سناریوی ورود به وضعیت آچمز در راهبری نرم افزارها

یکی از سناریو های ورود به وضعیت آچمز می تواند این گونه باشد :

معمولا استقرار نرم افزارها , بر مبنای سیستم دستی مستند سازی نشده پیشین  آغاز می گردد .

شرکت ها از قاعده استفاده از ارزانترین نیرو ها و انجام کار شان با کمترین هزینه تبعیت می کنند , بنابر این حتی ممکن است از پشتیبانی شرکت نرم افزاری نیز کمتر استفاده کنند .

معمولا راهبر نرم افزار مسئولیت اجرا را نیز به عهده دارد ,مانند این که : مسئول حقوق دستمزد مسئول استقرار نرم افزار حقوق دستمزد نیز می باشد , یا راه اندازی ماژول حقوق دستمزد نرم افزار یکپارچه مستقر را برعهده دارد .

با توسعه تدریجی نرم افزار و فزونی امکانات نسبت به روش دستی یا نرم افزار سطح پایین تر به تدریجی بر دایره وظایف وی نیز افزوده می گردد .

با توجه به مسائل مالی و  ساختاری و تقابل معمولا موجود بین سازمان اداری مالی خواه ناخواه متوجه می گردد که توسعه نرم افزار با منافع صنفی وی در تضاد می باشد .

البته نظریه امتناع تفکر و تبعیض شناختی را نبایستی از نظر دور داشت .

بنابراین , ناگزیر , فعالیت اش را محدود به این می سازد که همان نتایج پیشین را از نرم افزار بگیرد .

از طرفی در نرم افزارهای یکپارچه و جامع لازمه رسیدن به وضعیت ایده آل و استقرار مطلوب نرم افزار هماهنگی ماژول ها و قسمت های مختلف سازمانی با یکدیگر می باشد , زیرا برای یکپارچگی هم به اطلاعات که در مدیریت (یا حاکمیت! )  قسمت های دیگر می باشد نیاز دارد , هم به هماهنگی در عمل  با آن ها , و معمولا تحقق این دو  ( هماهنگی و دسترسی ) با یکدیگر دشوار می باشد  (جزیره ای بودن قسمت ها ) .

بنابراین :

- اطلاعات فرد از نحوه کار نرم افزار ناقص می باشد  .

- دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای ستآپ نرم افزار ندارد .

- هماهنگی با فرآیندهای قبلی و بعدی دشوار است .

- انگیزه ای برای تکمیل چرخه گردش کار نرم افزار و یکپارچگی آن وجود ندارد .

تا زمانی که نیازهای شرکت محدود می باشد , شاید هیچ یک از موارد فوق دردسرساز یا حتی  شناخته  نخواهد شد  ,

اما   با  توسعه کسب و کار و یا الزامات قانونی مانند الزام به ارائه اظهارنامه های مالیاتی و گزارشات فصلی , و یا حسابرسی قانونی یا حسابرسی مستقل و ممیزی مالیاتی ( که این روزها بیشتر موضوعیت دارد ,  زیرا با دسترسی دارایی به حساب های بانکی و شفافیت معاملات و داد وستد ها معمولا کمتر امیدواری به کتمان و اختفای مالیاتی وجود دارد)  , یا با تغییر رویه های مدیریتی مشخص می گردد که امکان ارائه و بهره مندی از برخی ویژگی های موجود در نرم افزار و تهیه گزارشات فراگیر , یا صورت های مالی و گزارشات تولیدی وجود ندارد یا نیل به آن هزینه بر و زمان بر می باشد , و همزمان به دلیل تناقض در شیوه کار با نرم افزار در هر قسمت یا هر ماژول اصلاح وضعیت نیز نیازمند عزمی فرا قسمتی می باشد , بنابراین آچمز بودن وضعیت استقرار نرم افزار ( و در کل گردش کار مالی مجموعه ) آشکار می گردد .

برای پرهیز از ورود به این وضعیت لازم است :

در درجه اول راهبر استقرار نرم افزار جدای از کاربر آن باشد .

گردش کار فیزیکی و گردش اطلاعات و فرم های درون نرم افزار حتی الامکان مستندسازی شده باشد .

هر تغییر یا تنظیم نرم افزار و یا آغاز ورود اطلاعات در آن با در نظر گرفتن نیاز های مراحل بعدی و کاربرد نتیجه در مقاطع و مواعید دیگر ( مانند صورت ها و گزارشات  مالی پایان سال و مراحل بعدی چرخه کار ) انجام پذیرد  .

...