جرایم متعلق ! .

وکیل باباخانف :  ای بابا ! ، ممیز چکاره است نپذیرد ؟ ما داریم در این کیس از موردی صحبت میکنیم که منحصر به فرد است یعنی ایشون قالبی درست میکند که فقط بدرد طلافروشها میخورد و کاربرد دیگری ندارد . حالا خود اقایون امده اند طلافروشها را برای مدت معینی از این پرداخت معاف کرده اند پس میدانند قالبساز ما نمیتواند این مبلغ را از طلافروش اخذ کند و با علم به این موضوع میگویند شمای قالبساز باید مالیات بر ارزش افزوده ای را که قانونا نمیتوانستی مطالبه کنی بپردازی ؟

احمد نورمحمدی :  راستش ، در واقع ، به نوعی این وضعیت عمومیت دارد .
یعنی بسیاری از مودیان مالیاتی
بسیاری از مشمولان قانون مالیات بر ارزش افزوده
با این وضعیت دست و پنجه نرم می کنند .
البته چون وضعیت شان مانند مثال بالا انحصاری و قابل تحدید نیست ، شاید اصلا متوجه نباشند که درگیر چنین وضعیتی هستند .
شاید ساختن ! "فاکتور رسمی صد درصد واقعی" به میزان زیادی بخاطر تحمیل این فشار بر کسب و کار باشد . ( بدون این که بخواهیم این عمل غیر قانونی را توجیه کنیم ! )

وقتی مودی و حسابدار می نشینند که راهکار و رویکرد مالیاتی شان را سیاستگزاری کنند ، طبعا هر راهی که به پرداخت مالیات ارزش افزوده بدون دریافت آن منتهی شود را کنار می گذارند .

وکیل باباخانف :    متاسفانه در ان مملکت همه چیز بر مبنای تقلب و سواستفاده بنا شده و هرکس سر دیگری کلاه میگذارد . از ما هم کاری برنمیاد

احمد نورمحمدی :   بله همه این ها درست است .
شاید به همین دلیل ، بجای پرداختن به اشکالات ساختاری و تضادها و تناقض های قانون ترجیح می دهند :
نیم درصد بگیرند و فاکتور فروش صوری به دست خریداران بدهند ! .
و نیم درصد بدهند و فاکتور خرید صوری از فروشندگان بستانند ! .
و بعد حساب ارزش افزوده شان این گونه جفت و جور می شود .
اما ما چنین قصدی را نداریم !
بنابراین صرفه مان در آشکار شدن واقعیت امر می باشد .

حال احیانا اگر کسی با این مورد روبرو شد به کدام مواد قانونی بایستی استناد کند .
درگیر شدن در سازوکاری که غلبه بر آن از عهده یک فرد خارج است :
ضعف دارایی در اجرای سیستم  ،
اشکالات ساختاری  ،
و ....  ،  چگونه می توان در قالب قوانین جاری برای اش راهکار و مستند یافت ؟

در زمان رسیدگی به اظهارنامه های مالیات بر ارزش افزوده
قالبساز ما ناگزیر است مالیات بر ارزش افزوده متعلق به حجم فروش اش را از جیب خودش پرداخت نماید .

وکیل باباخانف :   برای چی بابد بپردازه ؟ طلافروش معاف بوده و ایشون هم پولی نگرفته که بخواهد از جیب بپردازد . زمانی مکلف به پرداخته که قانونا باید این مبلغ را میگرفته و حالا نگرفته یا کم گرفته ؟.

احمد نورمحمدی :  بله جناب باباخانف :  "نگرفته" 

اما این "نگرفته"  هنگام رسیدگی به عملکرد مالیاتی مودی چگونه محرز می شود ؟ و چگونه مودی می تواند به ممیز یا رسیدگی کننده آن را اثبات نماید ؟

با دفاتر قانونی که مورد پذیرش قرار گرفته باشد . 

