متن مناسبی در مورد سیستم ERP

مطالبی که معمولا در مورد سیستم ERP در فضای اینترنتی یا متون موجود در مراکز و سازمان های مرتبط وجود دارد ، بیشتر ترجمه بوده یا رسا نیست .

متن زیر گزارش پرسش و پاسخی از یک گردهمایی می باشد ، خواندن آن را به کسانی که تمایل دارند مفهوم و معنای درست این سیستم را درک کرده و تفاوت آن را با سایر سیستم ها بشناسند سفارش می کنم : 

پرسش و پاسخ مربوط به موضوع سخنرانی جناب آقای دکتر صفاری
« برنامه راهبردی منابع ERP »
در هشتاد و یکمین گردهمائی انجمن

یک راهبر هوشمند سازمانی
اشاره :برنامه ریزی و راهبری منابع سازمانی (ERP ) همواره در صدد ارائه راه حل هایی برای یکپارچه سازی جریان اطلاعات و افزایش کارائی منابع موجود در یک سازمان است . بمنظور بررسی و تجزیه و تحلیل این

راه حل گفتگوئی را با ...... انجام داده ایم که از نظرتان می گذرد .

* - لطفا" بفرمائید ERP چیست ؟واژه ERP یک مفهوم است که مخفف Enterprise Resource Planing ( برنامه ریزی منابع سازمان ) می باشد .

در رابطه با سیستمERP تعاریف مختلفی ارائه شده است که بنا به دیدگاه های مختلف تعاریف نیز فرق می کند .

بطور کلی ERP یک مفهومی فراتر از یک نرم افزار ساده ، بلکه یک نظام مدیریت سازمانی است که تحول در سازمان ایجاد می کند . در واقع یک نظام نرم افزاری یکپارچه است اما ویژگی مهم آن یکپارچه سازی فرایند ها در کل سازمان است . لذا ERP نقش یک راهبر هوشمند را در سازمان ایفا می کند . بنحویکه اولا" پرسنل بخش های مختلف سازمان بتوانند اطلاعات مورد نیاز را از آن استخراج کنند و از روند امور سازمان آگاه شوند . ثانیا" ، مدیران ارشد سازمان بتوانند سراسر عملیات سازمان را زیر نظر گرفته و در صورت لزوم نقاطی از فرایند را که دچار مشکل شده به سرعت شناسائی کرده و با توجه به ابزارهای تحلیلی هوشمند مشکلات را برای خود حل نمایند .

* - ERP شامل کدام یک از فعالیت های سازمان می شود ؟شامل تمام فعالیت های سازمان می شود . در واقع ERP تمام فعالیت های مربوط به ماژول های سازمان را دربر می گیرد . ماژول ها از نظر اطلاعات علاوه براینکه با یک مرکز اطلاعات مرتبط هستند بلکه این ارتباط به یکدیگر نیز وجود دارد . نکته ظریف اینجاست کهERP یک سیستم واحد یکپارچه است ونه چندین سیستم مختلف مرتبط با هم .

* - بین سیستم عملیاتی یکپارچه ( Mis ) با سیستم ERP چه تفاوتی وجود دارد ؟سیستم های اطلاعاتی یکپارچه سیستم هائی هستند که تحت یک شبکه ارتباطی و در حد تبادل اطلاعات با هم اشتراک اطلاعاتی دارند که گاهی باین سیستم های یکپارچه اطلاعاتی در بازارMis نیز اطلاق می شود که جای بحث دارد . ولی در سیستم ERP یکپارچگی در سطح فرایندها است . در حالیکه سیستم Mis صرفا" مربوط به پایگاه داده ها است . لذا بهمین دلیل است که ما برای بخشی از سازمان ERP نداریم بلکه این نظام ، یک سیستم واحد برای کل سازمان است

* - آیا در حال حاضر سازمان ها آمادگی لازم برای عبور از Mis و استقرار ERP را دارند ؟ کاملا" بستگی به خواست و تصمیم مدیران ارشد دارد . یعنی اینکه مفهوم واقعی ERP را درک کرده و نسبت به آن باور و اعتقاد داشته باشند . باور اینکه ERP یک طرح تحول سازمانی است و نیاز است فرآیند مهندسی مجدد در سازمان را طی کند بسیار اهمیت دارد . بعد از این باید به مسائل فنی و اقتصادی اشاره کرد لذا نمی توان بطور روشن تعریف کرد که چند درصد از سازمان های ما آمادگی این فاز گذر را خواهند داشت . زیرا میزان این آمادگی درهر سازمان به مسائل خاص آن بستگی دارد و نمی توان مسئله یکی را به دیگران تعمیم داد .

