افزایش بازدهی و بهره وری در سازمان اداری مالی شرکت ها

مدیران مالی , اداری مالی و یا سرپرستان حسابداری شرکت ها چگونه می توانند  در شرکت ها و صنایع بخش خصوصی ,  که امروزه جای جای شهرک های صنعتی و یا خارج از آن  ( به استثنای صنایع مادر و دولتی ) حضور داشته و معمولا نیز از ابزارها و راهکارهای مشابهی استفاده می کنند , بهره وری و راندمان را افزایش دهند ؟.

دانلود فایل از این لینک .

چسبندگی یا سیال بودن ساختار بانک های اطلاعاتی

بهره برداری عملیاتی از نرم افزارها

مدیریت محترم واحد تولیدی  ............

با سلام

اگر علیرغم پرداخت هزینه خرید , نصب , بروزرسانی و پشتیبانی انواع نرم افزارهای اداری مالی , عملیاتی و سازمانی در شرکت شما   : 

اندکی از امکانات آن ها بهره برداری شده و مابقی ظرفیت  بدون استفاده مانده است , (مثلا از میان صدها گزارش و فرم موجود در نرم افزار , صرفا تعداد انگشت شماری از آن ها مورد بررسی و استفاده قرار می گیرد)  !؟.

بیشتر , برای "نگاهداری اطلاعات" از نرم افزار ها بهره برداری می شود  تا "تجزیه و تحلیل" و یا اعمال کنترل و برنامه ریزی موثر روی فعالیت ها و عملیات واحد با بهره گیری از آن اطلاعات !؟.

اگر , حتی با وجود بروز بودن نرم افزار انبار و ثبت کلیه وارده صادره ها در آن ,  باز هم اطمینانی وجود ندارد که مانده آن مساوی موجودی واقعی انبار باشد , و چه بسا با شمارش عینی سریع تر بتوانید به مانده قابل اتکا برسید !؟.

علیرغم استقرار نرم افزار بهای تمام شده محصولات تولیدی , باز هم برای پیشنهاد نرخ به خریدار یا سفارش دهنده , به محاسبه سرانگشتی بهای تولید متوسل می شوید و یا قیمت تمام شده ای که برای محصولات ارائه می گردد با بهای واقعی آن تفاوت قابل ملاحظه ای دارد !؟.

چنانچه بعد از دریافت گزارش بهای تمام شده یک محصول متوجه می شوید که یکی از اقلام بهای تمام شده , به دلیل اینکه ( مثلا) هنوز فروشنده (یا مامور خرید) فاکتور آن را ارائه ننموده , در لیست بهای تمام شده محصول مشاهده نمی گردد !؟.

اگر , گاهی , به یکباره متوجه می شوید که تقدم و تاخر فعالیت ها رعایت نشده (مثلا درخواست خرید یا تولید روز جاری انجام شده ولی به فلان درخواست یک ماه پیش هنوز ترتیب اثر داده نشده است ) و برای رعایت ترتیب امور و انجام آن ها در موعد مقرر نیاز به پیگیری مداوم و هر روزه دارید !؟.

اگر برای کسب اطلاعات در مورد نحوه عملکرد کارکنان و میزان پیشرفت کار آن ها و یا رفتار سازمانی شان , به حضور مداوم فیزیکی در محل , یا به کسب اطلاع شفاهی از طریق یک یا چند نفر از کارکنان حاضر در قسمت نیاز دارید !؟.

اگر هنوز پست سازمانی "اپراتور" ی ( یکی از کارکنان که وظیفه اش وارد کردن مثلا "حواله تحویل کالا" ,  "رسید انبار" , "گزارش تولید" و  ... در نرم افزار مربوط می باشد ) در چارت سازمان تان دارید !؟.

و  ...      در این صورت : خدماتی که ما ارائه می دهیم می تواند برای تان بسیار سودمند باشد .

