مزیت های کاربست تئوری انتخاب درراهبری سازمان مالی اداری شرکت ها

شرایط پیش روی جامعه ما در حال حاضر چنین است :

وضعیت اقتصادی نامطلوب ,

بیکاری گسترده جوانان دانش آموخته  ,

وابستگی به واردات , دشواری های تولید و ورشکستگی روزافزون واحدهای تولیدی . 

فقدان امید به حاکمیت و دولت برای برون رفت از این اوضاع .

امروزه , دیگر , مسلم است که دموکراسی به کارآمدی و کارآمدی به رفاه همگانی منتهی خواهد شد , و لازمه دموکراسی پایدار بخش خصوصی قوی می باشد , اما بخش خصوصی کشور در وضعیتی نیست که بتواند نقش خود را در این زمینه ایفا نماید  . هر چند بخش خصوصی کشور در بهره گیری از تکنولوژی و کاربرد فناوری همواره پیشتاز بوده است , اما در کنار اثرات نامطلوب دخالت دولت و حاکمیت در اقتصاد , پاره ای مسائل و از همه مهمتر هزینه بهره مندی از فناوری پیشرفته و کمبود نیروی انسانی کارآمد و مشتاق بکارگیری فناوری در بخش خصوصی از جمله موانع  می باشند . در زمینه مالی اداری و اینفورماتیک که به حرفه ما مربوط می شود شرایطی که امروزه در شرکت های تولیدی برقرار است تا نقطه ایده آل فاصله بسیاری دارد

دانش آموختگان , نخبگان , فعالان اجتماعی در این شرایط چه در زمینه سیاسی و چه در عرصه کسب وکار و فضای کاری موسسات و شرکت ها یا مشاغل بخش خصوصی بایستی به گونه ای عمل نمایند که بخش خصوصی کشور بتواند در همین شرایط با غلبه بر مشکلات به یاری برقراری دموکراسی و رفاه همگانی در کشور بشتابد  . 

یکی از مسائل بخش خصوصی چگونگی تعامل با سازمان امور مالیاتی  می باشد :

بیشتر دریافتی های سازمان امور مالیاتی از شرکت ها مبالغی است که شرکت ها به عنوان جرایم مالیاتی پرداخت می کنند یا جنبه مالیات بر درآمد کسب نشده و تحقق نایافته را دارد , مانند مالیات بر ارزش افزوده که در عمل بیشتر جنبه مالیات مقطوع بر کسب وکار (نه درآمد = سود ) را یافته است , و انواع جرایم مالیاتی  .

برای این که شرکت ها بتوانند از عدالت مالیاتی برخوردار شوند بایستی در راستای حاکمیت   "قانون محوری" بجای "ممیز محوری" یا "رابطه محوری" تلاش کرد .

برای این که بخش خصوصی بتواند ثبات در تصمیم گیری و تنظیم رویکردهای خود در تصمیم گیری داشته باشد بایستی در هر زمینه پارامترهای ثابتی وجود داشته باشد , نظرات ممیزان و مدیران دارایی معمولا شخصی است و بسته به روابط پیدا یا پنهان و شهر به شهر و بخش به بخش تفاوت دارد , اما قانون برای کل کشور ثبات  رویه دارد .

اما ملزم ساختن ممیز و افراد حاضر در سلسله مراتب بوروکراتیک دارایی نیازمند :

1-  -  تسلط کارکنان بخش خصوصی بر قوانین و بخشنامه ها .

2-  -  وجود اطلاعات محکم و محکمه پسند برای تنظیم دفاعیات و ارائه به مراجع قانونی بالادست , می باشد .

بنابراین شرکت ها بایستی بتوانند انواع گزارشات توجیهی و دفاعی بر اساس اطلاعات تفصیلی از عملکرد خودشان برای اثبات واقعیت های اقتصادی به مراجع دولتی و دارایی و حتی بیمه تامین اجتماعی تهیه کنند .

و این امر نیازمند داشتن بانک اطلاعاتی بروز و قابل اتکا می باشد .

بخش خصوصی کشور بایستی بتواند رقابت کند و در غیر این صورت حذف یا  بتدریج تضعیف خواهد شد .

رقبای بخش خصوصی عبارت اند از : رقبای خارجی که پشتوانه کاربرد تکنولوژی مدرن را دارند و بخش خصولتی و شبه دولتی که پشتوانه رانت و حمایت قدرت سیاسی را دارد  .

 بخش خصوصی برای رقابت با این هیولا های اقتصادی سیاسی  بایستی کارآمد و روزآمد و فناور شود .

