مسائل ثبت دستی دفاتر قانونی

یکی از مسائل مطرح شده در گروه و با توجه به نزدیکی موعد ارسال اظهارنامه های الکترونیکی بحث اظهارنامه های مالیاتی سالانه , و در پی آن تحریر ( نوشتن ) دفاتر قانونی و تنظیم اسناد آن می باشد : نوشتن دفاتر قانونی هر چند با توجه به استقرار طرح جامع مالیاتی و گزارشات فصلی ارسالی و به تازگی با دسترسی سازمان امور مالیاتی به حسابهای بانکی مودیان و مقرراتی که در زمینه پرداخت وجه معاملات از طریق حسابهای بانکی وضع گردیده است موضوعیت چندانی ندارد , اما به هر حال هنوز به عنوان یک تکلیف قانونی بر عهده مودیان مالیاتی باقی مانده است . یکی از مسائلی که به تازگی در ارتباط با نحوه تحریر دفاتر قانونی بیش از پیش خودنمایی می کند این است که در گذشته نگاهداری حسابها بیشتر به صورت دستی و در دفاتر حسابداری انجام می پذیرفت , اما امروزه تنظیم و نگاهداری حسابها به صورت الکترونیکی و در ساختارهای رایانه ای انجام می پذیرد و لازمه پیشرفت و توسعه نیز همین می باشد , اما آشکار است که دیگر مراحل دفتر نویسی به صورت سنتی چه در محیط های کاری و چه آموزشی چندان جدی گرفته نمی شود و بدین خاطر مسائل جدیدی امکان بروز یافته اند. در زیر به برخی از این پدیده های جدید می پردازیم :

تفاوت در روش های تنظیم دفاتر:

هر چند در آیین نامه و مقررات به ثبت روزانه معاملات در دفتر روزنامه و انتقال آن ها به دفتر کل با اندکی تاخیر تاکید شده بود , اما در عمل (حداقل در بخش خصوصی) چنین امکانی وجود نداشت و ندارد , سازمان تشخیص و رسیدگی دارایی نیز با درک همین امر اقدام به ارسال هیئت های سه نفره برای بررسی دفاتر و امضای آخرین صفحه تحریر شده می نمود , در این صورت اسنادی که هنوز در دفتر ثبت نشده بودند مشمول تاخیر ثبت شده و نانویس بودن دفاتر نیز آشکار می گشت .

البته در آن دوران ( تا قبل از استقرار طرح جامع مالیاتی ) دفاتر قانونی و حتی رسیدگی های مالیاتی بیشتر جنبه شکلی و تشریفاتی داشتند اما با توجه به تغییر و تحولات اخیر , فضای حاکم بر حرفه حسابداری مالیاتی تا حدودی فنی , تخصصی و ماهیتی تر شده است  .  هر چند در گذشته نیز در بسیاری موارد دست اندرکاران مالی و حسابداری شرکت ها پس از ارسال اظهارنامه ! در صدد تنظیم اسناد و تحریر دفاتر برمی آمدند , اما به لحاظ این که تجربه کار با  روش های دستی و دفتر نویسی سنتی را داشتند امکان مغایرت بین گردش ارائه شده در اظهارنامه با آن چه بعدا در دفاتر ثبت می شد کمتر وجود می داشت .

در بیست سال گذشته تقریبا در بیش از نود درصد شرکت های خصوصی برای تنظیم اسناد و خلاصه کردن آن ها به نوعی که امکان تهیه ترازنامه و متعاقب آن اظهارنامه مالیاتی بر اساس آن فراهم گردد از انواع نرم افزارهای حسابداری مورد استفاده و بیش از همه آن ها از اکسل بهره می گیرند حتی تنظیم دفتر روزنامه و کل قانونی نیز به راحتی با اکسل امکان پذیر می باشد و پس از آن می توان از روی پرینت تنظیم شده دفاتر را رونویسی کرد اما نکته ای که به تازگی در برخی موارد مشاهده شده که مورد غفلت قرار می گیرد نحوه سنتی ثبت دفاتر می باشد به عنوان مثال در هنگام ثبت دستی دفاتر قانونی ابتدا بایستی رکوردهای اسناد در دفتر روزنامه ثبت شده و پس از آن یکایک به دفتر کل منتقل شوند , اما از آن جایی که رایانه و ساختار اکسل به دلخواه کاربر فرمت ها و حساب آرایی های گوناگونی را در اختیار فرد قرار می دهد ممکن است حساب تنظیم شده برای دفتر روزنامه با گزارش تنظیم شده برای ثبت در دفتر کل با یکدیگر متفاوت باشند , به عنوان مثال در یکی از موارد : خلاصه گردش روزانه برای ثبت در دفتر کل تنظیم شده بود در حالی که کلیه رکوردهای بدهکار و بستانکار بدون تلخیص در دفتر روزنامه ثبت شده بود بنابراین هر چند مانده های پایان هر حساب با تراز کل استخراج شده از رایانه مطابقت داشت اما گردش دفتر روزنامه با گردش  مجموع حساب های کل مغایرت داشت .  حال آن که مطابق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی عین رکوردهای ثبت شده در دفتر روزنامه بایستی به دفتر کل منتقل گردد و شماره صفحه ای که مبلغ در آن درج می گردد در صفحه دفتر روزنامه درج گردد  . در مواردی که دفاتر با استفاده از روش مکانیزه به صورت ماهانه یک سند ثبت می گردند , باز هم همان آرتیکل های خلاصه و تجمیع شده که در دفتر روزنامه ثبت شده بایستی به دفتر کل منتقل شوند و نه خلاصه آن ها بنابراین اختلاط بین فرمت ها و روش های مکانیزه با دستی ممکن است پیامدهای نامشخصی برای دفاتر قانونی تحریر شده به همراه داشته باشند