وقتی ممیز یا سایر عوامل رسیدگی و تشخیص مالیات بتوانند به استناد رد دفاتر یا غیر قابل رسیدگی بودن آن واقعیت محرز و آشکاری را نادیده بگیرند و انکار نمایند ، دیگر این "نگرفته"  نمی تواند به عنوان یک برهان قاطع و استدلال محکم وجاهت داشته باشد .

بنابر این ، ناگزیر ، مکانیسم "دادرسی مالیاتی"  مودی را به سمت فاکتور سازی بی دردسر و با هزینه اندک راهنمایی خواهد کرد ، آن چنان که دیگر در تبلیغات مشاهده می کنیم نوشته می شود : "فاکتور رسمی صد در صد واقعی"  ! 

مگر این که ممیزان و ماموران تحقیق  و رسیدگی و هیئت های حل اختلاف  همان گونه که در بخشنامه ها و دستورالعمل های بسیاری نیز تاکید و اصرار شده است به دنبال واقعیت امر و یافتن درآمد و هزینه واقعی مودی با استناد به مدارک و شواهد و واقعیت های موجود و مشهود در فضای کسب و کار کشور باشند .

به عنوان نمونه وزیر محترم دارایی  در بند 6 بخشنامه  شماره :  10085  تاریخ:30/03/1380   خطاب به هیات های سه نفره موضوع بند 3ماده97  در خصوص چگونگی برخورد در قبال اعلام نظر مامورین تشخیص مبنی بر غیر قابل رسیدگی بودن دفاتر و اسناد و مدارک ابرازی برای محاسبه درآمد مشمول مالیات یا رد آنها به علت عدم رعایت موازین قانونی و آیین نامه مربوط ، ایشان را مکلف نموده است به  :

-   دید مثبت و مساعد و رعایت کلیه جوانب امر

- توجه کامل به دلایل و اسناد و مدارک ابرازی

- استماع دقیق اظهارات و دفاعیاتو شرایط خاص و امکانات 

- بررسی توانایی حدود اعمال اراده و اختیارات هر مؤدی

و نوع فعالیت وی و اهمیت موضوع

...

تحلیل های تصمیم گیری راهکارهای حسابداری مالیاتی

در پست های پیشین ، در ادامه بحث "رجحان ثبت دفاتر قانونی به عدم ثبت آن توسط مشاغل و اشخاص حقوقی"  ، همگی (اعضای گروه ) در گفتگو ، به این نتیجه رسیدیم که :
"در هر صورت ، ثبت دفاتر قانونی به عدم ثبت آن ارجحیت دارد . "

حال با این پرسش روبرو می شویم که ضمن ثبت دفاتر برای پرهیز از جرایم و عوارض قانونی عدم ثبت ، و ... سایر دلایل ،
از آن جایی که پذیرفته شدن دفاتر نیاز به مقدمات ، برنامه ریزی ، هزینه و اقدامات بسیاری دارد ،
آیا بهتر نیست اشخاص و مشاغل به جای تلاش در راستای تنظیم صحیح تر و مستند تر دفاتر و پذیرفته شدن آن ها و نهایتا محاسبه درآمد مشمول مالیات بر اساس دفاتر ،
به تشخیص و محاسبه علی الراس رضایت بدهند ؟
به عبارت دیگر :
در جلسه گذشته بدین جا رسیدیم که :
"با در نظر گرفتن همه پارامترها ثبت دفاتر قانونی بهتر از عدم ثبت آن است "
اما ثبت دفاتر قانونی به معنی پیگیری مودی برای محاسبه و تعیین درآمد مشمول مالیات اش بر اساس محتوای دفاتر نیست .
یعنی این حالت ( سناریو ) نیز می تواند متصور باشد که : 

مودی برای احتراز از جرایم و ... ، دفاتر قانونی را ثبت و ارائه نماید اما به نوعی که در نهایت : 

