موسسه سنجش سپاهان ( احمد نورمحمدی )
کاربرد فناوری های نوین در حسابداری و حسابرسی
موسسه سنجش سپاهان ( احمد نورمحمدی )
کاربرد فناوری های نوین در حسابداری و حسابرسیدرباره من
کارشناس حسابداری از دانشگاه اصفهان
وبلاگ نویس , منتقد
حسابدار مالیاتی , صنعتی و حسابرس داخلی
ادامه...
جاافتادن ثبت در دفتر روز نامه قانونی
باسلامهای بنده در نوشتن دفتر روزنامه یک ثبت حساب دریافتنی جا انداختم و بعد روی شرح سند قبلی قلم قرمز کشیدم و حساب دریافتنی نوشتم و عدد هم گذاشتم و یک ثبت فروش جا افتاده هم همین کار را انجام دادم و فروش جا انداخته را در شرح آرتیکل نوشتم و بعضا چندتا از ثبتها شرح جا افتاده دارد میشه لطفا راهنمایی بفرمایید . البته رو
ی شرح ها قلم قرمز کشیدم ثبت را در بالا نوشتم با تشکر میشه لطفا راهنمایی کنین
Comments
سطر شرح سند را روی اش خط کشیده و به جای شرح سند عنوان حساب جا افتاده یعنی :
"حساب دریافتنی 999،999،999 "
را نوشته اید ؟
همین طور است ؟
- دقیقا
- Ahmad Nourmohammadiشرح حساب ها که غلط نبوده برای چه روی شان خط کشیده اید ؟
- Zahra Beygiدرسته ولی باید سطر جا افتادنم و کجا می نوشتم
- Zahra Beygiاین موضوع باعث رد دفترم میشه ؟ چجوری اصلاح کنم
- Ahmad Nourmohammadiفکر نکنم باعث رد بشود
دست بالا ، جریمه دارد
البته به مبلغ و موضوع و تشخیص کارشناس مربوط و اوضاع و احوال پرونده شما در اداره مالیاتی و نزد هیئت و سایر عوامل ذیربط نیز بستگی دارد .
ثبت می کنیم و زیرش شرح می دهیم :
"ثبت آرتیکل جا افتاده از سند شماره .... "
نیازی به خط خطی کردن دفتر نیست
چاره فرافکنی درون سازمانی
همانند سپهر سیاسی کشور ، مانند سطوح مختلف اجتماعی ، نهادهای فرهنگی ، مردمی ، مذهبی ، دولتی ، اقتصادی و ... , در سرتاسر سازمان ها و فضای کسب و کار بخش خصوصی ، نیز :فرافکنی و تقابل بین کارکنان به شدت رواج دارد .
مقداری از این تقابل را تلاش مدیریت برای ایجاد رقابت سودمند بین کارکنان باعث می گردد ، لیکن معمولا خود مدیران نیز در دام فرافکنی گرفتار شده و جزئی از این جریان می گردند .
مکتوب
و مستند سازی ارتباطات درون سازمانی میزان زیادی از فرافکنی و نسب
ت دادن
نقایص و ناکامی ها به دیگران پیشگیری کرده و یا روابط دارای اختلال را
بهبود می بخشد .
شفافیت در وظایف , تفکیک مسئولیت ها , ارزیابی دایمی حجم و کیفیت کار انجام شده و آگاه سازی کارکنان از این بابت , ارتقای سیستم ها و روش های انجام کار نیز تاثیر قطعی دارد .
فرافکنی ها صرفا از جنس نسبت دادن کم کاری ها ، غفلت ها ، ناکارآمدی ها ، قصورات ، اشتباهات ، و از این گونه "ناتوانی" ها و "کم توانی" ها به دیگران نیست ، بلکه در مواردی ممکن است اساسا برخی اشخاص یا قسمت ها مسئول و مقصر دست نیافتن به "اهداف دست نایافتنی" قلمداد شوند ! .
بودجه بندی و یا برنامه ریزی غلط می تواند زمینه ساز یا دست مایه این نوع فرافکنی یا اختلال رفتار سازمانی باشد . تقریبا هر کجا که با چنین فضایی روبرو شده ام شرایط زیر حضور داشته اند :
- استقرار ناقص نرم افزارها .
- گسستگی و جزیره ای و باندی بودن قسمت ها .
- فقر تکنولوژیک (طرفین فرافکنی) .
...
بررسی و مقایسه نرم افزارهای گروه آرک
روز سه شنبه 94/05/15 در اصفهان در گردهم آیی شرکت آرک در هتل آسمان شرکت کردیم .
