آشنایی با مفاهیم حسابداری

برای آشنایی بهتر عزیزی با مفاهیم پایه حسابداری این مطالب را نوشته ام :

بدهکار بستانکار چیست ؟

شاید اولین قدم در حسابداری درک مفاهیم بدهکاری بستانکاری می باشد .

بدون ایجاد رابطه ای منطقی با معلوماتی که در باره کسب و کار ، خرید و فروش و داد و ستد داریم یادگیری دانش و حرفه حسابداری بسیار دشوار و مفاهیم آن خشک و غیر ملموس می گردند .

بدهکار یا بستانکار یک حالت است ، رابطه ما با اطرافیان مان از لحاظ مالی می تواند به دو حالت بدهکار یا بستانکار تقسیم و طبقه بندی شود .

همه حساب ها در حسابداری نیز برای نشان دادن نحوه رابطه مالی با اطرافیان و نسبت حق و حقوق مالی مان طراحی گردیده اند .

حالت های دیگری نیز وجود دارد : "بی حساب"  بودن یکی از آن هاست ، همچنین : تسویه حساب ، تصفیه حساب ،  مفاصا حساب ، بستن حساب ، صفر کردن حساب ، ...

داستان از آن جا آغاز می شود که :

انسان ها ثروت را ، مال را ، دوست می دارند .

برای رسیدن به مال و ثروت فعالیت های مالی و اقتصادی انجام می دهند .

انواع اموال و دارایی ها : 

ساختمان ، ماشین آلات ، وجوه نقد (پول درون حساب بانکی یا داخل گاوصندوق یا کشوی میز ، ... ) ، اوراق بهادار ، سرمایه گذاری ها ، موجودی ها ، ... برخی دارایی هایی است که مطلوب انسان می باشند .

همین نام ها ، همگی ، در سرفصل های حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند .

از زمان تصمیم به کسب دارایی و انباشت و افزایش ثروت تا رسیدن به آن ، فعالیت هایی در جهان خارج انجام می شود ، این فعالیت ها لحظه به لحظه میزان دارایی های  شخص را کاهش یا افزایش می دهند .

یکی از وظایف حسابداران  ثبت این تغییرات می باشد .

از آن جایی که سایر فعالیت ها و وظایف حسابداری و حتی وظایف فردی یک حسابدار رابطه مستقیمی با چگونگی ثبت و ضبط حساب ها دارد ، دقت در این مرحله بسیار سودمند می باشد .

از آن جایی که حسابداری نوعی زبان برای گفتگو و ارائه اطلاعات به مصرف کنندگان آن اطلاعات می باشد ، رکوردهای سند حسابداری همان آواها و کلماتی است که در هر زبان به کار گرفته می شود .  و دانش حسابداری روش صرف و نحو و دستور زبان می باشد .

طبیعی است که یک زبان دان هر چقدر بر دستور زبان و بلاغت های زبانی مسلط باشد تا آوایی برای شکل دادن و واژه ای برای به کار بردن نداشته باشد نمی تواند گفتگوی تاثیر گذاری را ترتیب دهد .

به طور مثال در صورت استفاده از هرسیستم و روشی چه دستی چه ماشینی و با استقرار هر نوع نرم افزار ، چنانچه حسابدار ، در طبقه بندی و تفکیک حساب ها پاره ای اصول را رعایت ننماید  هنگام گزارش دهی دست اش بسته خواهد بود .

چنانچه حساب های اشخاص به تفکیک اشخاص طرف معامله طبقه بندی نشده باشد و از سرفصل های مناسب معین ، تفصیلی و یا مراکز هزینه مختلف ، استفاده مناسب نشده باشد امکان گزارش دهی بر آن اساس نیز وجود نخواهد داشت .   

به عبارت دیگر هر شخص برای افزایش دارایی های اش فعالیت هایی انجام می دهد این فعالیت ها از دیرباز به شکل دوگانه هایی تعریف و طبقه بندی شده اند مانند  :

داد  و ستد   : دادن و ستاندن ، دادنی و ستاندنی ، داده  و ستاده  .