"تشخیص درآمد مشمول مالیات اش توسط ممیز به صورت "علی الراس" انجام شود" .
بنابراین با توجه به این که در گفتگوی دیگری نیز به این نتیجه رسیدیم که :
شاید بیشتر آقایان ممیزها ترجیح بدهند بجای رسیدگی وقت گیر و طاقت فرسا به دفاتر و اسناد و مدارک با اعمال ضریب و یکی دو محاسبه ساده پرونده عملکرد یک مودی را به سادگی و سهولت ( و در عین حال مستند به قانون و جدول ! ) جمع کنند .
بنابراین ممکن است مودی نیز به این نتیجه برسد که تمکین به نظر ممیز و تمایل به تعیین و تشخیص "علی الراس" به نفع اش باشد ؟

از دوستان و همکاران همگروه درخواست می کنم نظرات شان را جمع بندی کرده ، ارائه دهند تا تحت عنوان یک هم اندیشی گروهی منتشر گردد .

موسسه حسابداری و حسابرسی سنجش سپاهان

بر اساس نظریات قطعی و مسلم جامعه شناسان و سایر متخصصان علوم اجتماعی :
روابط اجتماعی میان مردم جامعه ما مختل می باشد .
رفتار ایرانیان در جامعه و با یکدیگر جزیره ای است .
همچنین شرایط خاصی بر کشور حاکم است , شرایط خاصی بر سازوکار کسب و کار ، فعالیت های اقتصادی ، امور مالی و اداری ، حاکم است .

شرایط خاصی بر سازوکار کسب و کار ،  فعالیت های اقتصادی ، امور مالی و اداری ، حاکم است . 

بی اعتمادی ، پنهان کاری ، حسابسازی ، باند بازی ، دروغ پردازی ، یاوه سرایی ، در محیط های اداری مالی نهادها ، دستگاه ها ، شرکت ها ، واحدهای اقتصادی به فراوانی جریان دارد و در بعضی موارد ، اساسا ، شاید لازم به نظر برسد .

در هر مکالمه و گفتگو بینِ : دو عامل ، دو مجری ، دو نفر از کارکنان ، مدیر با کارکنان ، کارکنان با ارباب رجوع و دیگران ...  مقدار زیادی کلمات و عبارات بی ارتباط با موضوع کار جاری  رد و بدل می گردد که ممکن است بجای هموار کردن رابطه کاری ، آن را دشوارتر نیز بسازد .

برخی شرایط و پیش فرض هایی که در بالا گفته شد در کوتاه یا میان مدت غیر قابل تغییر می باشند .

پس چه باید کرد ؟

یک فعال اقتصادی ، سرمایه گزار ، مدیر اجرایی ، مجری و عملگر و کار آفرین نمی تواند منتظر بهبود یافتن شرایط با سازوکاری خارج از مدار و حیطه  اختیار خویش باشد .

یعنی به انتظار تحولات فرهنگی ، اجتماعی ، سیاسی ، تغییر عقیده مدیران منطقه ای و جهانی بنشیند .

اصل باقی ماندن و تداوم فعالیت و حیات برای یک ارگانیسم ، یک سازمان ، هر موجود زنده و فعال چه شخص حقیقی و چه شخص حقوقی مقدم بر سایر اصول می باشد .

به همین دلیل است که اگر لازم باشد در برابر سیاست های حاکم بر فضای عمومی جامعه :

تمامی رخداد های مالی را به صورت ساختگی و قراردادی ثبت خواهد کرد ، حساب سازی ، رکورد سازی ، جعل نمایشی و توافقی رخداد ها را به سطوح ملی و حتی جهانی تعمیم می بخشد ! . 

یعنی : از امکانات موجود حداکثر استفاده را برای بقا یا توسعه خویش خواهد نمود .

از مکانیسم ها و سازوکار های موجود حداکثر بهره برداری در راستای بقا و پیشبرد اهداف خویش را می نماید .

گزاره های فوق برای هر کارآفرین ، سرمایه گذار ، مدیر ، مالک ، عامل اجرایی ، یقینی و بی برو برگرد به نظر می رسد اما :

آیا از رایانه ها و روش های مکانیزه انجام کار ، سیستم ها و روش های انجام کار ، که به یمن حاکم نبودن قواعد "کپی رایت" تقریبا به رایگان در اختیار قرار دارد ،  حداکثر استفاده در این راستا به عمل آمده است ؟

همان گونه که در سطح ملی و جهانی مشاهده می کنیم سیستم ها و سازوکار های کامپیوتری نقش اساسی در بهبود روابط مردم با یکدیگر نزدیک تر ساختن آن ها ، رواج و تسهیل گفتگو بین آن ها گردیده اند .

