اتوماتیک سازی ارسال معاملات فصلی

امروزه ارسال معاملات فصلی یکی از مسائل حاد شرکت هاست .

تا کنون  چندین بار ساختار دریافت معاملات و نرم افزار آن تغییر یافته ولی هنوز ارسال معاملات با تفصیل درخواستی سازمان امور مالیاتی فرآیندی است که معمولا به دشواری انجام می پذیرد , و البته هر بار ارتقای نرم افزار سامانه به الزام کاربران به ارسال معاملات با جزئیات بیشتر و دقیق تر  انجامیده است  .

همان گونه که در یادداشت     افزایش بازدهی و بهره وری در سازمان اداری مالی شرکت ها      در بند "اتوماتیک سازی ثبت رکوردها"   عنوان نموده ام بسیاری از فعالیت های مالی قابلیت خودکار سازی دارند .

یکی از روشهای اتوماتیک و خودکار سازی ارسال معاملات استفاده از نرم افزار آفلاین معاملات فصلی به عنوان واسطه ای برای دریافت ریز رکوردهای معاملات خرید و فروش و ...  و سپس ارسال یکباره آن به سامانه آنلاین معاملات فصلی می باشد .

در تصاویر زیر چگونگی انجام آن به صورت دستی نمایش داده شده است که می تواند به عنوان راهنمایی برای تهیه روتین نرم افزاری برای ساختن رابط کاربری لازم  برای ارسال اطلاعات یا جای دادن این روتین در نرم افزارهای مالی مورد استفاده واقع شود .

با نصب نرم افزار غیر بر خط ( آفلاین) معاملات فصلی , اطلاعات معاملات فصلی مانند  خرید , فروش , و ... را از نرم افزار مورد استفاده به اکسل ارسال نمود :

سپس اطلاعات معاملات با هر فرمتی که باشد بایستی به فرمت فایل اکسس  TTMS  مورد استفاده در نرم افزار آفلاین تغییر یابد :

تبدیل ساختار به صورت دستی به شکل زیر می باشد :

خوشبختانه نرم افزار غیر برخط هنگام شناسایی فایل اکسس اشکالات ساختاری آن را شناسایی کرده و پیام خطا نمایش می دهد :

سپس با مراجعه به فایل اکسس می توان در پنجره دیزاین محیط اکسس تغییرات ساختاری مورد نیاز را ایجاد نمود :

و پس از آن دوباره نرم افزار را اجرا نمود تا زمانی که اشکالات فرمت اطلاعات برطرف شود .

پس از قبول ساختار اطلاعات نوبت به کنترل و بررسی ماهیت اطلاعات ارسالی توسط نرم افزار غیر برخط می رسد .

این گونه اشکالات نیز توسط نرم افزار نمایش داده می شود و کاربر می تواند درون همان نرم افزار این اشکالات را برطرف نماید :

و در پایان :  ارسال معاملات به سامانه آنلاین و مراجعه به سامانه  و تایید نهایی ارسال صورت معاملات فصلی و دریافت کد رهگیری .

ظاهرا  , در برخی نرم افزار های مالی   چنین قابلیتی گنجانده شده است .

اما تصور کنید کاربرد چنین روشی تا چه اندازه می تواند کارساز باشد :

- در شرکت هایی که تعداد رکوردهای معاملات در هر فصل ,  گاه , ممکن است افزون از صدها و هزاران رکورد باشد و به دلیل شرایط حاکم بر کسب و کار  یا دلایل دیگر در حال حاضر امکان خرید نرم افزارهای پیشرفته تر یا توسعه نرم افزار فعلی  وجود ندارد  ؟ .

خوشبختانه  همان گونه که در تصویر زیر مشاهده می گردد  , [حداقل]  در نرم افزار سپیدار این امکان تعبیه شده است :

پیش از ارسال معاملات نحوه عمل نرم افزار بایستی حتما کنترل گردد , شاید بخاطر تغییرات مکرر سامانه فصلی و یا تنظیم نادرست نرم افزار ,   اطلاعاتی که توسط برخی نرم افزارها به سامانه معاملات فصلی ارسال گردیده اند , اکنون باعث ایجاد مغایرت بین مبالغ ارسالی طرفین معامله در هنگام ممیزی و دادرسی مالیاتی گردیده اند . 

آثار امتناع تفکر در عملکرد اداری مالی شرکت ها

آثار   امتناع تفکر   (1) در جامعه , فرهنگ , اقتصاد و سیاست ما آن چنان فاش و گسترده است که شاید نیازی به برشمردن مصداق نداشته باشد .