بده بستان  :     بدهی   بستانکاری      بدهکار   بستانکار 

دِه و گیر  :    بده و بگیر ،  بده و بستان ، دادن و گرفتن ،

بدهکار و بستانکار :  کسی که قرار است بدهد ، کسی که قرار است بگیرد ، دهنده و گیرنده ، خوانده و خواهان ، مورد مطالبه قرار گیرنده و مطالبه کننده ، انتظار داریم بدهد یا انتظار داریم بگیرد .

بدهکار :   به عنوان شخص حقیقی یا حقوقی = آن کسی که بایستی پول نقد یا معادل آن یا کالا یا خدمتی را به ما تحویل دهد یا کارسازی نماید یا خود را بری الذمه نماید ، حساب اش را صاف کند ، تصفیه کند یا تسویه کند .

بستانکار :  به عنوان شخص حقیقی یا حقوقی =  آن کسی که بایستی پول نقد یا معادل آن یا کالا یا خدمتی را به او  تحویل داده ،  یا کارسازی نموده  یا به طریقی خود را در قبال او بری الذمه نماییم ، حساب  مان نزد او را صاف کنیم ، تصفیه کرده یا تسویه کنیم .

مبادله ، معامله ، رد و بدل  ، تبادل ،  

خرید و فروش  : برگشت از خرید – برگشت از فروش ، تخفیفات خرید – تخفیفات فروش ، خریدار و فروشنده

دریافت و پرداخت  : دریافتن و پرداختن ، دریافتنی و پرداختنی ، دریافتنی ها و پرداختنی ها .

، بده - بستان :   بدهکاری - بستانکاری  ، بدهکار – بستانکار ، بدهکار به ... – بستانکار از ...  .

و بدهکاری بستانکاری ها به دریافت پرداخت ، کارسازی یا تسویه و تصفیه حساب منتهی می شوند .

 این بدهکاری بستانکاری ها تحت عناوین مختلفی ثبت می گردند :

دریافتنی ها ( بستانکاری ها ) :

حساب های دریافتنی ،  اسناد دریافتنی ،

پرداختنی ها ( بدهکاری ها ) :   حساب های پرداختنی ،  اسناد پرداختنی ، وام های پرداختنی ، حقوق پرداختنی ، ...

داد و ستد ها ، بده بستان ها ، منتهی به بدهکاری بستانکاری ها می گردند .

نتیجه ، خالص ، دَر رفتۀ این بده بستان ها در پایان هر دوره باعث کاهش یا افزایش در دارایی های شخصیت حسابداری می گردد .

دادن یا ستاندن به طور قطعی مایه افزایش در دارایی شخص می شود ، وقتی هنوز دادن یا ستاندن بطور فیزیکی رخ نداده دادنی ها و ستاندنی ها پدید می آیند ، یعنی بدهکاری ها و بستانکاری ها ، دریافتنی ها و پرداختنی ها .

علاوه بر دادن و ستاندن ، دریافت یا پرداخت ، دریافتنی ها و پرداختنی ها نیز در محدوده کار حسابداری قرار می گیرند . زیرا قانون و عرف پشتیبان آن هاست چه متکی و پشتیبان به اسناد و اوراق بهادار و رسمی باشند یا نباشند .

بنابراین حسابدار تغییرات رخ داده در پرداختنی ها و دریافتنی ها را نیز ثبت می کند .

به عبارت دیگر حسابدار علاوه بر داد و ستد ها (  بده بستان ها ) ، تغییرات در آن چه : "قرار است بدهیم" یا "قرار است بگیریم"  را نیز ثبت می کند .  