سیستم ها مانند میخ ها و ستون هایی در محیط های اداری عمل کرده و باعث به نظم و انضباط درآمدن رفتار سازمانی افراد درون سازمان و برون سازمان مرتبط با سازمان می گردند . 

همگان مشاهده کرده ایم که هنگام داشتن درخواست خلاف قاعده بیشترین عاملی که مانع انجام کار به روش غلط می باشد ، شیوه های انجام کارِ بظاهر غیر قابل تغییر در سیستم ها می باشد . 

یعنی گردش کار و طراحی سیستم رایانه ای در کنترل رفتار عامل اجرایی تاثیر بسزایی دارد .

برای راحت تر تصور کردن موضوع فرض کنید :

 برای خرید مبل به فروشگاه و نمایشگاه مبل مراجعه نموده و از فروشنده ( که  از اتفاق دوست صمیمی مان می باشد ! ) درخواست می کنیم تعداد اقساط را افزایش ، یا مبلغ آن ها را ، کاهش دهد . 

در جواب ، به احتمال بسیار زیاد خواهد گفت : "سیستم از تعداد X قسط  بیشتر، یا از  Y ریال مبلغ ، کمتر قبول نمی کند ; و افزون بر این دستِ من نیست و دستِ رئیس ام می باشد " . 

جالب توجه این که چنین عذر هایی معمولا هم پذیرفتنی است و با اعتراض طرف مقابل روبرو نمی شود . 

شاید این گونه بوده که عاملان یک واحد تجاری ، ( یا شخصیت حسابداری خاص ) آموخته اند که محدودیت ها یا عدم تمایل شان را به گردن سیستم انداخته و بدین گونه از رودربایستی نجات یابند ! .  

بنابراین سیستم مکانیزه رایانه ای که با آن کار می کنیم در نظم دادن به رفتار سازمانی ما  بسیار موثر می باشد . 

یعنی افزون بر جنبه مکانیکی فعالیت ( ثبت و ضبط و پردازش رکورد ها و دیتای مالی اداری ) ، در شکل دادن به رفتار سازمانی ( قانون مند و سیستماتیک عمل کردن و ... ) نیز موثر می باشد . 

همان گونه که در یادداشت "بلای پلاگ اند پلی" ،  یا "وصله پینه کردن" ، (بلای "plug & play")  شرح داده شد  یکی از مشکلات جوامعِ در حال توسعه ، در حال مدرنیزاسیون ، در حال مکانیزه کردن و سیستماتیک کردن فرآیند ها ، فعالیت ها و روش های انجام کار :
گزینشی برخورد کردن با ابزارها ساختار ها و سازوکار های سیستم ها  می باشد . 

برای  مثال روش جمع بندی ، پردازش ، خلاصه کردن ، و گزارشگری رکوردهای حسابداری در بیشتر سازمان ها مکانیزه و با استفاده از رایانه شده است ، دیگر ، کمتر کَسی به روش دستی ، دفاتر روزنامه ، کل و معین سنتی حسابداری را بازنویسی می کند . 

اما پس از استخراج گزارش از سیستم یاد شده ، ناگهان ! شیوه انجام کار دوباره به همان روش گذشته یعنی ثبت اطلاعات روی کاغذ و مشاهده آن از روی کاغذ و تکثیر و توزیع کاغذی آن بر می گردد ! . 

به همین خاطر می باشد که : هنوز هنگامی که به عنوان یک حسابدار پشت دستگاه نشسته و مشغول به کار هستیم شاید مدارک خرید از گلوگاه خاصی به بعد اسکن شده و به جای کاغذ فایل تصویری آن در دسترس مان قرار بگیرد اما ناگزیر استعلام ، پروفرمای فروشنده ، مکاتبات بین واحد تدارکات با فروشنده ، و بسیاری از مراحل اولیه رخداد مالی را در دسترس نداریم . 