خوشبختانه در نرم افزار های شان بسیاری از الزامات جدید که بسیاری از تهیه کنندگان نرم افزار از آن ها غافل هستند ، پیش بینی شده و جای گذاری شده است .
( البته آن گونه که خودشان معرفی (پرزنت present ) می کردند ، هنوز دموی سیستم به دست ام نرسیده تا مستقلا بتوانم بررسی کنم ) .
از جمله :
استفاده فراوان از اکسل برای ساختن کاربرگ های مختلف ، که باعث می شود :
اولا : ترتیب و توالی منطقی انجام کار به هم می خورد .
دویماً : نیازی که باعث گردیده کاربر دست به خلق کاربرگ جدید بزند پنهان مانده و در طراحی های بعدی نرم افزار لحاظ نمی گردد .
سیماً : اندیشه و تفکری که توسط کاربر سیستم اعم از اپراتور ، حسابدار ، مدیر مالی ، حسابرس ، کنترلر ، ... ، صرف شده و خلاقیتی که به کار بسته است در همین نقطه به بن بست دایرکتوری های بی نام و نشان برخورد کرده و مدفون می شود .
به عبارت دیگر : هزینه ای که صرف شده تا یک نفر تا بدین جا پیش برود اثر افزایشی ( ضریب تکاثری) خودش را از دست می دهد .
چهارماً ! : دیتابیس مجموعه دچار پراکندگی می شود ، برای جمع آوری کل دیتایی که مورد پردازش قرار گرفته تمامی سیستم را بایستی جستجو کرد .
با کاربرد "کاربرگ ساز" در نرم افزار این نقیصه برطرف می گردد ، البته بایستی کاربرگ ساز از انعطاف شکلی و محاسباتی کافی برخوردار باشد .
...
سایر موارد را نیز به تدریج برای تان می نویسم
موسسه حسابداری و حسابرسی سنجش سپاهان
بر اساس نظریات قطعی و مسلم جامعه شناسان و سایر متخصصان علوم اجتماعی :
روابط اجتماعی میان مردم جامعه ما مختل می باشد .
رفتار ایرانیان در جامعه و با یکدیگر جزیره ای است .
همچنین شرایط خاصی بر کشور حاکم است , شرایط خاصی بر سازوکار کسب و کار ، فعالیت های اقتصادی ، امور مالی و اداری ، حاکم است .
بی اعتمادی ، پنهان کاری ، حسابسازی ، باند بازی ، دروغ پردازی ، یاوه سرایی ، در محیط های اداری مالی نهادها ، دستگاه ها ، شرکت ها ، واحدهای اقتصادی به فراوانی جریان دارد و در بعضی موارد ، اساسا ، شاید لازم به نظر برسد .
در هر مکالمه و گفتگو بینِ : دو عامل ، دو مجری ، دو نفر از کارکنان ، مدیر با کارکنان ، کارکنان با ارباب رجوع و دیگران ... مقدار زیادی کلمات و عبارات بی ارتباط با موضوع کار جاری رد و بدل می گردد که ممکن است بجای هموار کردن رابطه کاری ، آن را دشوارتر نیز بسازد .
برخی شرایط و پیش فرض هایی که در بالا گفته شد در کوتاه یا میان مدت غیر قابل تغییر می باشند .
پس چه باید کرد ؟
یک فعال اقتصادی ، سرمایه گزار ، مدیر اجرایی ، مجری و عملگر و کار آفرین نمی تواند منتظر بهبود یافتن شرایط با سازوکاری خارج از مدار و حیطه اختیار خویش باشد .
یعنی به انتظار تحولات فرهنگی ، اجتماعی ، سیاسی ، تغییر عقیده مدیران منطقه ای و جهانی بنشیند .
اصل باقی ماندن و تداوم فعالیت و حیات برای یک ارگانیسم ، یک سازمان ، هر موجود زنده و فعال چه شخص حقیقی و چه شخص حقوقی مقدم بر سایر اصول می باشد .
به همین دلیل است که اگر لازم باشد در برابر سیاست های حاکم بر فضای عمومی جامعه :
تمامی رخداد های مالی را به صورت ساختگی و قراردادی ثبت خواهد کرد ، حساب سازی ، رکورد سازی ، جعل نمایشی و توافقی رخداد ها را به سطوح ملی و حتی جهانی تعمیم می بخشد ! .
یعنی : از امکانات موجود حداکثر استفاده را برای بقا یا توسعه خویش خواهد نمود .
از مکانیسم ها و سازوکار های موجود حداکثر بهره برداری در راستای بقا و پیشبرد اهداف خویش را می نماید .