* - لطفا" چند ویژگی مهم را در سیستم ERP نام ببرید.عموما" در سیستم ERP چهار اصل حاکم است :

1 – سازماندهی بر اساس هدف است نه بر اساس وظایف .

2 – اطلاعات در سراسر سازمان فقط یک بار ثبت می گردد .

3 – کارهای موازی و شغل های موازی در یکدیگر ادغام می شوند .

4 - کار در جایی انجام می شود که منطقی است ( مهندسی ارزش )

* - سیستم های ERP دارای چه قابلیت و مزایایی هستند ؟با توجه به اینکه سیستم هوشمند ERP معمولا" دارای رویکرد استاندارد PM BOK و معماری مبتنی بر Client/Server را دارد لذا هر شخصی قادر است بر اساس حق دسترسی تعریف شده علاوه بر کسب اطلاعات مورد نیاز وظایف خود را به صورت online در نقاط مختلف کشورانجام دهد .

قابلیت دیگر سیستم های هوشمند ERP ، نظارت عالیه ( Munotoring ) بر کلیه حوزه های کاری سازمان است .

برخی از مزایای استفاده از سیستم های ERP عبارتند از :

- کاهش هزینه های عملیاتی

- کمک در تصمیم گیری بموقع و تصمیم سازی

- افزایش بهره وری از طریق تغییرات فرآیند ساختار سازمان .

- امکان بهره گیری از تجربیات سازمان های مشابه با استفاده از Best practice

- افزایش رضایت مشتری به علت شفاف سازی و تسهیل در فرایند انجام کار

- امکان دسترسی و حل مسئله از طریق نرم افزار Toinvreaent

- امکان سنجش مسئولیت حوزه های کاری

- امکان ایجاد و صرفه جوئی در هزینه ها بین 10 تا 35 درصد

- امکان مقایسه بودجه و عملکرد بر اساس آیتمهای قراردادی

هنگامیکه سازمانی ERP را به عنوان یک هدف استراتژی برای خود انتخاب کرده ، طبیعی است که معیار موفقیت نمی تواند فقط فرآیندهای سیستم های درون سازمانی باشد . یعنی اگر مثلا" مشکلی در فعالیت یکی از سیستم ها بوجود آید باعث نمی شود مسیر حرکت سازمانی منحرف شود در حالیکه ، ERP یک طرح استراتژیک است و تمام سازمان را تحت پوشش قرار می دهد . لذا اگر به درستی پشتیبانی نشود ممکن است سازمان دچار مشکل جدی شود بهمین دلیل در پروژه های ERP به لحاظ اهمیت آن باید سیستم تحت نظارت مستقیم مدیر عامل آغاز و ادامه پیدا کند در حالیکه در پروژه سیستم های جامع اطلاعاتی می تواند از بخش انفورماتیک یا واحد IT سازمان شروع شود .

* - منظور از ماژول در سیستم های ERP چیست ؟همانطور که می دانید در سیستم ERP روابط داخلی و بین بخشی غالبا" بسیار پیچیده است . بنابراین واضح است که برای ایجاد یکپارچگی در چنین وسعت و دامنه ای به ابزار قدرتمند و متکی بر تکنولوژی های نوین نیاز است . لذا برای اجرای عملی این امر ERP از اجزایی به نام ماژول یا کارکرد تشکیل شده است . هریک از این ماژول ها در واقع معرف یک یا چند بخش ( واحد ) از سازمان هستند . هر ماژول ممکن است چندین بخش سازمان را پوشش داده و نیازهای کارکردی آنها را مرتفع سازد .

بطور کلی استاندارد تعریف شده ای برای طراحی ماژول های یک سیستم ERP نمی توان در نظر گرفت، زیرا غالبا" متناسب با وضعیت موجودtailoring (پرو) می شود .