زیرا کسانی که در صدد رایانه ای کردن سیستم کار شرکت بوده اند جنبه های مکانیکی کار را بیشتر اهمیت داده اند . 

یعنی حجم پردازش بالا و پر تعداد را به رایانه سپرده ولی برنامه و ایده ای برای عادات و رفتارهای سازمانی کارکنان و نحوه تعامل آن ها با سیستم و با یکدیگر نداشته اند . 

چنین طرح ریزی کرده اند که تا مرحله پرینت تراز آزمایشی به صورت رایانه ای ، و کنترل های پس از آن و تبادل اطلاعات ، رفع مغایرات ، تصمیم گیری ها ، پیگیری امور معوق و ... همه با همان روش ها و شیوه های قبلی انجام پذیرد . 

بنابراین هنگام مراجعه به سیستم حسابداریِ ... جامعِ  یکپارچهِ  شبکه ای ، تحت نتِ ، هوشمندِ ، کارآمدِ ، چند ده ، یا چند صد میلیون تومانی مان ! ، با جزیره ای دور افتاده از همه جا که ارتباط اش با پس و پیش و چپ و راست و بالا و پایین ! قطع می باشد روبرو می گردیم که همچون "وصله" ای ناچسب و ناهمرنگ بر محیط سازمانی "پینه" شده است ، ... الصاق گردیده ، "سرهم بندی" شده است ! . 

بدین خاطر خبری نداریم از اینکه : 

در مکاتبات اداری با مراکز قضایی به مبلغ طلب سوخت شده اشاره شده است (به سوابق اداری رخداد مالی دسترسی نداریم ) .

در حین حسابرسی به یکی دو مورد از حساب ها رفرنس داده شده است (فیدبک و بازخوردی از ثبت های حسابداری به ما نمی رسد ) . 

زیرا آن فعالیت ها (پیشین و پسین) به صورت دستی و مجزا و جداگانه از فعالیت های حسابداری دیده شده و طبیعتاً برنامه نویس و طراح سیستم نیز آن فرآیند ها را در چرخه کاریِ دردستِ طراحی و تهیه ، ندیده و الگوریتم و گردش فرم های اش نیز مورد غفلت قرار گرفته است . 

این وضعیت ناشی از پراکندگی و چیدمان غیر واقعی ابزارهای ثبت اسناد حسابداری در بسته و پکیجی به نام "نرم افزارِ جامعِ یکپارچه " [ فاقد ارتباط با بقیه اجزای سیستم]  می باشد . 

همه این نشانه ها و موقعیت های ناهنجار (یا فاقد بهینه گی ) که در محیط های سازمانی و اداری مالی با آن روبرو هستیم ناشی از وصله پینه کردن ، کاربست گزینشی ابزار ها ، غلبه ذهنیت مکانیکی در پیاده کردن و استقرار سیستم های رایانه ای بوده است . 

راه حل زیربنایی :

به کار گیری کامل و کامل کردن چرخه کار رایانه ای است ، اگر پردازش رکوردها و استخراج آن ها با رایانه صورت می گیرد ، رسیدگی ، کنترل ، انعکاس نتیجه رسیدگی ، تعاملات پیرامونی ، تبادل اطلاعات پیرامون آن نیز با استفاده از سازوکارهایی که به خودی خود و به طور طبیعی در کنار سایر ابزارها ایجاد شده بایستی صورت پذیرد ، هر چند گزینشی عمل کردن تصمیم گیران باعث مهجور ماندن آن ها شده است .

به سهم خودمان در موسسه سنجش سپاهان :

دیر زمانی است که این سیاست را آغاز نموده ایم  هدف مان تکمیل چرخه کار مکانیزه با استفاده از اتوماسیون و کاربرد آن در اسناد و مدارک حسابداری و نوعی تقسیم کار بین کارکنان قسمت حسابداری با استفاده از روان سنجی و ترتیب انجام کارها به نوعی که حشو و زواید و کارهای دست و پا گیر کاهش یابد .