گزاره های فوق برای هر کارآفرین ، سرمایه گذار ، مدیر ، مالک ، عامل اجرایی ، یقینی و بی برو برگرد به نظر می رسد اما :
آیا از رایانه ها و روش های مکانیزه انجام کار ، سیستم ها و روش های انجام کار ، که به یمن حاکم نبودن قواعد "کپی رایت" تقریبا به رایگان در اختیار قرار دارد ، حداکثر استفاده در این راستا به عمل آمده است ؟
همان گونه که در سطح ملی و جهانی مشاهده می کنیم سیستم ها و سازوکار های کامپیوتری نقش اساسی در بهبود روابط مردم با یکدیگر نزدیک تر ساختن آن ها ، رواج و تسهیل گفتگو بین آن ها گردیده اند .
سیستم ها مانند میخ ها و ستون هایی در محیط های اداری عمل کرده و باعث به نظم و انضباط درآمدن رفتار سازمانی افراد درون سازمان و برون سازمان مرتبط با سازمان می گردند .
همگان مشاهده کرده ایم که هنگام داشتن درخواست خلاف قاعده بیشترین عاملی که مانع انجام کار به روش غلط می باشد ، شیوه های انجام کارِ بظاهر غیر قابل تغییر در سیستم ها می باشد .
یعنی گردش کار و طراحی سیستم رایانه ای در کنترل رفتار عامل اجرایی تاثیر بسزایی دارد .
برای راحت تر تصور کردن موضوع فرض کنید :
برای خرید مبل به فروشگاه و نمایشگاه مبل مراجعه نموده و از فروشنده ( که از اتفاق دوست صمیمی مان می باشد ! ) درخواست می کنیم تعداد اقساط را افزایش ، یا مبلغ آن ها را ، کاهش دهد .
در جواب ، به احتمال بسیار زیاد خواهد گفت : "سیستم از تعداد X قسط بیشتر، یا از Y ریال مبلغ ، کمتر قبول نمی کند ; و افزون بر این دستِ من نیست و دستِ رئیس ام می باشد " .
جالب توجه این که چنین عذر هایی معمولا هم پذیرفتنی است و با اعتراض طرف مقابل روبرو نمی شود .
شاید این گونه بوده که عاملان یک واحد تجاری ، ( یا شخصیت حسابداری خاص ) آموخته اند که محدودیت ها یا عدم تمایل شان را به گردن سیستم انداخته و بدین گونه از رودربایستی نجات یابند ! .
بنابراین سیستم مکانیزه رایانه ای که با آن کار می کنیم در نظم دادن به رفتار سازمانی ما بسیار موثر می باشد .
یعنی افزون بر جنبه مکانیکی فعالیت ( ثبت و ضبط و پردازش رکورد ها و دیتای مالی اداری ) ، در شکل دادن به رفتار سازمانی ( قانون مند و سیستماتیک عمل کردن و ... ) نیز موثر می باشد .
گزینشی برخورد کردن با ابزارها ساختار ها و سازوکار های سیستم ها می باشد .
برای مثال روش جمع بندی ، پردازش ، خلاصه کردن ، و گزارشگری رکوردهای حسابداری در بیشتر سازمان ها مکانیزه و با استفاده از رایانه شده است ، دیگر ، کمتر کَسی به روش دستی ، دفاتر روزنامه ، کل و معین سنتی حسابداری را بازنویسی می کند .
اما پس از استخراج گزارش از سیستم یاد شده ، ناگهان ! شیوه انجام کار دوباره به همان روش گذشته یعنی ثبت اطلاعات روی کاغذ و مشاهده آن از روی کاغذ و تکثیر و توزیع کاغذی آن بر می گردد ! .
به همین خاطر می باشد که : هنوز هنگامی که به عنوان یک حسابدار پشت دستگاه نشسته و مشغول به کار هستیم شاید مدارک خرید از گلوگاه خاصی به بعد اسکن شده و به جای کاغذ فایل تصویری آن در دسترس مان قرار بگیرد اما ناگزیر استعلام ، پروفرمای فروشنده ، مکاتبات بین واحد تدارکات با فروشنده ، و بسیاری از مراحل اولیه رخداد مالی را در دسترس نداریم .
زیرا کسانی که در صدد رایانه ای کردن سیستم کار شرکت بوده اند جنبه های مکانیکی کار را بیشتر اهمیت داده اند .
یعنی حجم پردازش بالا و پر تعداد را به رایانه سپرده ولی برنامه و ایده ای برای عادات و رفتارهای سازمانی کارکنان و نحوه تعامل آن ها با سیستم و با یکدیگر نداشته اند .
