این آنالیز برای یک شرکت که عملیات تولیدی آن به صورت سفارش کار بوده , نرم افزار تدبیر در آن مستقر شده , و متاسفانه خروجی مواد از انبار بر اساس لیست متریال مصرفی استاندارد ( که با مصرف واقعی فاصله خواهد داشت ) تنظیم شده و در نتیجه موجودی واقعی انبار غیر قابل حصول گردیده است , می باشد :
گزارش آنالیز ( تجزیه و تحلیل) سیستم تولید :
نرم افزار حسابداری انبار تدبیر در این شرکت مستقر می باشد , قسمتی از ماژول انبار نرم افزار حسابداری جامع تدبیر به تولید استاندارد اختصاص دارد .
در این کاربرد ابتدا فرمول های مونتاژ (یا
تبدیل) وارد شده و سپس با استفاده از داده های واقعی گردش کالا و گردش
ریالی آن در انبار , بهای تمام شده کالای ساخته شده محاسبه می گردد .
گزارشات این سیستم عبارت اند از :
دفتر تولید , گزارش کسری مواد ( کسری برای تولید محصول ) , دفتر تولید مقداری , گزارش مصرف مواد و محصولات , گزارش تفصیلی مصرف مواد با فرمول متغیر , و چند گزارش دیگر .
برای پردازش فرمول ها از اطلاعات موجود در سیستم انبار ( بهای تمام شده کالای خریداری شده آماده برای مصرف ) بهره برداری می نماید .
تنها ارتباط و تداخل و تاثیر این سیستم بر تعداد و مبالغ موجودی کالا و مواد آماده برای مصرف ناشی از رسیدهایی که به طور واقعی در سیستم انبار وارد گردیده اند از رهگذر فرم : رسید محصول می باشد .
این سیستم هیچ گونه دخالتی در ورودی های سیستم انبار ندارد , یعنی آن ها را کاهش و افزایش نمی دهد , بنابراین دخالت آن منحصر به صدور مواد اولیه موجود در انبار بر اساس مقادیر فرمول های تولید محصول و نرخ بهای تمام شده موجودی آماده برای مصرف رسیدهای وارد شده در آن می باشد .
این سیستم به هر دو روش :
1- صدور اسناد خروجی مواد اولیه برای محصول تولید شده , و
2- بدون صدور خروجی برای محصول تولید شده ,
می تواند ضمن ارائه گزارشات کامل در هر دو حالت به کار گرفته شود .
بنابراین قابلیت کار و ارائه گزارشات بدون تداخل با اطلاعات واقعی انبار را دارا می باشد .
در صورتی که خروجی های انبار به تولید , یعنی مواد اولیه تحویل شده به تولید بر اساس درخواست و سپس صدور فرم حواله انبار در سیستم انبار ثبت گردیده باشد , و چه حواله خروج از انبار توسط خود سیستم تولید ثبت گردیده و موجودی کالا کاهش یافته باشد ( زمان ثبت "رسید محصول تولید شده" ) , با استفاده از موجودی (مانده) مواد اولیه ای که این گونه حاصل می آید گزارش کسری مواد و سایر گزارشات این سیستم که با مانده مواد اولیه سروکار دارند قابل بهره برداری می باشند .
گزارش کسری مواد :
این گزارش سیستم تولید مختص تعیین میزان کسری مواد اولیه برای تکمیل محصول در دست ساخت می باشد ( موادی که بایستی تهیه و تدارک شود تا سفارش به انجام رسد ) و گزارش کسر یا اضافه مواد نسبت به فرمول استاندارد تولید , یعنی اضافه یا کسر مصرف , به طور کلی , با این ماژول قابل دریافت نبوده ولی به صورت دستی می توان با تلفیق گزارشات انبار و گزارشات تولید به آن دست یافت .
برای این که به طور سیستمیک ( بدون دخالت اضافی و پردازش غیر سیستمی ) گزارش کسر یا اضافه مصرف مواد در ساخت محصول ( انحراف از استاندارد تولید محصول ) را داشته باشیم , بایستی ماژول بهای تمام شده نرم افزار جامع تدبیر را نصب و بهره برداری نماییم .
معایب صدور سند حواله انبار توسط فرمول استاندارد تولید :
1) برخی از اطلاعات مورد نیاز برای اجرای کامل این روش موجود نیست یا توسط مهندسی صنعتی شرکت هنوز تعیین نگردیده است , مانند نرخ جذب سربار , مواد اولیه کمکی , دستمزد مستقیم و ... و یا اساسا ساختاری و راهکاری برای حصول به آن ها هنوز تعریف نگردیده است و فرمول ها نیز , هنوز , از دقت قابل اتکایی بهره مند نمی باشند .
2) معایب کنترل داخلی :
توافقی بر قبول کسر یا
اضافی این روش بین مدیریت و انبار صورت نگرفته است , یعنی در صورت کاربرد
این روش مشخص نیست که کسری کالا بخاطر اضافه مصرف در تولید به حساب تولید
کنندگان بایستی بدهکار گردد یا به حساب انبارداران !؟ .
3) نوع فعالیت تولیدی شرکت بر اساس " سفارش تولید " می باشد , بنابراین موارد ناشناخته بسیاری که از پیش قابل تعیین و درج در فرمول ها نمی باشند , معادله تولید را برهم زده و باعث کسر یا اضافه مصرف مواد ( و سایر عوامل ) در اجرای سفارش می گردند .
4) این روش بیشتر برای واحدهای تولیدی که ورودی و خروجی خط تولیدشان قابل کنترل و اندازه گیری دقیق می باشد اما موجودی محصول یا مواد اولیه شان به راحتی قابل شمارش و کنترل نیست ( مانند تولید کنندگان خوراک دام و طیور ) , می تواند کاربرد داشته باشد , البته تبیین استاندارد برای تولید و کنترل عملیات واقعی توسط آن برای شرکت بسیار سودمند می باشد , اما به منظور کنترل عملیات نه ثبت اسناد خروجی کالا از انبار .
راهکار های پیشِ رو برای سال جاری :
1) تکمیل حواله انبارهای ثبت نشده در سیستم انبار برای ایجاد ویژگی جامعیت و یکپارچگی اطلاعات مالی و دریافت گزارشات سیستم تولید بر اساس اطلاعات واقعی و بازخورد آن به قسمت مهندسی صنعتی برای بهبود استانداردها BOM و کنترل تولید .
2) ثبت درخواست های مواد اولیه برای تولید محصول ( و سایر فرم های رایج ) در سیستم (برای ایجاد امکان مقایسه مقادیر درخواستی با مقادیر مجاز تعریف شده در استاندارد محصول و سایر مقاصد ) .
3) برقراری گردش عملیات واقعی در سیستم برای تحقق کنترل و برنامه ریزی تولید و عملیات ( مقایسه استاندارد با واقعی ) .
راهکارهای بلند مدت :
زمینه سازی استقرار ماژول "بهای تمام شده" و در صورت لزوم "کنترل و برنامه ریزی تولید" نرم افزار تدبیر ( از آن جایی که به هر حال شرکت روی این نرم افزار سرمایه گذاری کرده و نیروهای شرکت با آن آشنایی دارند , نه از این لحاظ که بهترین نرم افزار برای این کار می باشد ) , برای حفظ یکپارچگی و جامعیت سیستم های مالی اطلاعاتی و یگانگی ساختار دیتابیس شرکت و پرهیز از چندگانه نمودن ساختارها و بسترهای ورود و پردازش اطلاعات در شرکت .