در وهله اول سعی می کنیم با استفاده از نرم افزارها و سیستم هایی که به صورت رایگان در فضای مجازی یا کاربردی رایانه ای توزیع گردیده است ، حداقل تا زمانی که قوانین تجارت جهانی هنوز در کشور اعمال نگردیده باشد ، تحمیل هزینه به موسسات را به حداقل برسانیم .

بکار گیری نوعی روش کنترل پروژه ای در اداره امور واحد حسابداری شرکت ها و موسسات .

نهادینه ساختن فرهنگ و روش های استفاده از نرم افزارهای تکمیل کننده چرخه کار حسابداری و ارتباطات درون سازمانی .

ترغیب و راهبری موسسات و شرکت ها به حرکت پیوسته ، مداوم و تدریجی  به سمت اتوماسیون اداری و سازمانی .

                                                                                                            احمد نورمحمدی  26/11/1393

آشنایی با مفاهیم حسابداری

برای آشنایی بهتر عزیزی با مفاهیم پایه حسابداری این مطالب را نوشته ام :

بدهکار بستانکار چیست ؟

شاید اولین قدم در حسابداری درک مفاهیم بدهکاری بستانکاری می باشد .

بدون ایجاد رابطه ای منطقی با معلوماتی که در باره کسب و کار ، خرید و فروش و داد و ستد داریم یادگیری دانش و حرفه حسابداری بسیار دشوار و مفاهیم آن خشک و غیر ملموس می گردند .

بدهکار یا بستانکار یک حالت است ، رابطه ما با اطرافیان مان از لحاظ مالی می تواند به دو حالت بدهکار یا بستانکار تقسیم و طبقه بندی شود .

همه حساب ها در حسابداری نیز برای نشان دادن نحوه رابطه مالی با اطرافیان و نسبت حق و حقوق مالی مان طراحی گردیده اند .

حالت های دیگری نیز وجود دارد : "بی حساب"  بودن یکی از آن هاست ، همچنین : تسویه حساب ، تصفیه حساب ،  مفاصا حساب ، بستن حساب ، صفر کردن حساب ، ...

داستان از آن جا آغاز می شود که :

انسان ها ثروت را ، مال را ، دوست می دارند .

برای رسیدن به مال و ثروت فعالیت های مالی و اقتصادی انجام می دهند .

انواع اموال و دارایی ها : 

ساختمان ، ماشین آلات ، وجوه نقد (پول درون حساب بانکی یا داخل گاوصندوق یا کشوی میز ، ... ) ، اوراق بهادار ، سرمایه گذاری ها ، موجودی ها ، ... برخی دارایی هایی است که مطلوب انسان می باشند .

همین نام ها ، همگی ، در سرفصل های حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند .

از زمان تصمیم به کسب دارایی و انباشت و افزایش ثروت تا رسیدن به آن ، فعالیت هایی در جهان خارج انجام می شود ، این فعالیت ها لحظه به لحظه میزان دارایی های  شخص را کاهش یا افزایش می دهند .

یکی از وظایف حسابداران  ثبت این تغییرات می باشد .

از آن جایی که سایر فعالیت ها و وظایف حسابداری و حتی وظایف فردی یک حسابدار رابطه مستقیمی با چگونگی ثبت و ضبط حساب ها دارد ، دقت در این مرحله بسیار سودمند می باشد .

از آن جایی که حسابداری نوعی زبان برای گفتگو و ارائه اطلاعات به مصرف کنندگان آن اطلاعات می باشد ، رکوردهای سند حسابداری همان آواها و کلماتی است که در هر زبان به کار گرفته می شود .  و دانش حسابداری روش صرف و نحو و دستور زبان می باشد .

طبیعی است که یک زبان دان هر چقدر بر دستور زبان و بلاغت های زبانی مسلط باشد تا آوایی برای شکل دادن و واژه ای برای به کار بردن نداشته باشد نمی تواند گفتگوی تاثیر گذاری را ترتیب دهد .