بهره برداری از ویژیو visio بدون آشنایی قبلی !

برای اندیشیدن به مسائل : شیوه و بستر اندیشیدن بایستی فراهم گردد .

توان و گنجایش حافظه عملیاتی انسانی در مقایسه با گنجایش و حافظه عملیاتی دستگاه های ساخت بشر (رایانه و ماشین حساب و ... ) اندک است .

طبقه بندی , مدل سازی و الگوهای تصویری برای نگاه داشتن پارامترها , موقعیت و جایگاه ها به ذهن یاری می رسانند .

یکی از دلایل نیمه کاره ماندن استقرار نرم افزارها در شرکت ها ضعف  کل نگری است , و مدل سازی باعث بهبود کل نگری می شود .

برای این که بتوان اندیشیدن به مسائل سازمانی و روش های انجام کار را در سازمان های موجود در بخش خصوصی بخصوص واحدهای فعال اقتصادی "کوچک و متوسط" ( mild & medium ) , ( اعم از : شرکت , بنگاه , تجارتخانه , کارگاه , فروشگاه و ... ) رواج داد لازم است کار با نرم افزارهای تخصصی در این زمینه که خوشبختانه (فعلا) به رایگان (برای دانلود و نصب) در دسترس می باشند را آسان سازی و روتین کرده و هزینه انتقال تکنولوژی به داخل این موسسات را کاهش  داد .

در این راستا : نرم افزار "ویژیو" برای ترسیم چارت های سازمانی و انواع دیگری از این محصولات ( دیاگرام , فلوچارت و ... ) مناسب می باشد .

برای ترسیم چارت سازمانی (organizational chart  ) با ویژیو نیازی به داشتن اطلاعات چندانی در رابطه با نحوه کار با آن نمی باشد .

همچنین با شیوه پیشنهادی زیر نیاز به صرف هزینه و وقت چندانی برای تهیه اطلاعات مورد نیاز چارت نمی باشد , زیرا اطلاعات و اسامی پست ها و جایگاه های سازمان , معمولا , در نرم افزار های محاسبه حقوق و دستمزد یا کارت ساعت زن الکترونیکی یا سایر نرم افزارهای اداری مالی و کارگزینی که قابل انتقال و ارسال ( export ) به اکسل می باشند , و یا فرم های متفرقه اداری مالی که معمولا با اکسل تهیه و پردازش می شوند , موجود است .

حتی , در غیر این صورت , تهیه جدولی با فرمت زیر به صورت دستی نیز چندان زمان نمی برد :

پس از آن در نرم افزار ویژیو گزینه چارت سازمانی می توان از روش دریافت اطلاعات از خارج (import data) استفاده نمود و با هدایت ویزارد های موجود در نرم افزار به نتیجه دلخواه رسید :

سپس در محیط نرم افزار می توان نحوه و استیل نمایش چارت را ادیت نمود :

با استفاده از تنظیماتی که کاربران به تدریج با آن آشنا خواهند شد انواع دیگری از قالب های موجود مورد بهره برداری خواهند گرفت .

اما مهم این است که با این شیوه یک واحد بدون پرداخت هزینه ای , امکان راه اندازی و بهره برداری از یک نرم افزار تخصصی را یافته است .

راهنماهای فارسی کار با این نرم افزار که به رایگان از اینترنت قابل بهره برداری می باشد :

   از سایت "لِرن این وِب"   http://download.learninweb.com/visio2016.exe 

و فایل  راهنمای فارسی از آدرس :  http://riazisara.ir/post/1743

و از سایت "کالج پروژه " به آدرس زیر :

  http://collegeprozheh.ir/wp-content/uploads/2015/11/Visio2010-learning-www.collegeprozheh.ir_.rar

و ...

می توانید راهنماهای فارسی موجود را دانلود کرده ودر ویرایش چارت تهیه شده از آن ها بهره ببرید .

این راهنما را از این آدرس  دانلود کنید .