بنابراین هنگام مراجعه به سیستم حسابداریِ ... جامعِ یکپارچهِ شبکه ای ، تحت نتِ ، هوشمندِ ، کارآمدِ ، چند ده ، یا چند صد میلیون تومانی مان ! ، با جزیره ای دور افتاده از همه جا که ارتباط اش با پس و پیش و چپ و راست و بالا و پایین ! قطع می باشد روبرو می گردیم که همچون "وصله" ای ناچسب و ناهمرنگ بر محیط سازمانی "پینه" شده است ، ... الصاق گردیده ، "سرهم بندی" شده است ! .
بدین خاطر خبری نداریم از اینکه :
در مکاتبات اداری با مراکز قضایی به مبلغ طلب سوخت شده اشاره شده است (به سوابق اداری رخداد مالی دسترسی نداریم ) .
در حین حسابرسی به یکی دو مورد از حساب ها رفرنس داده شده است (فیدبک و بازخوردی از ثبت های حسابداری به ما نمی رسد ) .
زیرا آن فعالیت ها (پیشین و پسین) به صورت دستی و مجزا و جداگانه از فعالیت های حسابداری دیده شده و طبیعتاً برنامه نویس و طراح سیستم نیز آن فرآیند ها را در چرخه کاریِ دردستِ طراحی و تهیه ، ندیده و الگوریتم و گردش فرم های اش نیز مورد غفلت قرار گرفته است .
این وضعیت ناشی از پراکندگی و چیدمان غیر واقعی ابزارهای ثبت اسناد حسابداری در بسته و پکیجی به نام "نرم افزارِ جامعِ یکپارچه " [ فاقد ارتباط با بقیه اجزای سیستم] می باشد .همه این نشانه ها و موقعیت های ناهنجار (یا فاقد بهینه گی ) که در محیط های سازمانی و اداری مالی با آن روبرو هستیم ناشی از وصله پینه کردن ، کاربست گزینشی ابزار ها ، غلبه ذهنیت مکانیکی در پیاده کردن و استقرار سیستم های رایانه ای بوده است .
راه حل زیربنایی :
به کار گیری کامل و کامل کردن چرخه کار رایانه ای است ، اگر پردازش رکوردها و استخراج آن ها با رایانه صورت می گیرد ، رسیدگی ، کنترل ، انعکاس نتیجه رسیدگی ، تعاملات پیرامونی ، تبادل اطلاعات پیرامون آن نیز با استفاده از سازوکارهایی که به خودی خود و به طور طبیعی در کنار سایر ابزارها ایجاد شده بایستی صورت پذیرد ، هر چند گزینشی عمل کردن تصمیم گیران باعث مهجور ماندن آن ها شده است .
به سهم خودمان در موسسه سنجش سپاهان :
دیر زمانی است که این سیاست را آغاز نموده ایم هدف مان تکمیل چرخه کار مکانیزه با استفاده از اتوماسیون و کاربرد آن در اسناد و مدارک حسابداری و نوعی تقسیم کار بین کارکنان قسمت حسابداری با استفاده از روان سنجی و ترتیب انجام کارها به نوعی که حشو و زواید و کارهای دست و پا گیر کاهش یابد .
در وهله اول سعی می کنیم با استفاده از نرم افزارها و سیستم هایی که به صورت رایگان در فضای مجازی یا کاربردی رایانه ای توزیع گردیده است ، حداقل تا زمانی که قوانین تجارت جهانی هنوز در کشور اعمال نگردیده باشد ، تحمیل هزینه به موسسات را به حداقل برسانیم .
بکار گیری نوعی روش کنترل پروژه ای در اداره امور واحد حسابداری شرکت ها و موسسات .
نهادینه ساختن فرهنگ و روش های استفاده از نرم افزارهای تکمیل کننده چرخه کار حسابداری و ارتباطات درون سازمانی .
ترغیب و راهبری موسسات و شرکت ها به حرکت پیوسته ، مداوم و تدریجی به سمت اتوماسیون اداری و سازمانی .
احمد نورمحمدی 26/11/1393
سامان دهی به بانک های اطلاعاتی
سامان دهی به بانک های اطلاعاتی
اگر :
هزاران !
صدها هزار !
یا شاید میلیون ها رکورد در بانک های اطلاعاتی تان موجود است ،
اما هنگام نتیجه گیری از آن ها
چه بسا ، با شمارش عینی موجودی فلان کالا زودتر بتوانید به نتیجه ( که اطلاع یافتن از تعداد موجود از فلان کالا باشد ) برسید ؟
پس بانک های اطلاعاتی تان نیاز به :
سامان دهی ، بروز رسانی ، چیدمان ، تلفیق ، تلخیص و جمع بندی مناسب دارند .
می توانید با ما تماس بگیرید .