حال ببینیم موانع کارآمدی  ,  روزآمدی و فناور شدن بخش خصوصی در زمینه های اداری مالی اینفورماتیک که به حیطه تخصصی حرفه ای ما مربوط می شود چیست ؟

امروزه وضعیت شرکت ها از این قرار است که دسترسی شان به تکنولوژی و نرم افزارهای پیشرفته محدود می باشد , به لحاظ گرانی قیمت این نرم افزارها و در برخی موارد ارائه اطلاعات ناکافی توسط برخی شرکت های تولید کننده نرم افزار و نیز عدم تمایل برخی مدیران و یا مالکان و همچنین امتناع برخی کارکنان به اقتضای منافع صنفی شان یا به تصور این که شفافیت و تسهیل در شیوه انجام کار باعث می شود وضعیت منحصر به فردشان در زمینه تهیه برخی گزارشات ( مثلا اظهارنامه مالیاتی یا صورت های مالی و گاهی حتی مثلا : صدور فاکتور فروش ! یا تهیه لیست حقوق دستمزد ! ) را از دست بدهند . 

کلیه این عوامل دست به دست هم داده و شرایطی را بوجود آورده اند که در یادداشت " عبور از وضعیت آچمز ... " و یادداشت های دیگر در ارتباط با آن سخن گفته ایم .

همان گونه که در یادداشت افزایش بازدهی و بهره وری در سازمان اداری مالی شرکت ها آورده ام استفاده از نرم افزارهای رایانه ای و کاربرد یکپارچه و پیوسته نرم افزارهای مالی که تقریبا در همه شرکت ها موجود می باشد و اصلاح شیوه استقرار و بکارگیری آن ها بهترین وسیله افزایش بهره وری و کارآیی در سازمان مالی اداری می باشد و معمولا بیشتر شرکت ها با بکارگیری و چگونگی بهره برداری از آن ها دچار چالش می باشند .

برای تحقق کارآمدی و روزآمدی , کارکنان بخش مالی اداری بایستی در حال یادگیری مداوم باشند و یادگیری فرآیندی است که به دلخواه  رخ می دهد و با اجبار نمی توان کسی را وادار به یاد گرفتن و از آن مهم تر خلاقیت و نوآوری در کار نمود .

برای برون رفت از این تنگنا و دایره بسته , لازم است راهکاری ارائه شود که در برگیرنده  منافع طرفین درگیر ( کارکنان و کارفرمایان )  در آن بوده و تضاد منافع را به حداقل برساند .

در این راستا کاربست نظریه انتخاب در مدیریت نیروی انسانی مدیریت بدون زور و اجبار را به عنوان نظریه ای که متضمن منافع طرفین می باشد انتخاب نموده ام .

با توجیه فواید این شیوه کار برای تیم های کاری می توان کارکنانی را که همواره در موضع دفاعی و پرهیز از همکاری و سنگر گرفتن پشت دیوار وظایف ثابت جزیره ای می باشند را به همکاری دعوت نمود .

با روشن کردن افق کار در یک محیط کاری دلنشین و زنده و سر حال که کارکنان در آن هر روز نسبت به روز قبل توانمند تر شده و بر پیچیدگی های تکنولوزی فایق می شوند و در فرصت های آتی خواهند توانست نیروی کار خود را به بهای بیشتری عرضه نمایند , کارکنانی را که کمابیش از روی اضطرار ( و شاید عسر و حرج ) مشغول به کار و اطاعت هستند را می توان به مشارکت ترغیب نمود . 

کارفرمایان , مدیران و مالکان کسب و کار که طرف دیگر این معادله هستند در صورت اطمینان از راندمان بیشتر و بهره وری مجموعه های اداری مالی با این رویکرد  همراه خواهند گردید .

فوایدی که نصیب کارفرما می گردد عبارتند از :

1-    - به صرف ورود اطلاعات به شیوه صحیح و اصلاح شیوه های انجام کار , اطلاعات مورد نیاز برای تنظیم صورتهای مالی مانند تولید و عملکرد , سود(زیان) , ترازنامه , اظهارنامه مالیاتی عملکرد , و غیره همواره آماده خواهد بود  .

- -- عدم نیاز به انعقاد قرارداد با اشخاص ثالث برای تهیه اظهارنامه و صورت های مالی در پایان هرسال که مایه ی  تداوم ناکارآمدی مجموعه ثابت و اتلاف منابع می باشد .

3--    تایید عملکرد مالی شرکت توسط حسابرسان ( چنانجه شرکت قانونا ملزم به حسابرسی باشد یا مدیریت یا مالکان شرکت چنین تصمیمی داشته باشند) .

4- -   انجام کلیه فعالیت های مالی اداری در زمان وقوع و نه در مواعد ضرب الاجلی مانند پایان هر فصل , 04/31 هر سال ! , پانزدهم , سی ام یا سی و یکم و غیره .