ماژول هایی که در اکثر سازمان ها معمولا" وجود دارند از قبیل ماژول فروش ، ماژول خرید ، ماژول موجودی ، ماژول هزینه یابی، ماژول منابع انسانی ، ماژول کیفیت ، ماژول اموال ، ماژول برنامه ریزی تولید، ماژول مالی ، ماژول مشتری.

بطور مثال گردش کار در ماژول مالی را به این شکل می توان نمایش داد.

* - اگر بخواهیم در یک سازمانی ERP را پیاده کنیم .بنظر شما چه مراحلی را باید بگذرانیم ؟اگر پیاده سازی را بعنوان انجام یک پروژه فرض کنیم بدیهی است : در مرحله اول بایستی امکان سنجی و مطالعه اولیه بشود از قبیل بررسی وضعیت موجود و تعیین نیازمندی های سازمان و همچنین تعیین اولویت بندی واحدهای مختلف برای اجرای سیستم

در مرحله دوم مطالعات تفصیلی و عمیق تری صورت می گیرد که گاهی منجر به اصلاح بعضی از فرآیندها و یا ایجاد فرآیندهای جدید می شود که اصطلاحا" به آن مهندسی مجدد فرآیند می گوئیم و همچنین در این مرحله فهرست کارگروه ها ی مورد نیاز تهیه می شود که اصطلاحا" به آن list Function می گویند .

در مرحله سوم با توجه به مطالعات انجام شده در مراحل 1 و 2 به انتخاب راه حل می رسیم که اصطلاحا" Solution می گویند

نهایتا" در مرحله چهارم اجرای سیستم آموزش و فرهنگ سازی است که در این مرحله عملیات پیاده سازی ، نصب و راه اندازی سیستم با توجه به بومی سازی کردن نرم افزار انجام می گیرد و همچنین کمیته هایی برای فرهنگ سازی جهت بستری مناسب برای اجرای سیستم و اجرای دوره های آموزشی مورد نیاز به تفکیک سطوح سازمانی انجام خواهد گرفت .

*************************

تشخیص افتراقی سیستم ERP

تشخیص افتراقی یعنی فرق گذاشتن بین دو چیز . 

منظور اینکه تفاوت بین سیستمی که از اصول طراحی و اجرای ERP پیروی می کند با سیستمهای دیگر را چگونه می توانیم تشخیص دهیم ؟

الف - سیستمی که بتوان اطلاعات را دسته ای و سریالی به آن وارد کرد ، ERP نمی تواند باشد .

یعنی اگر کاربر سیستم بتواند  در محدوده یک دوره مالی  تمام فروش ها را یکباره ثبت کرده و سپس دریافتی های مرتبط با آن را  را ثبت کند ، یا تحویل کالا به مشتری و خروج آن از انبار را قبل از ثبت فاکتور فروش و منظور نمودن بهای آن به بدهکار حساب مشتری ثبت نماید  .

ب - چنانچه کاربر بتواند در سیستم های مختلف موضوع واحدی (که ویژگی های منحصر بفرد  (unique)   دارد مانند شماره فاکتور فروش که در یک دوره مالی منحصرا به صورتحساب صادر شده در تاریخ خاص برای مشتری خاصی اطلاق میگردد یعنی : دو فاکتور فروش ، با شماره یکسان ، در یک دوره مالی نمی توان داشت )  را با ویژگیهای متفاوتی ثبت نماید ، آن سیستم   ERP  نیست یعنی اصول   ERP   در آن رعایت نشده است . 

مانند اینکه فاکتورهای فروش در سیستم فروش یا حسابداری فروش یک سازمان ، شماره متفاوتی با فاکتورهای فروش ثبت شده در سیستم حسابداری مالی همان سازمان داشته باشد ، هر چند سایر مشخصات یکسان باشد .

حمایت از بخش خصوصی در برابر مافیای انحصارطلب دولتی و شبه دولتی

بخش خصوصی ، آخرین بازمانده از بقایای جامعه مدنی است که در برابر مافیای چپاولگر تمامیت طلب مقاومت می کند .

حلقه مفقوده جنبش ضد استبدادی مردم ایران ،‌ نهادهای مردم بنیاد ،  NGO ها هستند و در غیاب آنها بخش خصوصی این رل را بعهده خواهد گرفت و گرفته است .

