افزایش بازدهی و بهره وری در سازمان اداری مالی شرکت ها

مدیران مالی , اداری مالی و یا سرپرستان حسابداری شرکت ها چگونه می توانند  در شرکت ها و صنایع بخش خصوصی ,  که امروزه جای جای شهرک های صنعتی و یا خارج از آن  ( به استثنای صنایع مادر و دولتی ) حضور داشته و معمولا نیز از ابزارها و راهکارهای مشابهی استفاده می کنند , بهره وری و راندمان را افزایش دهند ؟.

دانلود فایل از این لینک .

چسبندگی یا سیال بودن ساختار بانک های اطلاعاتی

بهره برداری عملیاتی از نرم افزارها

مدیریت محترم واحد تولیدی  ............

با سلام

اگر علیرغم پرداخت هزینه خرید , نصب , بروزرسانی و پشتیبانی انواع نرم افزارهای اداری مالی , عملیاتی و سازمانی در شرکت شما   : 

اندکی از امکانات آن ها بهره برداری شده و مابقی ظرفیت  بدون استفاده مانده است , (مثلا از میان صدها گزارش و فرم موجود در نرم افزار , صرفا تعداد انگشت شماری از آن ها مورد بررسی و استفاده قرار می گیرد)  !؟.

بیشتر , برای "نگاهداری اطلاعات" از نرم افزار ها بهره برداری می شود  تا "تجزیه و تحلیل" و یا اعمال کنترل و برنامه ریزی موثر روی فعالیت ها و عملیات واحد با بهره گیری از آن اطلاعات !؟.

اگر , حتی با وجود بروز بودن نرم افزار انبار و ثبت کلیه وارده صادره ها در آن ,  باز هم اطمینانی وجود ندارد که مانده آن مساوی موجودی واقعی انبار باشد , و چه بسا با شمارش عینی سریع تر بتوانید به مانده قابل اتکا برسید !؟.

علیرغم استقرار نرم افزار بهای تمام شده محصولات تولیدی , باز هم برای پیشنهاد نرخ به خریدار یا سفارش دهنده , به محاسبه سرانگشتی بهای تولید متوسل می شوید و یا قیمت تمام شده ای که برای محصولات ارائه می گردد با بهای واقعی آن تفاوت قابل ملاحظه ای دارد !؟.

چنانچه بعد از دریافت گزارش بهای تمام شده یک محصول متوجه می شوید که یکی از اقلام بهای تمام شده , به دلیل اینکه ( مثلا) هنوز فروشنده (یا مامور خرید) فاکتور آن را ارائه ننموده , در لیست بهای تمام شده محصول مشاهده نمی گردد !؟.

اگر , گاهی , به یکباره متوجه می شوید که تقدم و تاخر فعالیت ها رعایت نشده (مثلا درخواست خرید یا تولید روز جاری انجام شده ولی به فلان درخواست یک ماه پیش هنوز ترتیب اثر داده نشده است ) و برای رعایت ترتیب امور و انجام آن ها در موعد مقرر نیاز به پیگیری مداوم و هر روزه دارید !؟.

اگر برای کسب اطلاعات در مورد نحوه عملکرد کارکنان و میزان پیشرفت کار آن ها و یا رفتار سازمانی شان , به حضور مداوم فیزیکی در محل , یا به کسب اطلاع شفاهی از طریق یک یا چند نفر از کارکنان حاضر در قسمت نیاز دارید !؟.

اگر هنوز پست سازمانی "اپراتور" ی ( یکی از کارکنان که وظیفه اش وارد کردن مثلا "حواله تحویل کالا" ,  "رسید انبار" , "گزارش تولید" و  ... در نرم افزار مربوط می باشد ) در چارت سازمان تان دارید !؟.

و  ...      در این صورت : خدماتی که ما ارائه می دهیم می تواند برای تان بسیار سودمند باشد .

بهره برداری از ویژیو visio بدون آشنایی قبلی !

برای اندیشیدن به مسائل : شیوه و بستر اندیشیدن بایستی فراهم گردد .

توان و گنجایش حافظه عملیاتی انسانی در مقایسه با گنجایش و حافظه عملیاتی دستگاه های ساخت بشر (رایانه و ماشین حساب و ... ) اندک است .

طبقه بندی , مدل سازی و الگوهای تصویری برای نگاه داشتن پارامترها , موقعیت و جایگاه ها به ذهن یاری می رسانند .

یکی از دلایل نیمه کاره ماندن استقرار نرم افزارها در شرکت ها ضعف  کل نگری است , و مدل سازی باعث بهبود کل نگری می شود .

برای این که بتوان اندیشیدن به مسائل سازمانی و روش های انجام کار را در سازمان های موجود در بخش خصوصی بخصوص واحدهای فعال اقتصادی "کوچک و متوسط" ( mild & medium ) , ( اعم از : شرکت , بنگاه , تجارتخانه , کارگاه , فروشگاه و ... ) رواج داد لازم است کار با نرم افزارهای تخصصی در این زمینه که خوشبختانه (فعلا) به رایگان (برای دانلود و نصب) در دسترس می باشند را آسان سازی و روتین کرده و هزینه انتقال تکنولوژی به داخل این موسسات را کاهش  داد .