به طور مثال در صورت استفاده از هرسیستم و روشی چه دستی چه ماشینی و با استقرار هر نوع نرم افزار ، چنانچه حسابدار ، در طبقه بندی و تفکیک حساب ها پاره ای اصول را رعایت ننماید  هنگام گزارش دهی دست اش بسته خواهد بود .

چنانچه حساب های اشخاص به تفکیک اشخاص طرف معامله طبقه بندی نشده باشد و از سرفصل های مناسب معین ، تفصیلی و یا مراکز هزینه مختلف ، استفاده مناسب نشده باشد امکان گزارش دهی بر آن اساس نیز وجود نخواهد داشت .   

به عبارت دیگر هر شخص برای افزایش دارایی های اش فعالیت هایی انجام می دهد این فعالیت ها از دیرباز به شکل دوگانه هایی تعریف و طبقه بندی شده اند مانند  :

داد  و ستد   : دادن و ستاندن ، دادنی و ستاندنی ، داده  و ستاده  .

بده بستان  :     بدهی   بستانکاری      بدهکار   بستانکار 

دِه و گیر  :    بده و بگیر ،  بده و بستان ، دادن و گرفتن ،

بدهکار و بستانکار :  کسی که قرار است بدهد ، کسی که قرار است بگیرد ، دهنده و گیرنده ، خوانده و خواهان ، مورد مطالبه قرار گیرنده و مطالبه کننده ، انتظار داریم بدهد یا انتظار داریم بگیرد .

بدهکار :   به عنوان شخص حقیقی یا حقوقی = آن کسی که بایستی پول نقد یا معادل آن یا کالا یا خدمتی را به ما تحویل دهد یا کارسازی نماید یا خود را بری الذمه نماید ، حساب اش را صاف کند ، تصفیه کند یا تسویه کند .

بستانکار :  به عنوان شخص حقیقی یا حقوقی =  آن کسی که بایستی پول نقد یا معادل آن یا کالا یا خدمتی را به او  تحویل داده ،  یا کارسازی نموده  یا به طریقی خود را در قبال او بری الذمه نماییم ، حساب  مان نزد او را صاف کنیم ، تصفیه کرده یا تسویه کنیم .

مبادله ، معامله ، رد و بدل  ، تبادل ،  

خرید و فروش  : برگشت از خرید – برگشت از فروش ، تخفیفات خرید – تخفیفات فروش ، خریدار و فروشنده

دریافت و پرداخت  : دریافتن و پرداختن ، دریافتنی و پرداختنی ، دریافتنی ها و پرداختنی ها .

، بده - بستان :   بدهکاری - بستانکاری  ، بدهکار – بستانکار ، بدهکار به ... – بستانکار از ...  .

و بدهکاری بستانکاری ها به دریافت پرداخت ، کارسازی یا تسویه و تصفیه حساب منتهی می شوند .

 این بدهکاری بستانکاری ها تحت عناوین مختلفی ثبت می گردند :

دریافتنی ها ( بستانکاری ها ) :

حساب های دریافتنی ،  اسناد دریافتنی ،

پرداختنی ها ( بدهکاری ها ) :   حساب های پرداختنی ،  اسناد پرداختنی ، وام های پرداختنی ، حقوق پرداختنی ، ...

داد و ستد ها ، بده بستان ها ، منتهی به بدهکاری بستانکاری ها می گردند .

نتیجه ، خالص ، دَر رفتۀ این بده بستان ها در پایان هر دوره باعث کاهش یا افزایش در دارایی های شخصیت حسابداری می گردد .

دادن یا ستاندن به طور قطعی مایه افزایش در دارایی شخص می شود ، وقتی هنوز دادن یا ستاندن بطور فیزیکی رخ نداده دادنی ها و ستاندنی ها پدید می آیند ، یعنی بدهکاری ها و بستانکاری ها ، دریافتنی ها و پرداختنی ها .