خروجی انبار : واقعی یا استاندارد ؟

این آنالیز برای یک شرکت که عملیات تولیدی آن  به صورت سفارش کار بوده ,  نرم افزار تدبیر در آن مستقر شده , و متاسفانه خروجی مواد از انبار بر اساس لیست متریال مصرفی استاندارد ( که با مصرف واقعی فاصله خواهد داشت ) تنظیم شده و در نتیجه موجودی واقعی انبار غیر قابل حصول گردیده است ,   می باشد :

گزارش آنالیز ( تجزیه و تحلیل) سیستم تولید  :

نرم افزار حسابداری انبار تدبیر در این شرکت مستقر می باشد , قسمتی از ماژول انبار نرم افزار حسابداری جامع تدبیر به تولید استاندارد  اختصاص دارد .

در این کاربرد ابتدا فرمول های مونتاژ (یا تبدیل)  وارد شده و سپس با استفاده از داده های واقعی گردش کالا و گردش ریالی آن در انبار , بهای تمام شده کالای ساخته شده محاسبه می گردد .

 

گزارشات این سیستم عبارت اند از :

دفتر تولید    ,    گزارش کسری مواد  ( کسری برای تولید محصول )   , دفتر تولید  مقداری   ,  گزارش مصرف مواد و محصولات  ,  گزارش تفصیلی مصرف مواد با فرمول متغیر      ,   و چند گزارش دیگر  .

برای پردازش فرمول ها از اطلاعات موجود در سیستم انبار ( بهای تمام شده کالای خریداری شده آماده برای مصرف ) بهره برداری می نماید .

تنها ارتباط و تداخل و تاثیر این سیستم بر تعداد و مبالغ  موجودی کالا و مواد آماده برای مصرف ناشی از رسیدهایی که به طور واقعی در سیستم انبار وارد گردیده اند از رهگذر  فرم :    رسید محصول   می باشد .

این سیستم هیچ گونه دخالتی  در ورودی های سیستم انبار ندارد , یعنی آن ها را کاهش و افزایش نمی دهد , بنابراین دخالت آن منحصر به صدور مواد اولیه موجود در انبار بر اساس مقادیر فرمول های تولید محصول و نرخ بهای تمام شده موجودی آماده برای مصرف رسیدهای وارد شده در آن می باشد .

این سیستم به هر دو روش :

1-   صدور اسناد خروجی مواد اولیه برای محصول تولید شده , و

2-   بدون صدور خروجی برای محصول تولید شده  ,

می تواند ضمن ارائه گزارشات کامل در هر دو حالت به کار گرفته شود .

بنابراین قابلیت کار و ارائه گزارشات بدون تداخل با اطلاعات واقعی انبار  را دارا می باشد .

در صورتی که خروجی های انبار به تولید , یعنی مواد اولیه تحویل شده به تولید بر اساس درخواست و سپس صدور فرم حواله انبار در سیستم انبار ثبت گردیده باشد , و چه حواله خروج از انبار توسط خود سیستم تولید ثبت گردیده و موجودی کالا کاهش یافته باشد ( زمان ثبت "رسید محصول تولید شده" ) , با استفاده از موجودی (مانده) مواد اولیه ای که این گونه حاصل می آید گزارش کسری مواد و سایر گزارشات این سیستم  که با مانده مواد اولیه سروکار دارند قابل بهره برداری می باشند .

گزارش کسری مواد :

این گزارش سیستم تولید مختص تعیین میزان کسری مواد اولیه برای تکمیل محصول در دست ساخت می باشد ( موادی که بایستی تهیه و تدارک شود تا سفارش به انجام رسد ) و گزارش کسر یا اضافه مواد نسبت به فرمول استاندارد تولید , یعنی اضافه یا کسر مصرف , به طور کلی , با این ماژول قابل دریافت نبوده ولی به صورت دستی می توان با تلفیق گزارشات انبار و گزارشات تولید به آن دست یافت .