اما به  اجمال می توان به چند نمونه آن در زمینه فعالیت های حرفه ای مرتبط با تکنولوژی و الزامات سازوکار های جدید اشاره نمود :

برای مدیر مالی , رئیس حسابداری  , معاون یا مدیر مالی اداری که قصد هدایت مجموعه ای با (دست کم)  کاربرد نرم افزارهای جامع  , و بیش از آن با نرم افزارهای ERP  و پیشرفته تر را دارد بدترین حالت آن است که همکار هم ردیف یا کارکنان زیر دست وی به او بگویند :  " هر کاری که شما بگویید انجام می دهیم " ! ؟ .

زیرا برای استقرار این سامانه ها و نرم افزارها تنها چیزی که به درد نمی خورد نیروی گوش به فرمان و کسی است که منتظر فرمان است تا اطاعت کند .

در واقع استقرار این نرم افزارها شدنی نیست مگر آن که مجموعه ای از افراد جستجوگر و خلاق با هم فعالیت موازی ( و نه سلسله مراتبی ) و همزمان را آغاز کرده و آن را به انجام رسانند .

بنابراین همکاران بایستی آن چه را " قرار نیست کسی بگوید " !  انجام دهند  .

برخی فراز های فرهنگی موجود در متون , ادبیات , اشعار و تفکر جامعه ما که آحاد جامعه را به سمت انجماد و توقف تفکر و اندیشه فرا می خواند ,  مانند :

" گفتا به چشم : هر آن چه تو گویی همان کنند "  ( حافظ ) .

"مولانا : هیچ نندیشم به جز دلخواه تو "  ( چکامه دیدار شمس و مولانا ) .

یا از سعدی :

بنده را نام خویشتن نبود      ,     هر چه ما را لقب دهند آنیم

گر برانند و گر ببخشایند         ,   ره به جای دگر نمی‌دانیم  

... تا آن جا که خود اقرار می کند :

مر خداوند عقل و دانش را              ,       عیب ما گو مکن که نادانیم    

و از امتناع تفکر و حتی تفاخر به آن !  و تَحامُق ( خود را به حماقت و نادانی زدن )   در این فرهنگ پرده بر می دارد .

البته سپهر سیاسی و اوضاع اقتصادی ( و مهم تر از آن انحصار حتی در زمینه فناوری ) که آن ها هم مولود همین امتناع تفکر می باشند در  ایجاد این اوضاع بی تاثیر نیستند ,

هر چه افراد تمایل کمتری به درک ساختار و سازوکار فناوری های نوین و کاربرد آن داشته باشند , بر میزان "اطاعت"  خود , یا میزان "دشمن تراشی" و  "تکنولوژی هراسی"  خود می افزایند .

آن چنان که ممکن است برای پیشگیری از استقرار (مثلا) سیستم خزانه داری رایانه ای صاحبان کسب و کار را از هکرها و  فقدان امنیت فضای مجازی دچار توهم نمایند .

برای پیشگیری از اتوماسیون فعالیت ها و برچیده شدن کاغذ از گردش کار  , امکان دخل و تصرف در رکوردهای رایانه ای را بزرگ نمایی خواهند کرد و ... .

به هر حال این عادات فرهنگی نتایج فیزیکی خود را در فعالیت هایی که نیازمند تفکر سیستماتیک و تجزیه و تحلیل می باشد بر جای می گذارند .

همواره پروژه های استقرار نرم افزار ناتمام و یا ناقص استقرار یافته یکی از معضلات اساسی  امور مرتبط با  اطلاعات  و گردش کار مالی  بوده است .

سایر نشانه ها و آثار را در در یادداشت هایی مانند تکمیل چرخه های سیستم ها و نرم افزارها   و بهره برداری عملیاتی از نرم افزارها    توضیح داده ام .

برای غلبه بر کاستی های ناشی از این عادات فرهنگی می توان از ابزار های خاصی مانند ترسیم فلوچارت , دیاگرام , مستند سازی , و سامانه های اینترنتی  یا نرم افزاری تبادل افکار و اندیشه ها بهره گرفت , که در یادداشت های دیگر در این باره  توضیح داده ام .

زیرنویس :  

(1) - امتناع تفکر : رجوع کنید به امتناع تفکر , آرامش دوستدار .