وقتی کالایی را به مشتری تحویل می دهیم یعنی خرید و فروش انجام می شود ، از دید عرف ، قانون ، رویه های بازار و ... به طور مسلم و قطعی حق داریم در ازای آن مقدار معینی پول را مطالبه کنیم ، و این انتظار واهی نیست ، وهم آلود نیست ، بلکه بر اساس شرایط و قواعد معامله یا قرارداد یا قرار و مدار میان خریدار و فروشنده یا روال حاکم بر محیط داد و ستد می باشد . 

در واقع می توان گفت خریدار یا طرف معامله محکوم به پرداخت می باشد ، بنابراین حسابداران تصمیم گرفته اند  بطور استاندارد ، در چنین شرایطی همگی ، خریدار را بدهکار نموده و یا فروشنده را بستانکار نمایند (مبنای تعهدی) .

کامیونی که به سمت مقصد در حرکت است و باری را از تولید کننده یا فروشنده برای خریدار حمل می نماید ، هنگامی که به سوی خریدار رهسپار است با خود بدهکاری برای خریدار حمل می نماید و هنگامی که بار را به مقصد تحویل داده و امضای خریدار یا نماینده وی را زیر فرم های مربوط اخذ نموده  و در حال بازگشت می باشد ،  برای فروشنده ، بستانکاری حمل می نماید ! . 

صدور سند :

صدور سند تثبیت و مسجل ساختن یک رخداد مالی قابل اندازه گیری و قابل تفکیک می باشد .

پول نقد موجود در بانک یک دارایی عینی است : یعنی قابل مشاهده است و هر دخل و تصرفی در آن می توانیم انجام دهیم  برای رسیدن به دارایی مشهود ، ملموس ، قابل دخل و تصرف یک سری مراحلی بایستی رخ دهد

معاملاتی انجام می دهیم 

حسابداری :  فعالیت هایی که ما برای رسیدن به دارایی های بیشتر انجام می دهیم را به تصویر می کشد .

برای مرحله خرید کالا یا خدمت برای تولید و ارائه کالا یا خدمتی که ارزش افزوده ای به آن تعلق بگیرد حساب های هزینه ، خرید کالا ، موجودی انبار ( شامل موجودی مواد اولیه ، کالای در جریان ساخت ، کالای ساخته شده و ... ) و حساب های پرداختنی را ابداع کرده و مورد استفاده قرار می دهند .

برای فروش یعنی ارائه کالا یا خدمت به مشتریان حساب های فروش و بدهکاران

در خرید کالا یا خدمت  : حسابی که کالا یا خدمت را دریافت کرده بدهکار

و حساب شخصی که کالا یا خدمت را به ما ارائه نموده یا از او خریداری کرده ایم بستانکار می شود .

سایر رخداد های مالی ، فعالیت های مالی ، که تا تبدیل این بستانکاری به پرداخت و تصفیه قطعی واقع می شوند یا احتمال وقوع دارند از همین قاعده تبعیت می کنند .

یعنی جانشین ها و معادل های آن نیز همین گونه عمل می شوند ، مانند چک ( اسناد دریافتنی ) ، به سررسید روز یا مدت دار نوعی جانشین وجه نقد است تا زمانی که وصول شده و به حساب واریز شود یا به نوعی کارسازی شود ، یعنی بجای وصول وجه آن با واگذار کردن آن به دیگران ، یکی از بدهی های شرکت با آن تهاتر شود .

هزینه یابی استاندارد ، حدس یا تشخیص موردی نیست

اعمال نرخ استاندارد به آحاد تولیدی با اعمال نرخ دل بخواه و نامشخص تفاوت دارد .

یعنی اینکه نرخ استاندارد ،‌نرخ مشخصی است که بر اساس تجزیه تحلیلهای فنی ، آماری و مالی بدست آمده و بر تمام آحاد یک گونه کالای تولیدی اعمال می گردد ، اعمال نرخ موردی ، حتی اگر در فلان مورد خاص ، به واقعیت نزدیکتر باشد ،‌ هزینه یابی استاندارد نیست .