تمام متخصصان ، آزادی خواهان ، دموکرات ها ، وظیفه حمایت از بخش خصوصی کارآفرین و مولد ثروت در برابر قشر غیر مولد متمایل به ایجاد انحصار و اتکا به رانت را بعهده دارند .

مفروضات حسابداری کارآگاهی

شاید بتوان مفروضات زیر را به عنوان مفروضات ، یعنی تحلیل های ذهنی حسابداری کارآگاهی بیان کرد : 

1- مانده اسناد پرداختنی یا حساب های پرداختنی در یک مقطع خاص می تواند نشان دهند معادل وجه نقدی باشد که توسط یک شخصیت حسابداری به مصارف دیگری رسیده باشد .

می توان تصور کرد معادل پرداختنی ها ، وجه نقدی وجود دارد که شاید به مصرف دیگری رسیده باشد ، مثلا تصرف غیرمجاز در آن صورت گرفته باشد .

2- در موسساتی که عمده معاملات نقدی صورت می گیرد ، حساب ها و اسناد دریافتنی جایگزین مطالبات مشکوک الوصول یا سوخت شده می گردند .

3- افزایش بی رویه سرفصل های تعهدی ، ( دریافتنی و پرداختنی ها ) ، به نسبت حجم عملیاتی واحد می تواند نشانه بی انضباطی مالی ، فقدان مدیریت اصولی وجوه نقد ، اختلاس ، کلاهبرداری ، و خلاصه هر گونه ریسک نسبت به منابع مالی آن واحد یا اشخاص طرف حساب باشد .

4- سرفصل های متعدد تنخواه گردان یا صندوق ، بخصوص وقتی نسبتا راکد بوده یا گردش شان به نسبت مانده آن ها ناچیز یاشد می تواند نشانه تعدد مراکز تصمیم گیری در مورد مدیریت وجوه نقد یا فقدان سیاست مالی منسجم و بی انضباطی مالی باشد .

5- ...

رسوخ فرهنگ محللی در اقتصاد ما

"مُحَلِّلْ" ، در لغت به معنای "حَلالْ کُننده" است 

با شنیدن این کلمه شاید به یاد فیلمی از نصرت کریمی و یا کتابی از صادق هدایت بیفتیم ، اما گستره کاربرد این واژه ، امروزه ، بسیار پهناورتر از آن است که نیازی باشد مابین خاطرات دور به دنبال چیزی مبهم بگردیم .

در لغت نامه دهخدا آمده است :

"محلل . [ م ُ ح َل ْ ل ِ ] (ع ص ) حلال کننده سه طلاقه را به تزوج بر شوهر اول . (منتهی الارب ) (ناظم الاطباء). حلال گر. شوی دوم زن پس از سه بار طلاق گفتن شوی اول او. آنکه زنی را که شویش به سه طلاق دست بازداشته است به زنی گیرد تا چون آن زن را رها کند، دیگربار زناشویی زن با شوی نخستین حلال و روا بشود و بدین سبب آن مرد را محلل گویند که با تزویج آن زن سبب حلال گشتن ازدواج وی با شوی نخستین شده است . شوی دوم زن پس از سه بار طلاق شوی نخستین و شوی دوم را محلل از آن گویند که اگر او زن را طلاق گوید شوی نخستین تواند باز وی را به زنی کند و بی این شوی دوم زن برشوی نخستین ابداً حرام باشد. مرد حلال کننده سه طلاقه را به تزوج بر شوهر اول . (از یادداشت مرحوم دهخدا). || حلال گر. که روا و جایز و حلال کند. حلال کننده . رواکننده . حلال و رواکننده ."

  با دقت در مفاهیم فوق  شاید بتوان محلل را این گونه  تعریف کرد : 

تحت تفوق و سلطه باورها ، قواعد و قوانین  خاص بر روابط اجتماعی افراد و در شرایطی که ضوابط خاصی بر برآورده ساختن حاجت های طبیعی و غرایز طبیعی بشر حاکم باشد برای رفع تنگناهایی که از این رهگذر بر سر راه برآورده ساختن امیال بشری پیش آمد می کند ، در روابط بین دو فرد از افراد اجتماع ، به شخص ثالثی نیاز می باشد تا با دخالت و حضور خود امکان رسیدن افراد به حاجات طبیعی خویش را ، در شرایطی که مانع موجود صرفا اعتباری ، قراردادی و غیرواقعی است ، فراهم نماید ، و از این رهگذر کسب درآمد نماید .