ضرورت داشتن یک استراتژی یکپارچه سازی داده

برگرفته از سایت فابک  ,  مقاله :  ضرورت داشتن یک استراتژی یکپارچه سازی داده 

رشد نمایی استفاده از کامپیوتر در سازمان ها و تولد قارچ گونه  سیستم های نرم افزاری  و  عدم تبعیت از یک رویکرد سیستماتیک و یا معماری جهت انجام فرآیندهای یک سازمان  باعث  تولد جزایری شده است که علی رغم مفید بودن ، هیچگونه امکان ارتباطی بین آنها  وجود ندارد . جهت ایجاد  ارتباط بین این جزایر مستقل ، راه حل های مختلفی از گذشته تا کنون ارایه شده است .  تمامی این راه حل ها  به دنبال یافتن پاسخی مناسب برای یکپارچه سازی  ، هم در سطح داده و هم در سطح فرآیند ،  می باشند .  راه حل هایی که در آغاز به دنبال ارایه  راهکار  مناسب  جهت  اشتراک داده بین دو برنامه  بودند تا به امروز که نیاز به یک معماری یکپارچه سازی  متناسب با  معماری سازمانی را دنبال می نمایند .

یکی از  آرزوهای دیرینه  هر سیستم  نرم افزاری  زیستن  در محیطی است که  بتواند  در  صورت ضرورت  با  سایر سیستم ها  تعامل  برقرار نماید  و جلوه ای  از  یک زندگی مدنی  را  به  تصویر  بکشد .   تصویری که هم بتوان در صورت نیاز ، سخن و  درخواست دیگران را شنید و هم بتوان سخن و درخواست خود را  به گوش سایر سیستم ها رساند. این نوع تعاملات می تواند شامل درخواست  یک داده بخصوص  و یا به خدمت گرفتن یک پتانسیل خاص  از یک  سیستم دیگر باشد. تعاملاتی  که ریشه در نیاز به یکپارچه سازی  داده و  یا  برنامه ها  را  در یک سازمان  از گذشته تاکنون نشان  می دهد .
...
خلاصه
در اوایل حضور بانک های اطلاعاتی برخی از کارشناسان  این رویا را داشتند که بتوانند بانک های اطلاعاتی را در سازمان خود بگونه ای ایجاد نمایند که داده تکراری حذف گردد .  "ضبط  داده یک مرتبه ، ذخیره داده یک مرتبه و  استفاده  از  داده  به دفعات " شعاری بود که در گذشته بسیاری به دنبال تحقق آن بودند . پردازش های غیرمتمرکز ، پکیج های نرم افزاری و اعتقاد به بهره برداری از سیستم های قدیمی علی رغم بروز تغییرات عمده در سازمان و بالطبع آن فرآیندهای مربوطه ، پایانی بود بر این رویا .
فقدان یک رویکرد جامع به فرآیندهای یک سازمان باعث گردید که  هر روز شاهد تولد یک سیستم جدید باشیم. سیستم هایی که هر یک از دید خود به دنبال اتوماتیک کردن بخشی  از فرآیندهای یک سازمان بودند و برای حل این مساله ،مدل داده مختص به خود را ایجاد می کردند. همین موضوع باعث شد ، علی رغم این که تمامی سیستم ها زیر یک سقف زندگی می کردند ولی کاملا با هم غریبه بودند و امکان به اشتراک گذاشتن داده و یا برخی از قابلیت ها را بین خود نداشتند. از طرف دیگر ، رهبران و مدیران کسب و کار  به منظور تصمیم گیری مناسب و به موقع  نیاز  به  اطلاعاتی یکدست و منسجم در رابطه با موجودیت های اساسی کسب و کار  داشتند که  در خوشبینانه ترین حالت این اطلاعات در سیستم های مختلفی توزیع شده بود . در بسیاری از موارد این احتمال وجود داشت که  دارای اطلاعات  متناقضی در ارتباط  با یک موجودیت نظیر مشتری باشیم که  این موضوع  باعث بروز مسائل و مشکلات زیادی در بخش های مختلف یک سازمان می گردید.
نیاز  به یکپارچه سازی داده یکی از چالش های اساسی اکثر بنگاه های کسب و کار در عصر حاضر است . امروزه سازمان ها ده ها تا صدها میلیون دلار را صرف یکپارچه سازی داده برای سیستم های تراکنشی و یا سیستم های تحلیلی خود ( نظیر سیستم هوش کسب و کار ) می کنند . ما امروز به سازمان هایی برخورد می کنیم که دارای صدها تا هزاران ارتباط نقطه به نقطه غیرمستندی می باشند که  جهت انجام وظایف خود  علاوه بر  امکانات سخت افزاری متعدد ، به نیروی انسانی لازم  نیز جهت حمایت از این فرآیندها نیاز  دارند .  وجود ده ها  و  یا صدها برنامه در یک سازمان که هر یک به دنبال اجرای  بخشی از فرآیندهای یک سازمان می باشند  ولی  بین آنها  هیچگونه  ارتباط  و  یا  یکپارچگی  وجود ندارد ، قدرت عملیاتی و تصمیم گیری یک سازمان را با چالش های جدی مواجه می سازد .چالش هایی که می تواند منجر به  خارج شدن یک سازمان از مدار رقابت و در نهایت حذف از دایره وجود گردد

بهره برداری از ویژیو visio بدون آشنایی قبلی !