در این راستا : نرم افزار "ویژیو" برای ترسیم چارت های سازمانی و انواع دیگری از این محصولات ( دیاگرام , فلوچارت و ... ) مناسب می باشد .

برای ترسیم چارت سازمانی (organizational chart  ) با ویژیو نیازی به داشتن اطلاعات چندانی در رابطه با نحوه کار با آن نمی باشد .

همچنین با شیوه پیشنهادی زیر نیاز به صرف هزینه و وقت چندانی برای تهیه اطلاعات مورد نیاز چارت نمی باشد , زیرا اطلاعات و اسامی پست ها و جایگاه های سازمان , معمولا , در نرم افزار های محاسبه حقوق و دستمزد یا کارت ساعت زن الکترونیکی یا سایر نرم افزارهای اداری مالی و کارگزینی که قابل انتقال و ارسال ( export ) به اکسل می باشند , و یا فرم های متفرقه اداری مالی که معمولا با اکسل تهیه و پردازش می شوند , موجود است .

حتی , در غیر این صورت , تهیه جدولی با فرمت زیر به صورت دستی نیز چندان زمان نمی برد :

پس از آن در نرم افزار ویژیو گزینه چارت سازمانی می توان از روش دریافت اطلاعات از خارج (import data) استفاده نمود و با هدایت ویزارد های موجود در نرم افزار به نتیجه دلخواه رسید :

سپس در محیط نرم افزار می توان نحوه و استیل نمایش چارت را ادیت نمود :

با استفاده از تنظیماتی که کاربران به تدریج با آن آشنا خواهند شد انواع دیگری از قالب های موجود مورد بهره برداری خواهند گرفت .

اما مهم این است که با این شیوه یک واحد بدون پرداخت هزینه ای , امکان راه اندازی و بهره برداری از یک نرم افزار تخصصی را یافته است .

راهنماهای فارسی کار با این نرم افزار که به رایگان از اینترنت قابل بهره برداری می باشد :

   از سایت "لِرن این وِب"   http://download.learninweb.com/visio2016.exe 

و فایل  راهنمای فارسی از آدرس :  http://riazisara.ir/post/1743

و از سایت "کالج پروژه " به آدرس زیر :

  http://collegeprozheh.ir/wp-content/uploads/2015/11/Visio2010-learning-www.collegeprozheh.ir_.rar

و ...

می توانید راهنماهای فارسی موجود را دانلود کرده ودر ویرایش چارت تهیه شده از آن ها بهره ببرید .

این راهنما را از این آدرس  دانلود کنید .

چاره فرافکنی درون سازمانی

همانند سپهر سیاسی کشور   ،  مانند سطوح مختلف اجتماعی ، نهادهای فرهنگی ، مردمی ، مذهبی ، دولتی ، اقتصادی و ... , در سرتاسر سازمان ها و فضای کسب و کار بخش خصوصی ، نیز :

 فرافکنی و تقابل بین کارکنان به شدت رواج دارد . 

مقداری از این تقابل را تلاش مدیریت برای ایجاد رقابت سودمند بین کارکنان باعث می گردد ، لیکن معمولا خود مدیران  نیز در دام فرافکنی گرفتار شده و جزئی از این جریان می گردند . 

مکتوب و مستند سازی ارتباطات درون سازمانی میزان زیادی از فرافکنی و نسبت دادن نقایص و ناکامی ها به دیگران پیشگیری کرده و یا روابط دارای اختلال را بهبود می بخشد .

شفافیت در وظایف , تفکیک مسئولیت ها , ارزیابی دایمی حجم و کیفیت کار انجام شده و آگاه سازی کارکنان از این بابت , ارتقای سیستم ها و روش های انجام کار نیز تاثیر قطعی دارد .

فرافکنی ها صرفا از جنس نسبت دادن کم کاری ها ، غفلت ها ، ناکارآمدی ها ، قصورات ، اشتباهات ، و از این گونه "ناتوانی" ها و "کم توانی" ها به دیگران نیست ، بلکه در مواردی ممکن است اساسا برخی اشخاص یا قسمت ها مسئول و مقصر دست نیافتن به  "اهداف دست نایافتنی" قلمداد شوند ! . 

بودجه بندی و یا برنامه ریزی غلط می تواند زمینه ساز یا دست مایه این نوع فرافکنی یا اختلال رفتار سازمانی باشد . تقریبا هر کجا که با چنین فضایی روبرو شده ام شرایط زیر حضور داشته اند :

- استقرار ناقص نرم افزارها .

- گسستگی و جزیره ای و باندی بودن قسمت ها .

- فقر تکنولوژیک (طرفین فرافکنی) .

...