علاوه بر دادن و ستاندن ، دریافت یا پرداخت ، دریافتنی ها و پرداختنی ها نیز در محدوده کار حسابداری قرار می گیرند . زیرا قانون و عرف پشتیبان آن هاست چه متکی و پشتیبان به اسناد و اوراق بهادار و رسمی باشند یا نباشند .

بنابراین حسابدار تغییرات رخ داده در پرداختنی ها و دریافتنی ها را نیز ثبت می کند .

به عبارت دیگر حسابدار علاوه بر داد و ستد ها (  بده بستان ها ) ، تغییرات در آن چه : "قرار است بدهیم" یا "قرار است بگیریم"  را نیز ثبت می کند .  

وقتی کالایی را به مشتری تحویل می دهیم یعنی خرید و فروش انجام می شود ، از دید عرف ، قانون ، رویه های بازار و ... به طور مسلم و قطعی حق داریم در ازای آن مقدار معینی پول را مطالبه کنیم ، و این انتظار واهی نیست ، وهم آلود نیست ، بلکه بر اساس شرایط و قواعد معامله یا قرارداد یا قرار و مدار میان خریدار و فروشنده یا روال حاکم بر محیط داد و ستد می باشد . 

در واقع می توان گفت خریدار یا طرف معامله محکوم به پرداخت می باشد ، بنابراین حسابداران تصمیم گرفته اند  بطور استاندارد ، در چنین شرایطی همگی ، خریدار را بدهکار نموده و یا فروشنده را بستانکار نمایند (مبنای تعهدی) .

کامیونی که به سمت مقصد در حرکت است و باری را از تولید کننده یا فروشنده برای خریدار حمل می نماید ، هنگامی که به سوی خریدار رهسپار است با خود بدهکاری برای خریدار حمل می نماید و هنگامی که بار را به مقصد تحویل داده و امضای خریدار یا نماینده وی را زیر فرم های مربوط اخذ نموده  و در حال بازگشت می باشد ،  برای فروشنده ، بستانکاری حمل می نماید ! . 

صدور سند :

صدور سند تثبیت و مسجل ساختن یک رخداد مالی قابل اندازه گیری و قابل تفکیک می باشد .

پول نقد موجود در بانک یک دارایی عینی است : یعنی قابل مشاهده است و هر دخل و تصرفی در آن می توانیم انجام دهیم  برای رسیدن به دارایی مشهود ، ملموس ، قابل دخل و تصرف یک سری مراحلی بایستی رخ دهد

معاملاتی انجام می دهیم 

حسابداری :  فعالیت هایی که ما برای رسیدن به دارایی های بیشتر انجام می دهیم را به تصویر می کشد .

برای مرحله خرید کالا یا خدمت برای تولید و ارائه کالا یا خدمتی که ارزش افزوده ای به آن تعلق بگیرد حساب های هزینه ، خرید کالا ، موجودی انبار ( شامل موجودی مواد اولیه ، کالای در جریان ساخت ، کالای ساخته شده و ... ) و حساب های پرداختنی را ابداع کرده و مورد استفاده قرار می دهند .

برای فروش یعنی ارائه کالا یا خدمت به مشتریان حساب های فروش و بدهکاران

در خرید کالا یا خدمت  : حسابی که کالا یا خدمت را دریافت کرده بدهکار

و حساب شخصی که کالا یا خدمت را به ما ارائه نموده یا از او خریداری کرده ایم بستانکار می شود .

سایر رخداد های مالی ، فعالیت های مالی ، که تا تبدیل این بستانکاری به پرداخت و تصفیه قطعی واقع می شوند یا احتمال وقوع دارند از همین قاعده تبعیت می کنند .

یعنی جانشین ها و معادل های آن نیز همین گونه عمل می شوند ، مانند چک ( اسناد دریافتنی ) ، به سررسید روز یا مدت دار نوعی جانشین وجه نقد است تا زمانی که وصول شده و به حساب واریز شود یا به نوعی کارسازی شود ، یعنی بجای وصول وجه آن با واگذار کردن آن به دیگران ، یکی از بدهی های شرکت با آن تهاتر شود .