متن مناسبی در مورد سیستم ERP

مطالبی که معمولا در مورد سیستم ERP در فضای اینترنتی یا متون موجود در مراکز و سازمان های مرتبط وجود دارد ، بیشتر ترجمه بوده یا رسا نیست .

متن زیر گزارش پرسش و پاسخی از یک گردهمایی می باشد ، خواندن آن را به کسانی که تمایل دارند مفهوم و معنای درست این سیستم را درک کرده و تفاوت آن را با سایر سیستم ها بشناسند سفارش می کنم : 

پرسش و پاسخ مربوط به موضوع سخنرانی جناب آقای دکتر صفاری
« برنامه راهبردی منابع ERP »
در هشتاد و یکمین گردهمائی انجمن

یک راهبر هوشمند سازمانی
اشاره :برنامه ریزی و راهبری منابع سازمانی (ERP ) همواره در صدد ارائه راه حل هایی برای یکپارچه سازی جریان اطلاعات و افزایش کارائی منابع موجود در یک سازمان است . بمنظور بررسی و تجزیه و تحلیل این

راه حل گفتگوئی را با ...... انجام داده ایم که از نظرتان می گذرد .

* - لطفا" بفرمائید ERP چیست ؟واژه ERP یک مفهوم است که مخفف Enterprise Resource Planing ( برنامه ریزی منابع سازمان ) می باشد .

در رابطه با سیستمERP تعاریف مختلفی ارائه شده است که بنا به دیدگاه های مختلف تعاریف نیز فرق می کند .

بطور کلی ERP یک مفهومی فراتر از یک نرم افزار ساده ، بلکه یک نظام مدیریت سازمانی است که تحول در سازمان ایجاد می کند . در واقع یک نظام نرم افزاری یکپارچه است اما ویژگی مهم آن یکپارچه سازی فرایند ها در کل سازمان است . لذا ERP نقش یک راهبر هوشمند را در سازمان ایفا می کند . بنحویکه اولا" پرسنل بخش های مختلف سازمان بتوانند اطلاعات مورد نیاز را از آن استخراج کنند و از روند امور سازمان آگاه شوند . ثانیا" ، مدیران ارشد سازمان بتوانند سراسر عملیات سازمان را زیر نظر گرفته و در صورت لزوم نقاطی از فرایند را که دچار مشکل شده به سرعت شناسائی کرده و با توجه به ابزارهای تحلیلی هوشمند مشکلات را برای خود حل نمایند .

* - ERP شامل کدام یک از فعالیت های سازمان می شود ؟شامل تمام فعالیت های سازمان می شود . در واقع ERP تمام فعالیت های مربوط به ماژول های سازمان را دربر می گیرد . ماژول ها از نظر اطلاعات علاوه براینکه با یک مرکز اطلاعات مرتبط هستند بلکه این ارتباط به یکدیگر نیز وجود دارد . نکته ظریف اینجاست کهERP یک سیستم واحد یکپارچه است ونه چندین سیستم مختلف مرتبط با هم .

* - بین سیستم عملیاتی یکپارچه ( Mis ) با سیستم ERP چه تفاوتی وجود دارد ؟سیستم های اطلاعاتی یکپارچه سیستم هائی هستند که تحت یک شبکه ارتباطی و در حد تبادل اطلاعات با هم اشتراک اطلاعاتی دارند که گاهی باین سیستم های یکپارچه اطلاعاتی در بازارMis نیز اطلاق می شود که جای بحث دارد . ولی در سیستم ERP یکپارچگی در سطح فرایندها است . در حالیکه سیستم Mis صرفا" مربوط به پایگاه داده ها است . لذا بهمین دلیل است که ما برای بخشی از سازمان ERP نداریم بلکه این نظام ، یک سیستم واحد برای کل سازمان است

* - آیا در حال حاضر سازمان ها آمادگی لازم برای عبور از Mis و استقرار ERP را دارند ؟ کاملا" بستگی به خواست و تصمیم مدیران ارشد دارد . یعنی اینکه مفهوم واقعی ERP را درک کرده و نسبت به آن باور و اعتقاد داشته باشند . باور اینکه ERP یک طرح تحول سازمانی است و نیاز است فرآیند مهندسی مجدد در سازمان را طی کند بسیار اهمیت دارد . بعد از این باید به مسائل فنی و اقتصادی اشاره کرد لذا نمی توان بطور روشن تعریف کرد که چند درصد از سازمان های ما آمادگی این فاز گذر را خواهند داشت . زیرا میزان این آمادگی درهر سازمان به مسائل خاص آن بستگی دارد و نمی توان مسئله یکی را به دیگران تعمیم داد .

* - لطفا" چند ویژگی مهم را در سیستم ERP نام ببرید.عموما" در سیستم ERP چهار اصل حاکم است :

1 – سازماندهی بر اساس هدف است نه بر اساس وظایف .

2 – اطلاعات در سراسر سازمان فقط یک بار ثبت می گردد .

3 – کارهای موازی و شغل های موازی در یکدیگر ادغام می شوند .