برای اندیشیدن به مسائل : شیوه و بستر اندیشیدن بایستی فراهم گردد .

توان و گنجایش حافظه عملیاتی انسانی در مقایسه با گنجایش و حافظه عملیاتی دستگاه های ساخت بشر (رایانه و ماشین حساب و ... ) اندک است .

طبقه بندی , مدل سازی و الگوهای تصویری برای نگاه داشتن پارامترها , موقعیت و جایگاه ها به ذهن یاری می رسانند .

یکی از دلایل نیمه کاره ماندن استقرار نرم افزارها در شرکت ها ضعف  کل نگری است , و مدل سازی باعث بهبود کل نگری می شود .

برای این که بتوان اندیشیدن به مسائل سازمانی و روش های انجام کار را در سازمان های موجود در بخش خصوصی بخصوص واحدهای فعال اقتصادی "کوچک و متوسط" ( mild & medium ) , ( اعم از : شرکت , بنگاه , تجارتخانه , کارگاه , فروشگاه و ... ) رواج داد لازم است کار با نرم افزارهای تخصصی در این زمینه که خوشبختانه (فعلا) به رایگان (برای دانلود و نصب) در دسترس می باشند را آسان سازی و روتین کرده و هزینه انتقال تکنولوژی به داخل این موسسات را کاهش  داد .

در این راستا : نرم افزار "ویژیو" برای ترسیم چارت های سازمانی و انواع دیگری از این محصولات ( دیاگرام , فلوچارت و ... ) مناسب می باشد .

برای ترسیم چارت سازمانی (organizational chart  ) با ویژیو نیازی به داشتن اطلاعات چندانی در رابطه با نحوه کار با آن نمی باشد .

همچنین با شیوه پیشنهادی زیر نیاز به صرف هزینه و وقت چندانی برای تهیه اطلاعات مورد نیاز چارت نمی باشد , زیرا اطلاعات و اسامی پست ها و جایگاه های سازمان , معمولا , در نرم افزار های محاسبه حقوق و دستمزد یا کارت ساعت زن الکترونیکی یا سایر نرم افزارهای اداری مالی و کارگزینی که قابل انتقال و ارسال ( export ) به اکسل می باشند , و یا فرم های متفرقه اداری مالی که معمولا با اکسل تهیه و پردازش می شوند , موجود است .

حتی , در غیر این صورت , تهیه جدولی با فرمت زیر به صورت دستی نیز چندان زمان نمی برد :

پس از آن در نرم افزار ویژیو گزینه چارت سازمانی می توان از روش دریافت اطلاعات از خارج (import data) استفاده نمود و با هدایت ویزارد های موجود در نرم افزار به نتیجه دلخواه رسید :

سپس در محیط نرم افزار می توان نحوه و استیل نمایش چارت را ادیت نمود :

با استفاده از تنظیماتی که کاربران به تدریج با آن آشنا خواهند شد انواع دیگری از قالب های موجود مورد بهره برداری خواهند گرفت .

اما مهم این است که با این شیوه یک واحد بدون پرداخت هزینه ای , امکان راه اندازی و بهره برداری از یک نرم افزار تخصصی را یافته است .

راهنماهای فارسی کار با این نرم افزار که به رایگان از اینترنت قابل بهره برداری می باشد :

   از سایت "لِرن این وِب"   http://download.learninweb.com/visio2016.exe 

و فایل  راهنمای فارسی از آدرس :  http://riazisara.ir/post/1743

و از سایت "کالج پروژه " به آدرس زیر :

  http://collegeprozheh.ir/wp-content/uploads/2015/11/Visio2010-learning-www.collegeprozheh.ir_.rar

و ...

می توانید راهنماهای فارسی موجود را دانلود کرده ودر ویرایش چارت تهیه شده از آن ها بهره ببرید .

این راهنما را از این آدرس  دانلود کنید .