با توضیحات بالا بتدریج به این نتیجه می رسیم که عاقد (کسی که خطبه عقد را می خواند) نیز نوعی محلل محسوب می شود .

بنابراین یکی از خصوصیات اصلی محللی ، غیرواقعی بودن محرومیت فرد یا طرفین از رسیدن به خواسته خود یا خودشان می باشد .

یعنی نقش محلل در این رخ داد اجتماعی نقش مولد یا خدمات رسانی نیست و در عالم واقع هیچ تغییری در شرایط رخ نمیدهد بلکه صرفا نوعی احساس ذهنی و اطمینان خاطر از جاری شدن شرایط و تشریفات رسیدن به مقصود و صدور جواز بهره برداری از خواسته نصیب فرد می شود .

امروزه ، در اقتصاد کشور ، فعالیت های محللی یا شبه محللی جایگاه وی‍ژه ای به خود اختصاص داده است .

طیف وسیعی از روابط اقتصادی ، بخصوص بخش دولتی و پیرامون آن ، را می توان در این محدوده طبقه بندی کرد ، از قبیل : 

1- انعقاد قرارداد و گرفتن مناقصه های دولتی و سپس واگذار کردن آن به انجام دهنده اصلی بدون ایفای هیچ گونه نقش موثر .

2- تصاحب قسمتی از حقوق کارکنان دولت و شرکت های دولتی ، تحت پوشش شرکت های تامین نیرو .

3- خرید و فروش امتیاز و حق الامتیاز و حق بهره برداری از منابع طبیعی گوناگون تحت پوشش امور خیریه ، احداث مدارس علمیه و مانند این ها . 

4- مباشرت و اشتغال به این امور از کانال ایجاد شرکت تعاونی های کارگری و کارمندی دستگاه های مختلف و در انحصار گرفتن کلیه فعالیت های اقتصادی و درآمدزای آن دستگاه و محروم ساختن بخش خصوصی از اشتغال به این فعالیت ها .

جای تعجب ندارد که معمولا ، ناگزیر ، فعالیتهای شبه محللی و رانت خوارانه پیرامون دستگاه ها با مُسَمّا ! از آب درمی آید ، مانند : 

ایجاد تعاونی آموزشی توسط کارکنان سنجش آموزش کشور ، شرکت های حمل و نقل و ترخیص توسط راه و ترابری ، تعلیم رانندگی توسط کارکنان راهنمایی و رانندگی ، اخذ معافیت بیمه ای توسط تامین اجتماعی  و سایر شرکتها و موسسات حاشیه ای ، غالبا آشکار ، که همگی هم به نوعی ناقض قانون "منع مداخله"  می باشند و یا جالب تر از همه دریافت کارمزد و بهره برای وجوه عمومی با منشا مستقیم بودجه عمومی یا اندکی با واسطه  !؟

5- فروش اموال عمومی به ثمن بخس و یا واگذاری رایگان آن ها به افراد در قالب کمک به موسسات عام المنفعه یا نهادهای انقلابی و نهادهای تحت اختیار رهبری .

6- زایل شدن تفاوت و مرز بین مدیریت و تصدی با مالکیت ، تملک و حق بهره برداری انحصاری .

....

در کنار این ها تاثیر نامطلوب این گونه معاملات و تصرف غیرمجاز در اموال عمومی بر روی فعالان بخش خصوصی بیشتر به صورت روحی و روانی و شکلی و الگوپذیری بوده است .

یعنی بتدریج فعالان بخش خصوصی ، نیز ، به سمت بهره برداری از دسترنج دیگران سوق داده شده اند ، در یادداشت جداگانه ای به آن پدیده خواهیم پرداخت .

اینها تنها گوشه ای از تاثیرات مخرب تسری و سرایت اقتصاد و فرهنگ کسب و کار محللی بر بخش های اقتصادی مختلف  کشور بود که در دوران بیش از بیست سال اشتغال به حسابداری و حسابرسی دولتی ، مالیه عمومی ، تولید ، تجارت و ... شاهد استیلای سرطانی فرهنگ محللی و رانت خواری بر آن بوده ام .