4 - کار در جایی انجام می شود که منطقی است ( مهندسی ارزش )

* - سیستم های ERP دارای چه قابلیت و مزایایی هستند ؟با توجه به اینکه سیستم هوشمند ERP معمولا" دارای رویکرد استاندارد PM BOK و معماری مبتنی بر Client/Server را دارد لذا هر شخصی قادر است بر اساس حق دسترسی تعریف شده علاوه بر کسب اطلاعات مورد نیاز وظایف خود را به صورت online در نقاط مختلف کشورانجام دهد .

قابلیت دیگر سیستم های هوشمند ERP ، نظارت عالیه ( Munotoring ) بر کلیه حوزه های کاری سازمان است .

برخی از مزایای استفاده از سیستم های ERP عبارتند از :

- کاهش هزینه های عملیاتی

- کمک در تصمیم گیری بموقع و تصمیم سازی

- افزایش بهره وری از طریق تغییرات فرآیند ساختار سازمان .

- امکان بهره گیری از تجربیات سازمان های مشابه با استفاده از Best practice

- افزایش رضایت مشتری به علت شفاف سازی و تسهیل در فرایند انجام کار

- امکان دسترسی و حل مسئله از طریق نرم افزار Toinvreaent

- امکان سنجش مسئولیت حوزه های کاری

- امکان ایجاد و صرفه جوئی در هزینه ها بین 10 تا 35 درصد

- امکان مقایسه بودجه و عملکرد بر اساس آیتمهای قراردادی

هنگامیکه سازمانی ERP را به عنوان یک هدف استراتژی برای خود انتخاب کرده ، طبیعی است که معیار موفقیت نمی تواند فقط فرآیندهای سیستم های درون سازمانی باشد . یعنی اگر مثلا" مشکلی در فعالیت یکی از سیستم ها بوجود آید باعث نمی شود مسیر حرکت سازمانی منحرف شود در حالیکه ، ERP یک طرح استراتژیک است و تمام سازمان را تحت پوشش قرار می دهد . لذا اگر به درستی پشتیبانی نشود ممکن است سازمان دچار مشکل جدی شود بهمین دلیل در پروژه های ERP به لحاظ اهمیت آن باید سیستم تحت نظارت مستقیم مدیر عامل آغاز و ادامه پیدا کند در حالیکه در پروژه سیستم های جامع اطلاعاتی می تواند از بخش انفورماتیک یا واحد IT سازمان شروع شود .

* - منظور از ماژول در سیستم های ERP چیست ؟همانطور که می دانید در سیستم ERP روابط داخلی و بین بخشی غالبا" بسیار پیچیده است . بنابراین واضح است که برای ایجاد یکپارچگی در چنین وسعت و دامنه ای به ابزار قدرتمند و متکی بر تکنولوژی های نوین نیاز است . لذا برای اجرای عملی این امر ERP از اجزایی به نام ماژول یا کارکرد تشکیل شده است . هریک از این ماژول ها در واقع معرف یک یا چند بخش ( واحد ) از سازمان هستند . هر ماژول ممکن است چندین بخش سازمان را پوشش داده و نیازهای کارکردی آنها را مرتفع سازد .

بطور کلی استاندارد تعریف شده ای برای طراحی ماژول های یک سیستم ERP نمی توان در نظر گرفت، زیرا غالبا" متناسب با وضعیت موجودtailoring (پرو) می شود .

ماژول هایی که در اکثر سازمان ها معمولا" وجود دارند از قبیل ماژول فروش ، ماژول خرید ، ماژول موجودی ، ماژول هزینه یابی، ماژول منابع انسانی ، ماژول کیفیت ، ماژول اموال ، ماژول برنامه ریزی تولید، ماژول مالی ، ماژول مشتری.

بطور مثال گردش کار در ماژول مالی را به این شکل می توان نمایش داد.

* - اگر بخواهیم در یک سازمانی ERP را پیاده کنیم .بنظر شما چه مراحلی را باید بگذرانیم ؟اگر پیاده سازی را بعنوان انجام یک پروژه فرض کنیم بدیهی است : در مرحله اول بایستی امکان سنجی و مطالعه اولیه بشود از قبیل بررسی وضعیت موجود و تعیین نیازمندی های سازمان و همچنین تعیین اولویت بندی واحدهای مختلف برای اجرای سیستم

در مرحله دوم مطالعات تفصیلی و عمیق تری صورت می گیرد که گاهی منجر به اصلاح بعضی از فرآیندها و یا ایجاد فرآیندهای جدید می شود که اصطلاحا" به آن مهندسی مجدد فرآیند می گوئیم و همچنین در این مرحله فهرست کارگروه ها ی مورد نیاز تهیه می شود که اصطلاحا" به آن list Function می گویند .

در مرحله سوم با توجه به مطالعات انجام شده در مراحل 1 و 2 به انتخاب راه حل می رسیم که اصطلاحا" Solution می گویند

نهایتا" در مرحله چهارم اجرای سیستم آموزش و فرهنگ سازی است که در این مرحله عملیات پیاده سازی ، نصب و راه اندازی سیستم با توجه به بومی سازی کردن نرم افزار انجام می گیرد و همچنین کمیته هایی برای فرهنگ سازی جهت بستری مناسب برای اجرای سیستم و اجرای دوره های آموزشی مورد نیاز به تفکیک سطوح سازمانی انجام خواهد گرفت .

*************************