رکورد های حذف نشده !

در گذشته بیشتر نرم افزار های حسابداری و اداری مالی با نرم افزار فاکس پرو  تحت سیستم عامل dos  برنامه نویسی و اجرا می شدند .

نگاه داری رکورد ها در بانک اطلاعاتی فاکس پرو از چند قاعده ساده پیروی می کند .

دستور delete  به تنهایی باعث حذف رکورد از بانک اطلاعاتی نمی گردد بلکه صرفا رکورد را علامت دار می کند .

این علامت در حین اجرای برنامه procedure  ها توسط  نرم افزار  شناسایی شده و از جمع زده شدن رکورد های حذف شده با سایر رکورد های موجود در بانک اطلاعاتی پیشگیری می‌شود .

در یکی از پرونده های حسابرسی کارشناسی رسمی که از یکی از شعب دادگاه به یکی از دوستان کارشناس رسمی ارجاع گردیده بود :

یکی از بستگان مدیر اداری مالی شرکتی طبق معمول وجهی را به صورت دستگردان به خویشاوند خود ( که مدیر اداری مالی شرکت بود ) قرض داده بود تا پس از مدتی آن را با سود عادلانه ای بازدریافت نماید .

در این میان بروز اختلاف خانوادگی میان این دو خویشاوند ( سببی و نسبی ) باعث شده بود مدیر اداری مالی دریافت وجه از خویشاوند خودش را انکار نماید و کار به دادگاه کشیده  شود .

تنها و تنها مدرکی که خواهان ( قرض دهنده ) در دست داشت یک برگ یادداشت دست نویس معمولی بود که محاسبات سود و اصل وجه تا تاریخ مشخصی روی آن با دست خط خوانده ( قرض گیرنده ) البته به وسیله مداد نوشته شده بود .

از طرفی مدادی بودن یادداشت که اندکی شباهت به محاسبات یک حسابدار برای صدور سند حسابداری داشت ، باعث شده بود که توسط مقامات قضایی مورد اعتنا قرار نگیرد ، از سوی دیگر در دفاتر روزنامه و کل قانونی  رسمی ( پلمپ شده ) شرکت نیز اثری از سند حسابداری با مضمون مندرج در یادداشت یافت نشده بود .

در وهله اول پس از دریافت حکم قضایی توسط دوست کارشناس ام  ، همراه وی ، با مراجعه به شرکت درخواست زونکن های بایگانی اسناد را نموده و شروع به جستجو برای سند حسابداری با مضمون برگۀ دست نویس نمودیم .

ولی از آن جایی که خوانده ، سال ها مدیر اداری مالی و شریک شرکت مذکور بود همان گونه که انتظار می‌رفت هر گونه مدرک و نشانه ای که می توانست نشانه رابطه مالی خواهان با شرکت باشد را معدوم نموده بود .

نرم افزار سیستم حسابداری نیز ارتقاء یافته و حتی سخت افزار یعنی کیس های قدیمی سیستم های تحت dos   نیز در انبار اسقاط شرکت به گوشه ای افکنده شده بودند .

به هر حال ضمن صورت جلسه نمودن وضعیت ، دستگاه کامپیوتری که قبلا نرم افزار حسابداری روی آن نصب بود را یافته و با باز کردن هارد دستگاه محتویات هاردِ آن را بازیافت نمودیم .

در بررسی فایل های dbf  نرم افزار حسابداری قدیم شرکت فایل اسناد حسابداری را یافته و در آن فایل همان گونه که حدس می زدم با رکوردهای چندین سند حسابداری که بهره مقاطع مختلف وجه مضاربه خواهان در آن به حساب هزینه کارمزد منظور شده و به بستانکار  حساب خواهان منظور گردیده بود ، لیکن پس از درگیری ها و بروز اختلافات توسط مدیر اداری مالی یا به دستور او حذف شده و از گردش حساب ها خارج شده بود ، روبرو شدیم .

در حضور اشخاص متعددی از جمله حسابدار و مسئول آی تی شرکت مراتب و شرح حال را صورت جلسه نموده و پس از انجام سایر اقدامات لازم دوست ام گزارش کارشناسی اش را تنظیم و تقدیم نمود .

در پایان خوانده ناگزیر از مواجهه و گفتگو با خوانده گردیده و حساب مابین شان تصفیه گردید .

همواره کار اپراتور ها و کاربرانِ نرم افزار های حسابداری ، انبار ، تولید و ...  که در شرکت های مختلف نصب می نمودم را این گونه کنترل می کردم .

البته اکنون ، دیگر ، کمتر و به ندرت ممکن است کسی از آن بانک اطلاعاتی قدیمی استفاده کند ولی در مسائل ارجاعی به دادگاه ها که عموما سنواتی بوده یا سال های متمادی به درازا کشیده شده است ، هنوز ، چنین کیس هایی یافت می شود . 

با توجه به اینکه موضوع برای بعضی دوستان مبهم بود این تصویر را روز بعد  اضافه کردم  :

همان گونه که در تصویر زیر مشاهده می گردد برای نمونه سند 7157 شامل چهار رکورد می باشد بار اول ثبت  با خط کشی قرمز جدا شده است . 

در مرحله دوم  مبلغ رکورد چهارم سند از 200،000 ریال به 500،000 ریال افزایش یافته است ، بنابراین فاکس پرو چهار رکورد جدید در فایل اضافه نموده و در منتها الیه سمت چپ چهار رکورد اول نقطه ای به عنوان نشانه حذف شده بودن آن چهار رکورد درج نموده است . 

البته هنوز چهار رکورد اولیه از فایل اسناد خارج نشده اند . 

در مرحله بعد مجددا کاربر سیستم مبلغ رکورد چهارم را از 500،000 ریال به 200،000 ریال برگردانده است .

دوباره چهار رکورد جدید با مبالغ تغییر یافته ( اگر چیزی بوده باشد ) به ته فایل اضافه گردیده و چهار رکورد موجود در فایل برای حذف شدن نشانه گذاری شده اند . 

این رکوردها با دستور pack  به طور کامل از فایل dbf خارج می گردند یعنی حذف واقعی رکورد زمان بازسازی اسناد صورت می پذیرد . 

معمولا پس از بازسازی ایندکس ها دستور pack برای خارج شدن رکورد های حذف شده به پردازشگر دستور حذف قطعی رکورد ها را می دهد . 

بنابراین تا قبل از انجام چنین پروسه ای تمام رکوردهای اصلاح و حذف شده در فایل های بانک اطلاعاتی فاکس پرو باقی می مانند (گاه برای سال ها ! ) .