اتوماتیک سازی ارسال معاملات فصلی

امروزه ارسال معاملات فصلی یکی از مسائل حاد شرکت هاست .

تا کنون  چندین بار ساختار دریافت معاملات و نرم افزار آن تغییر یافته ولی هنوز ارسال معاملات با تفصیل درخواستی سازمان امور مالیاتی فرآیندی است که معمولا به دشواری انجام می پذیرد , و البته هر بار ارتقای نرم افزار سامانه به الزام کاربران به ارسال معاملات با جزئیات بیشتر و دقیق تر  انجامیده است  .

همان گونه که در یادداشت     افزایش بازدهی و بهره وری در سازمان اداری مالی شرکت ها      در بند "اتوماتیک سازی ثبت رکوردها"   عنوان نموده ام بسیاری از فعالیت های مالی قابلیت خودکار سازی دارند .

یکی از روشهای اتوماتیک و خودکار سازی ارسال معاملات استفاده از نرم افزار آفلاین معاملات فصلی به عنوان واسطه ای برای دریافت ریز رکوردهای معاملات خرید و فروش و ...  و سپس ارسال یکباره آن به سامانه آنلاین معاملات فصلی می باشد .

در تصاویر زیر چگونگی انجام آن به صورت دستی نمایش داده شده است که می تواند به عنوان راهنمایی برای تهیه روتین نرم افزاری برای ساختن رابط کاربری لازم  برای ارسال اطلاعات یا جای دادن این روتین در نرم افزارهای مالی مورد استفاده واقع شود .

با نصب نرم افزار غیر بر خط ( آفلاین) معاملات فصلی , اطلاعات معاملات فصلی مانند  خرید , فروش , و ... را از نرم افزار مورد استفاده به اکسل ارسال نمود :

سپس اطلاعات معاملات با هر فرمتی که باشد بایستی به فرمت فایل اکسس  TTMS  مورد استفاده در نرم افزار آفلاین تغییر یابد :

تبدیل ساختار به صورت دستی به شکل زیر می باشد :

خوشبختانه نرم افزار غیر برخط هنگام شناسایی فایل اکسس اشکالات ساختاری آن را شناسایی کرده و پیام خطا نمایش می دهد :

سپس با مراجعه به فایل اکسس می توان در پنجره دیزاین محیط اکسس تغییرات ساختاری مورد نیاز را ایجاد نمود :

و پس از آن دوباره نرم افزار را اجرا نمود تا زمانی که اشکالات فرمت اطلاعات برطرف شود .

پس از قبول ساختار اطلاعات نوبت به کنترل و بررسی ماهیت اطلاعات ارسالی توسط نرم افزار غیر برخط می رسد .

این گونه اشکالات نیز توسط نرم افزار نمایش داده می شود و کاربر می تواند درون همان نرم افزار این اشکالات را برطرف نماید :

و در پایان :  ارسال معاملات به سامانه آنلاین و مراجعه به سامانه  و تایید نهایی ارسال صورت معاملات فصلی و دریافت کد رهگیری .

ظاهرا  , در برخی نرم افزار های مالی   چنین قابلیتی گنجانده شده است .

اما تصور کنید کاربرد چنین روشی تا چه اندازه می تواند کارساز باشد :

- در شرکت هایی که تعداد رکوردهای معاملات در هر فصل ,  گاه , ممکن است افزون از صدها و هزاران رکورد باشد و به دلیل شرایط حاکم بر کسب و کار  یا دلایل دیگر در حال حاضر امکان خرید نرم افزارهای پیشرفته تر یا توسعه نرم افزار فعلی  وجود ندارد  ؟ .

خوشبختانه  همان گونه که در تصویر زیر مشاهده می گردد  , [حداقل]  در نرم افزار سپیدار این امکان تعبیه شده است :

پیش از ارسال معاملات نحوه عمل نرم افزار بایستی حتما کنترل گردد , شاید بخاطر تغییرات مکرر سامانه فصلی و یا تنظیم نادرست نرم افزار ,   اطلاعاتی که توسط برخی نرم افزارها به سامانه معاملات فصلی ارسال گردیده اند , اکنون باعث ایجاد مغایرت بین مبالغ ارسالی طرفین معامله در هنگام ممیزی و دادرسی مالیاتی گردیده اند .