سیستم های جامع ، یک پارچه ، هوشمند ، ... و خیلی چیزهای دیگر !

سیستم های مالی اداری ، جامع ، یکپارچه ، ...

زمان آن فرارسیده است که سیستم ها نقش فعالتری در اجرای عملیات مالی اداری شرکت ها و موسسات بعهده بگیرند .

زمانی ، تنها شی ای که یک سیستم (نرم افزار مالی اداری جامع ، یکپارچه ، ...) را به موجودیت سازمان متصل می کرد ، تنها یک کابل برق بود که به پریز روی دیوار متصل بود .

امروزه سیستم ها شناسنامه دارتر و ماندگارتر شده اند .

آن قدر سوکت ، رابط ، مبدل ، هاب ، سویچ ، و سایر اتصالات و شناسه های فیزیکی ،‌از یک سو و امتیاز ، کد ، شماره شناسایی ، شماره پشتیبانی و شناسه مالکیت و فراوان علامت و مشخصه و قرارداد که نشان از خصوصی سازی  و تعلق نرم افزاری برای یک واحد (موسسه ، شرکت ، فعال اقتصادی ، موجودیت تجاری یا اداری ) دارد ، از سوی دیگر ، سیستم ها را به شرکت ها وصل و مختص ، می کنند که امکان استفاده از سیستم برای مجموعه دیگر به صفر رسیده است .

با ترفندهای شرکت های فروشنده نرم افزار ، نسخه مشخص و معینی برای استفاده هر واحد جداگانه رجیستر شده و نسخه هر واحد منحصرا برای آن قابل استفاده می باشد .

مالکیت شخصیت حقیقی یا حقوقی بر سیستم کامپیوتری اش مطلق و تمام وقت می باشد ، تعطیل بردار نیست ، استعلاجی و مرخصی با یا بدون حقوق در مورد آن موضوعیت ندارد و

از طرفی با وضعیت فعلی بازار کار (یادداشت .... ) نیروی انسانی ، آن قدر در محل خاصی ، ماندگار نمی شود تا بتوان  ایجاد احساس متولی گری و میان داری را در ذهن وی متصور شد ، بنابراین وظیفه حفظ هویت و حافظه تاریخی سازمان ، مطالبه گری حق و حقوق و مصالح واحد تجاری را به نرم افزارها بایست سپرد  .

سیستم ها حتی می توانند در تبدیل "وظیفه" به "هدف"  نیز موثر باشند :

با خاطر نشان ساختن اینکه وظیفه انجام شده چند درصد از هدف اصلی را تشکیل می دهد و با تکمیل و انجام آن چه میزان به  هدف اصلی نزدیک تر شده ایم ، سیستم ها می توانند هدف مشترک را درون سازمان یا واحد تجاری زنده نگاه دارند  .

در ارتباط با آن دسته از وظایف مسئولین قسمت ها و سرپرستان ، که فرد مورد نظر نقش ساعت شماطه دار یا حداکثر جدول یادآوری سررسید و مواعد خاص (to do list) را بازی می کند ! ، سیستم می تواند وظیفه یادآوری به هر دو (زیردست و بالادست) را بخوبی ایفا نماید .

بسیاری از جلسات درون سازمانی ، متاسفانه ، هنوز ، در سطح دیکته کردن چند سرفصل و هدف توسط یکی از مدیران واسط یا مدیریت عالی ، باقی مانده و از گفتگو و پرسش و پاسخ در آن ها خبری نیست ، محول کردن این وظیفه به سیستم ها و نرم افزارها علاوه بر صرفه جویی در وقت و هزینه ،‌ امکان برخورد و واکنش منفی و عوارض ناگوار مربوط به مباحث رفتارها و روانشناسی سازمانی را کاهش خواهد داد .

علاوه بر اینها همان طور که در بحث کنترل داخلی توضیح داده شد (یادداشت ... ) بسیاری از فعالیت های کنترلی و حسابرسی داخلی در حد تیک کردن چک لیست و حصول اطمینان از انجام وظایف خاص و رخ دادن شرایطی در موعد مقرر است ، این گونه فعالیت ها نیز قابل تحویل و پیگیری به سیستم ها می باشد .

...