شاید بتوان گفت :
در هزینه یابی استاندارد ، بدون دسترسی به مبالغ هزینه واقعی و صرفا با در دست داشتن آحاد تولیدی ،‌بایستی بتوان سهم نرخ های استاندارد در مبلغ بهای تمام شده کالای تولیدی را شناسایی کرد .

وبلاگ موسسه خدمات حسابداری و حسابرسی سنجش سپاهان

 وبلاگ نویسی تحت عنوان موسسه سنجش سپاهان (شماره ثبت 535 اداره ثبت شرکت های اصفهان) و به عنوان مدیرعامل این موسسه ، را آغازی برای تبادل تجربیات حرفه ای ، رقابت ، تبلیغ ، کسب درآمد و از همه مهمتر تلاشی برای اتحاد صنفی و پیگیری مطالبات اعضای این حرفه آغاز نموده ام .

مدیریت یا "همه کار توانی" ؟

یکی از سرفصل های گفتگوی آتی :
در سپهر مدیریتی کشورمان با پدیده تصور "همه کار توانی" روبرو بوده و هستیم 

نه تنها مدیریت اداری ، بوروکراتیک ، اقتصادی بلکه مدیریت سیاسی بالاخص و به فراوانی از این وضعیت بی بهره نبوده است .

متن مناسبی در مورد سیستم ERP

مطالبی که معمولا در مورد سیستم ERP در فضای اینترنتی یا متون موجود در مراکز و سازمان های مرتبط وجود دارد ، بیشتر ترجمه بوده یا رسا نیست .

متن زیر گزارش پرسش و پاسخی از یک گردهمایی می باشد ، خواندن آن را به کسانی که تمایل دارند مفهوم و معنای درست این سیستم را درک کرده و تفاوت آن را با سایر سیستم ها بشناسند سفارش می کنم : 

پرسش و پاسخ مربوط به موضوع سخنرانی جناب آقای دکتر صفاری
« برنامه راهبردی منابع ERP »
در هشتاد و یکمین گردهمائی انجمن

یک راهبر هوشمند سازمانی
اشاره :برنامه ریزی و راهبری منابع سازمانی (ERP ) همواره در صدد ارائه راه حل هایی برای یکپارچه سازی جریان اطلاعات و افزایش کارائی منابع موجود در یک سازمان است . بمنظور بررسی و تجزیه و تحلیل این

راه حل گفتگوئی را با ...... انجام داده ایم که از نظرتان می گذرد .

* - لطفا" بفرمائید ERP چیست ؟واژه ERP یک مفهوم است که مخفف Enterprise Resource Planing ( برنامه ریزی منابع سازمان ) می باشد .

در رابطه با سیستمERP تعاریف مختلفی ارائه شده است که بنا به دیدگاه های مختلف تعاریف نیز فرق می کند .

بطور کلی ERP یک مفهومی فراتر از یک نرم افزار ساده ، بلکه یک نظام مدیریت سازمانی است که تحول در سازمان ایجاد می کند . در واقع یک نظام نرم افزاری یکپارچه است اما ویژگی مهم آن یکپارچه سازی فرایند ها در کل سازمان است . لذا ERP نقش یک راهبر هوشمند را در سازمان ایفا می کند . بنحویکه اولا" پرسنل بخش های مختلف سازمان بتوانند اطلاعات مورد نیاز را از آن استخراج کنند و از روند امور سازمان آگاه شوند . ثانیا" ، مدیران ارشد سازمان بتوانند سراسر عملیات سازمان را زیر نظر گرفته و در صورت لزوم نقاطی از فرایند را که دچار مشکل شده به سرعت شناسائی کرده و با توجه به ابزارهای تحلیلی هوشمند مشکلات را برای خود حل نمایند .