برای این که به طور سیستمیک ( بدون دخالت اضافی و پردازش غیر سیستمی ) گزارش کسر یا اضافه مصرف مواد در ساخت محصول ( انحراف از استاندارد تولید محصول ) را داشته باشیم , بایستی ماژول بهای تمام شده نرم افزار جامع تدبیر را  نصب و بهره برداری نماییم .  

معایب صدور سند حواله انبار توسط فرمول استاندارد تولید :

1)      برخی از اطلاعات مورد نیاز برای اجرای کامل این روش موجود نیست یا توسط  مهندسی صنعتی شرکت هنوز تعیین نگردیده است , مانند  نرخ جذب سربار , مواد اولیه کمکی , دستمزد مستقیم و ...  و یا  اساسا ساختاری و راهکاری برای حصول به آن ها هنوز تعریف نگردیده است و فرمول ها نیز , هنوز , از دقت قابل اتکایی بهره مند نمی باشند  .

2)      معایب کنترل داخلی : 
توافقی بر قبول کسر یا اضافی این روش بین مدیریت و انبار صورت نگرفته است , یعنی در صورت کاربرد این روش مشخص نیست که کسری کالا بخاطر اضافه مصرف در تولید به حساب تولید کنندگان بایستی بدهکار گردد یا به حساب انبارداران !؟ .

3)      نوع فعالیت تولیدی شرکت بر اساس " سفارش تولید " می باشد , بنابراین موارد ناشناخته بسیاری که از پیش قابل تعیین و درج در فرمول ها  نمی باشند , معادله تولید را برهم  زده  و باعث کسر یا اضافه مصرف مواد ( و سایر عوامل ) در اجرای سفارش می گردند .

4)      این روش بیشتر برای واحدهای تولیدی که ورودی و خروجی خط تولیدشان  قابل کنترل و اندازه گیری دقیق می باشد اما موجودی محصول یا مواد اولیه شان به راحتی قابل شمارش و کنترل نیست ( مانند تولید کنندگان خوراک دام و طیور ) , می تواند کاربرد داشته باشد  , البته تبیین استاندارد برای تولید و کنترل عملیات واقعی توسط آن برای شرکت بسیار سودمند می باشد , اما به منظور کنترل عملیات نه ثبت اسناد خروجی کالا از انبار .

راهکار های پیشِ رو برای سال جاری  :

1)      تکمیل حواله انبارهای ثبت نشده در سیستم انبار برای ایجاد ویژگی جامعیت و یکپارچگی اطلاعات مالی  و دریافت گزارشات سیستم تولید بر اساس اطلاعات واقعی و بازخورد آن به قسمت مهندسی صنعتی برای بهبود استانداردها BOM و کنترل تولید .

2)      ثبت درخواست های مواد اولیه برای تولید محصول ( و سایر فرم های رایج ) در سیستم (برای ایجاد امکان مقایسه مقادیر درخواستی با مقادیر مجاز تعریف شده در استاندارد محصول و سایر مقاصد )  .

3)      برقراری گردش عملیات واقعی در سیستم برای تحقق کنترل و برنامه ریزی تولید و عملیات ( مقایسه استاندارد با واقعی ) .

راهکارهای بلند مدت :

زمینه سازی استقرار ماژول "بهای تمام شده"  و در صورت لزوم "کنترل و برنامه ریزی تولید" نرم افزار تدبیر ( از آن جایی که به هر حال شرکت روی این نرم افزار سرمایه گذاری کرده و نیروهای شرکت با آن آشنایی دارند , نه از این لحاظ که بهترین نرم افزار برای این کار می باشد ) , برای حفظ یکپارچگی و جامعیت سیستم های مالی اطلاعاتی و یگانگی ساختار دیتابیس  شرکت و پرهیز از چندگانه نمودن ساختارها و بسترهای ورود و پردازش اطلاعات در شرکت .