چگونگی تاثیر بروز بودن اطلاعات بر کنترل های داخلی

گام های بسیاری تا رسیدن به "حسابداری عملیاتی" و انعکاس به هنگام رخداد ها در سیستم های اطلاعات مالی عملیاتی بایستی برداشته شود , گردش کالا و مواد و چرخه خرید و تدارکات از مهم ترین آن ها می باشند :

یکی از معضلات و مصیبت های ! حاکم بر فرآیند ثبت و ضبط , طبقه بندی و پردازش اطلاعات در شرکت ها و واحدهای فعال اقتصادی : مجموعه فعالیت هایی است که تحت عنوان خرید , کارپردازی , تدارکات , تنخواه گردان , ... نامیده می شوند .

از آن جایی که این واحدها یا افراد در سازمان از یک طرف با انبار سروکار دارند و از طرف دیگر با امور مالی و وجه نقد , چگونگی فعالیت آن ها می تواند برای سازمان چه از لحاظ عملیاتی و چه از لحاظ اینفورماتیک   فلج کننده باشد .

در بسیاری از شرکت ها هنوز نیازی به سازمان و ساختار و سیستم جداگانه و بخصوصی  برای این فعالیت ها  احساس نمی گردد و در برخی که چنین سازوکاری موجود است ورود اطلاعات در آن  به دلایل فراوانی به صورت ناقص یا نادرست و نیمه کاره  صورت می گیرد یا  پیکربندی شده است .

ماهیت کار و این که به تناسب , بیشتر فعالیت های مربوط , در خارج از سازمان صورت می پذیرد و طرف های معامله از ضوابط داخلی تبعیت نمی کنند , وضعیتی را ایجاد نموده است که بیشترین گسست سازمانی و ریسک کنترل داخلی در این قسمت مشاهده می گردد .

معمولا , نیز در پایان سال و یا ابتدای سال بعد که تمرکز مدیران روی تهیه صورت های مالی بیشتر است , به صورت فله ای و بدون تفکیک و سند رسی دقیق این اطلاعات با شتاب وارد سیستم شده , موجودی انبار به روز گردیده و صورت های مالی تهیه می گردد .

زیرا از طرفی مسئول حسابداری مالیاتی منتظر نتیجه و ترازهاست تا بتواند حساب های مالیاتی را تنظیم کرده و دفاتر قانونی را ثبت کند و شرکا نیز منتظر آگاهی از سود(زیان) نهایی سال مالی هستند تا بتوانند سهم خود را از درآمد مطالبه کنند و ... .

در این شرایط معمولا سخت گیر ترین مدیران نیز به سرعت تاییدیه های مجاز زیر فرم ها و صورتحساب ها را امضا می کنند تا از این بحران عبور کنند !؟ .

  فرم های پیوست این مدارک نیز بیشتر صوری و تشریفاتی و برای برآورده ساختن انتظارات حسابرسان یا ممیزان , برخی , حتی  پس از انجام هزینه یا خرید تنظیم گردیده و به سایر مدارک پیوست می گردند .

حال آن که همان گونه که در تصویر زیر مشاهده می گردد , اجرای یکایک گام های مرتبط با این رخداد های مالی , همزمان با رخداد آن می تواند کنترل موثری روی عملیات واقعی شرکت ایجاد نماید .