* - ERP شامل کدام یک از فعالیت های سازمان می شود ؟شامل تمام فعالیت های سازمان می شود . در واقع ERP تمام فعالیت های مربوط به ماژول های سازمان را دربر می گیرد . ماژول ها از نظر اطلاعات علاوه براینکه با یک مرکز اطلاعات مرتبط هستند بلکه این ارتباط به یکدیگر نیز وجود دارد . نکته ظریف اینجاست کهERP یک سیستم واحد یکپارچه است ونه چندین سیستم مختلف مرتبط با هم .

* - بین سیستم عملیاتی یکپارچه ( Mis ) با سیستم ERP چه تفاوتی وجود دارد ؟سیستم های اطلاعاتی یکپارچه سیستم هائی هستند که تحت یک شبکه ارتباطی و در حد تبادل اطلاعات با هم اشتراک اطلاعاتی دارند که گاهی باین سیستم های یکپارچه اطلاعاتی در بازارMis نیز اطلاق می شود که جای بحث دارد . ولی در سیستم ERP یکپارچگی در سطح فرایندها است . در حالیکه سیستم Mis صرفا" مربوط به پایگاه داده ها است . لذا بهمین دلیل است که ما برای بخشی از سازمان ERP نداریم بلکه این نظام ، یک سیستم واحد برای کل سازمان است

* - آیا در حال حاضر سازمان ها آمادگی لازم برای عبور از Mis و استقرار ERP را دارند ؟ کاملا" بستگی به خواست و تصمیم مدیران ارشد دارد . یعنی اینکه مفهوم واقعی ERP را درک کرده و نسبت به آن باور و اعتقاد داشته باشند . باور اینکه ERP یک طرح تحول سازمانی است و نیاز است فرآیند مهندسی مجدد در سازمان را طی کند بسیار اهمیت دارد . بعد از این باید به مسائل فنی و اقتصادی اشاره کرد لذا نمی توان بطور روشن تعریف کرد که چند درصد از سازمان های ما آمادگی این فاز گذر را خواهند داشت . زیرا میزان این آمادگی درهر سازمان به مسائل خاص آن بستگی دارد و نمی توان مسئله یکی را به دیگران تعمیم داد .

* - لطفا" چند ویژگی مهم را در سیستم ERP نام ببرید.عموما" در سیستم ERP چهار اصل حاکم است :

1 – سازماندهی بر اساس هدف است نه بر اساس وظایف .

2 – اطلاعات در سراسر سازمان فقط یک بار ثبت می گردد .

3 – کارهای موازی و شغل های موازی در یکدیگر ادغام می شوند .

4 - کار در جایی انجام می شود که منطقی است ( مهندسی ارزش )

* - سیستم های ERP دارای چه قابلیت و مزایایی هستند ؟با توجه به اینکه سیستم هوشمند ERP معمولا" دارای رویکرد استاندارد PM BOK و معماری مبتنی بر Client/Server را دارد لذا هر شخصی قادر است بر اساس حق دسترسی تعریف شده علاوه بر کسب اطلاعات مورد نیاز وظایف خود را به صورت online در نقاط مختلف کشورانجام دهد .

قابلیت دیگر سیستم های هوشمند ERP ، نظارت عالیه ( Munotoring ) بر کلیه حوزه های کاری سازمان است .

برخی از مزایای استفاده از سیستم های ERP عبارتند از :

- کاهش هزینه های عملیاتی

- کمک در تصمیم گیری بموقع و تصمیم سازی

- افزایش بهره وری از طریق تغییرات فرآیند ساختار سازمان .