5-   - داشتن تصویر روشنی از عملکرد کارکنان و امکان ارزیابی کار و نتایج کار آن ها .

6-    -رضایت کارکنان و محیط کاری یادگیرنده , جستجوگر , پر تلاش و زنده .

بنابراین این رویکرد تضمین کننده منافع هر دو طرف درگیر درمحیط های کاری و فضای سازمانی و در نهایت جامعه می باشد و افزون بر این کارکنان می توانند ضمن انجام کار روزمره خود نقش مهمی در کنترل سرنوشت خود و جامعه داشته باشند و سهم خود در اصلاحات زیربنایی مورد نیاز را بدون پرداخت هزینه فعالیت های اجتماعی سیاسی (که در کشور ما بالاست) ادا نمایند  .

آثار امتناع تفکر در عملکرد اداری مالی شرکت ها

آثار   امتناع تفکر   (1) در جامعه , فرهنگ , اقتصاد و سیاست ما آن چنان فاش و گسترده است که شاید نیازی به برشمردن مصداق نداشته باشد .

اما به  اجمال می توان به چند نمونه آن در زمینه فعالیت های حرفه ای مرتبط با تکنولوژی و الزامات سازوکار های جدید اشاره نمود :

برای مدیر مالی , رئیس حسابداری  , معاون یا مدیر مالی اداری که قصد هدایت مجموعه ای با (دست کم)  کاربرد نرم افزارهای جامع  , و بیش از آن با نرم افزارهای ERP  و پیشرفته تر را دارد بدترین حالت آن است که همکار هم ردیف یا کارکنان زیر دست وی به او بگویند :  " هر کاری که شما بگویید انجام می دهیم " ! ؟ .

زیرا برای استقرار این سامانه ها و نرم افزارها تنها چیزی که به درد نمی خورد نیروی گوش به فرمان و کسی است که منتظر فرمان است تا اطاعت کند .

در واقع استقرار این نرم افزارها شدنی نیست مگر آن که مجموعه ای از افراد جستجوگر و خلاق با هم فعالیت موازی ( و نه سلسله مراتبی ) و همزمان را آغاز کرده و آن را به انجام رسانند .

بنابراین همکاران بایستی آن چه را " قرار نیست کسی بگوید " !  انجام دهند  .

برخی فراز های فرهنگی موجود در متون , ادبیات , اشعار و تفکر جامعه ما که آحاد جامعه را به سمت انجماد و توقف تفکر و اندیشه فرا می خواند ,  مانند :

" گفتا به چشم : هر آن چه تو گویی همان کنند "  ( حافظ ) .

"مولانا : هیچ نندیشم به جز دلخواه تو "  ( چکامه دیدار شمس و مولانا ) .

یا از سعدی :

بنده را نام خویشتن نبود      ,     هر چه ما را لقب دهند آنیم

گر برانند و گر ببخشایند         ,   ره به جای دگر نمی‌دانیم  

... تا آن جا که خود اقرار می کند :

مر خداوند عقل و دانش را              ,       عیب ما گو مکن که نادانیم    

و از امتناع تفکر و حتی تفاخر به آن !  و تَحامُق ( خود را به حماقت و نادانی زدن )   در این فرهنگ پرده بر می دارد .

البته سپهر سیاسی و اوضاع اقتصادی ( و مهم تر از آن انحصار حتی در زمینه فناوری ) که آن ها هم مولود همین امتناع تفکر می باشند در  ایجاد این اوضاع بی تاثیر نیستند ,

هر چه افراد تمایل کمتری به درک ساختار و سازوکار فناوری های نوین و کاربرد آن داشته باشند , بر میزان "اطاعت"  خود , یا میزان "دشمن تراشی" و  "تکنولوژی هراسی"  خود می افزایند .

آن چنان که ممکن است برای پیشگیری از استقرار (مثلا) سیستم خزانه داری رایانه ای صاحبان کسب و کار را از هکرها و  فقدان امنیت فضای مجازی دچار توهم نمایند .

برای پیشگیری از اتوماسیون فعالیت ها و برچیده شدن کاغذ از گردش کار  , امکان دخل و تصرف در رکوردهای رایانه ای را بزرگ نمایی خواهند کرد و ... .

به هر حال این عادات فرهنگی نتایج فیزیکی خود را در فعالیت هایی که نیازمند تفکر سیستماتیک و تجزیه و تحلیل می باشد بر جای می گذارند .

همواره پروژه های استقرار نرم افزار ناتمام و یا ناقص استقرار یافته یکی از معضلات اساسی  امور مرتبط با  اطلاعات  و گردش کار مالی  بوده است .