- امکان بهره گیری از تجربیات سازمان های مشابه با استفاده از Best practice

- افزایش رضایت مشتری به علت شفاف سازی و تسهیل در فرایند انجام کار

- امکان دسترسی و حل مسئله از طریق نرم افزار Toinvreaent

- امکان سنجش مسئولیت حوزه های کاری

- امکان ایجاد و صرفه جوئی در هزینه ها بین 10 تا 35 درصد

- امکان مقایسه بودجه و عملکرد بر اساس آیتمهای قراردادی

هنگامیکه سازمانی ERP را به عنوان یک هدف استراتژی برای خود انتخاب کرده ، طبیعی است که معیار موفقیت نمی تواند فقط فرآیندهای سیستم های درون سازمانی باشد . یعنی اگر مثلا" مشکلی در فعالیت یکی از سیستم ها بوجود آید باعث نمی شود مسیر حرکت سازمانی منحرف شود در حالیکه ، ERP یک طرح استراتژیک است و تمام سازمان را تحت پوشش قرار می دهد . لذا اگر به درستی پشتیبانی نشود ممکن است سازمان دچار مشکل جدی شود بهمین دلیل در پروژه های ERP به لحاظ اهمیت آن باید سیستم تحت نظارت مستقیم مدیر عامل آغاز و ادامه پیدا کند در حالیکه در پروژه سیستم های جامع اطلاعاتی می تواند از بخش انفورماتیک یا واحد IT سازمان شروع شود .

* - منظور از ماژول در سیستم های ERP چیست ؟همانطور که می دانید در سیستم ERP روابط داخلی و بین بخشی غالبا" بسیار پیچیده است . بنابراین واضح است که برای ایجاد یکپارچگی در چنین وسعت و دامنه ای به ابزار قدرتمند و متکی بر تکنولوژی های نوین نیاز است . لذا برای اجرای عملی این امر ERP از اجزایی به نام ماژول یا کارکرد تشکیل شده است . هریک از این ماژول ها در واقع معرف یک یا چند بخش ( واحد ) از سازمان هستند . هر ماژول ممکن است چندین بخش سازمان را پوشش داده و نیازهای کارکردی آنها را مرتفع سازد .

بطور کلی استاندارد تعریف شده ای برای طراحی ماژول های یک سیستم ERP نمی توان در نظر گرفت، زیرا غالبا" متناسب با وضعیت موجودtailoring (پرو) می شود .

ماژول هایی که در اکثر سازمان ها معمولا" وجود دارند از قبیل ماژول فروش ، ماژول خرید ، ماژول موجودی ، ماژول هزینه یابی، ماژول منابع انسانی ، ماژول کیفیت ، ماژول اموال ، ماژول برنامه ریزی تولید، ماژول مالی ، ماژول مشتری.

بطور مثال گردش کار در ماژول مالی را به این شکل می توان نمایش داد.

* - اگر بخواهیم در یک سازمانی ERP را پیاده کنیم .بنظر شما چه مراحلی را باید بگذرانیم ؟اگر پیاده سازی را بعنوان انجام یک پروژه فرض کنیم بدیهی است : در مرحله اول بایستی امکان سنجی و مطالعه اولیه بشود از قبیل بررسی وضعیت موجود و تعیین نیازمندی های سازمان و همچنین تعیین اولویت بندی واحدهای مختلف برای اجرای سیستم

در مرحله دوم مطالعات تفصیلی و عمیق تری صورت می گیرد که گاهی منجر به اصلاح بعضی از فرآیندها و یا ایجاد فرآیندهای جدید می شود که اصطلاحا" به آن مهندسی مجدد فرآیند می گوئیم و همچنین در این مرحله فهرست کارگروه ها ی مورد نیاز تهیه می شود که اصطلاحا" به آن list Function می گویند .

در مرحله سوم با توجه به مطالعات انجام شده در مراحل 1 و 2 به انتخاب راه حل می رسیم که اصطلاحا" Solution می گویند

نهایتا" در مرحله چهارم اجرای سیستم آموزش و فرهنگ سازی است که در این مرحله عملیات پیاده سازی ، نصب و راه اندازی سیستم با توجه به بومی سازی کردن نرم افزار انجام می گیرد و همچنین کمیته هایی برای فرهنگ سازی جهت بستری مناسب برای اجرای سیستم و اجرای دوره های آموزشی مورد نیاز به تفکیک سطوح سازمانی انجام خواهد گرفت .

*************************