سایر نشانه ها و آثار را در در یادداشت هایی مانند تکمیل چرخه های سیستم ها و نرم افزارها   و بهره برداری عملیاتی از نرم افزارها    توضیح داده ام .

برای غلبه بر کاستی های ناشی از این عادات فرهنگی می توان از ابزار های خاصی مانند ترسیم فلوچارت , دیاگرام , مستند سازی , و سامانه های اینترنتی  یا نرم افزاری تبادل افکار و اندیشه ها بهره گرفت , که در یادداشت های دیگر در این باره  توضیح داده ام .

زیرنویس :  

(1) - امتناع تفکر : رجوع کنید به امتناع تفکر , آرامش دوستدار .

بهره برداری از ویژیو visio بدون آشنایی قبلی !

برای اندیشیدن به مسائل : شیوه و بستر اندیشیدن بایستی فراهم گردد .

توان و گنجایش حافظه عملیاتی انسانی در مقایسه با گنجایش و حافظه عملیاتی دستگاه های ساخت بشر (رایانه و ماشین حساب و ... ) اندک است .

طبقه بندی , مدل سازی و الگوهای تصویری برای نگاه داشتن پارامترها , موقعیت و جایگاه ها به ذهن یاری می رسانند .

یکی از دلایل نیمه کاره ماندن استقرار نرم افزارها در شرکت ها ضعف  کل نگری است , و مدل سازی باعث بهبود کل نگری می شود .

برای این که بتوان اندیشیدن به مسائل سازمانی و روش های انجام کار را در سازمان های موجود در بخش خصوصی بخصوص واحدهای فعال اقتصادی "کوچک و متوسط" ( mild & medium ) , ( اعم از : شرکت , بنگاه , تجارتخانه , کارگاه , فروشگاه و ... ) رواج داد لازم است کار با نرم افزارهای تخصصی در این زمینه که خوشبختانه (فعلا) به رایگان (برای دانلود و نصب) در دسترس می باشند را آسان سازی و روتین کرده و هزینه انتقال تکنولوژی به داخل این موسسات را کاهش  داد .

در این راستا : نرم افزار "ویژیو" برای ترسیم چارت های سازمانی و انواع دیگری از این محصولات ( دیاگرام , فلوچارت و ... ) مناسب می باشد .

برای ترسیم چارت سازمانی (organizational chart  ) با ویژیو نیازی به داشتن اطلاعات چندانی در رابطه با نحوه کار با آن نمی باشد .

همچنین با شیوه پیشنهادی زیر نیاز به صرف هزینه و وقت چندانی برای تهیه اطلاعات مورد نیاز چارت نمی باشد , زیرا اطلاعات و اسامی پست ها و جایگاه های سازمان , معمولا , در نرم افزار های محاسبه حقوق و دستمزد یا کارت ساعت زن الکترونیکی یا سایر نرم افزارهای اداری مالی و کارگزینی که قابل انتقال و ارسال ( export ) به اکسل می باشند , و یا فرم های متفرقه اداری مالی که معمولا با اکسل تهیه و پردازش می شوند , موجود است .

حتی , در غیر این صورت , تهیه جدولی با فرمت زیر به صورت دستی نیز چندان زمان نمی برد :

پس از آن در نرم افزار ویژیو گزینه چارت سازمانی می توان از روش دریافت اطلاعات از خارج (import data) استفاده نمود و با هدایت ویزارد های موجود در نرم افزار به نتیجه دلخواه رسید :

سپس در محیط نرم افزار می توان نحوه و استیل نمایش چارت را ادیت نمود :

با استفاده از تنظیماتی که کاربران به تدریج با آن آشنا خواهند شد انواع دیگری از قالب های موجود مورد بهره برداری خواهند گرفت .

اما مهم این است که با این شیوه یک واحد بدون پرداخت هزینه ای , امکان راه اندازی و بهره برداری از یک نرم افزار تخصصی را یافته است .

راهنماهای فارسی کار با این نرم افزار که به رایگان از اینترنت قابل بهره برداری می باشد :

   از سایت "لِرن این وِب"   http://download.learninweb.com/visio2016.exe 

و فایل  راهنمای فارسی از آدرس :  http://riazisara.ir/post/1743

و از سایت "کالج پروژه " به آدرس زیر :

  http://collegeprozheh.ir/wp-content/uploads/2015/11/Visio2010-learning-www.collegeprozheh.ir_.rar

و ...

می توانید راهنماهای فارسی موجود را دانلود کرده ودر ویرایش چارت تهیه شده از آن ها بهره ببرید .

این راهنما را از این آدرس  دانلود کنید .