چاره فرافکنی درون سازمانی

همانند سپهر سیاسی کشور   ،  مانند سطوح مختلف اجتماعی ، نهادهای فرهنگی ، مردمی ، مذهبی ، دولتی ، اقتصادی و ... , در سرتاسر سازمان ها و فضای کسب و کار بخش خصوصی ، نیز :

 فرافکنی و تقابل بین کارکنان به شدت رواج دارد . 

مقداری از این تقابل را تلاش مدیریت برای ایجاد رقابت سودمند بین کارکنان باعث می گردد ، لیکن معمولا خود مدیران  نیز در دام فرافکنی گرفتار شده و جزئی از این جریان می گردند . 

مکتوب و مستند سازی ارتباطات درون سازمانی میزان زیادی از فرافکنی و نسبت دادن نقایص و ناکامی ها به دیگران پیشگیری کرده و یا روابط دارای اختلال را بهبود می بخشد .

شفافیت در وظایف , تفکیک مسئولیت ها , ارزیابی دایمی حجم و کیفیت کار انجام شده و آگاه سازی کارکنان از این بابت , ارتقای سیستم ها و روش های انجام کار نیز تاثیر قطعی دارد .

فرافکنی ها صرفا از جنس نسبت دادن کم کاری ها ، غفلت ها ، ناکارآمدی ها ، قصورات ، اشتباهات ، و از این گونه "ناتوانی" ها و "کم توانی" ها به دیگران نیست ، بلکه در مواردی ممکن است اساسا برخی اشخاص یا قسمت ها مسئول و مقصر دست نیافتن به  "اهداف دست نایافتنی" قلمداد شوند ! . 

بودجه بندی و یا برنامه ریزی غلط می تواند زمینه ساز یا دست مایه این نوع فرافکنی یا اختلال رفتار سازمانی باشد . تقریبا هر کجا که با چنین فضایی روبرو شده ام شرایط زیر حضور داشته اند :

- استقرار ناقص نرم افزارها .

- گسستگی و جزیره ای و باندی بودن قسمت ها .

- فقر تکنولوژیک (طرفین فرافکنی) .

...

تحلیل های تصمیم گیری راهکارهای حسابداری مالیاتی

در پست های پیشین ، در ادامه بحث "رجحان ثبت دفاتر قانونی به عدم ثبت آن توسط مشاغل و اشخاص حقوقی"  ، همگی (اعضای گروه ) در گفتگو ، به این نتیجه رسیدیم که :
"در هر صورت ، ثبت دفاتر قانونی به عدم ثبت آن ارجحیت دارد . "

حال با این پرسش روبرو می شویم که ضمن ثبت دفاتر برای پرهیز از جرایم و عوارض قانونی عدم ثبت ، و ... سایر دلایل ،
از آن جایی که پذیرفته شدن دفاتر نیاز به مقدمات ، برنامه ریزی ، هزینه و اقدامات بسیاری دارد ،
آیا بهتر نیست اشخاص و مشاغل به جای تلاش در راستای تنظیم صحیح تر و مستند تر دفاتر و پذیرفته شدن آن ها و نهایتا محاسبه درآمد مشمول مالیات بر اساس دفاتر ،
به تشخیص و محاسبه علی الراس رضایت بدهند ؟
به عبارت دیگر :
در جلسه گذشته بدین جا رسیدیم که :
"با در نظر گرفتن همه پارامترها ثبت دفاتر قانونی بهتر از عدم ثبت آن است "
اما ثبت دفاتر قانونی به معنی پیگیری مودی برای محاسبه و تعیین درآمد مشمول مالیات اش بر اساس محتوای دفاتر نیست .
یعنی این حالت ( سناریو ) نیز می تواند متصور باشد که : 

مودی برای احتراز از جرایم و ... ، دفاتر قانونی را ثبت و ارائه نماید اما به نوعی که در نهایت : 

"تشخیص درآمد مشمول مالیات اش توسط ممیز به صورت "علی الراس" انجام شود" .
بنابراین با توجه به این که در گفتگوی دیگری نیز به این نتیجه رسیدیم که :
شاید بیشتر آقایان ممیزها ترجیح بدهند بجای رسیدگی وقت گیر و طاقت فرسا به دفاتر و اسناد و مدارک با اعمال ضریب و یکی دو محاسبه ساده پرونده عملکرد یک مودی را به سادگی و سهولت ( و در عین حال مستند به قانون و جدول ! ) جمع کنند .
بنابراین ممکن است مودی نیز به این نتیجه برسد که تمکین به نظر ممیز و تمایل به تعیین و تشخیص "علی الراس" به نفع اش باشد ؟

از دوستان و همکاران همگروه درخواست می کنم نظرات شان را جمع بندی کرده ، ارائه دهند تا تحت عنوان یک هم اندیشی گروهی منتشر گردد .

بررسی و مقایسه نرم افزارهای گروه آرک

روز سه شنبه   94/05/15   در اصفهان در گردهم آیی شرکت آرک در هتل آسمان شرکت کردیم .

خوشبختانه در نرم افزار های شان بسیاری از الزامات جدید که بسیاری از تهیه کنندگان نرم افزار از آن ها غافل هستند ، پیش بینی شده و جای گذاری شده است .

( البته آن گونه که خودشان معرفی (پرزنت present ) می کردند ، هنوز دموی سیستم به دست ام نرسیده تا مستقلا بتوانم بررسی کنم ) .

از جمله :

استفاده فراوان از اکسل برای ساختن کاربرگ های مختلف ، که باعث می شود :

اولا : ترتیب و توالی منطقی انجام کار به هم می خورد .

دویماً : نیازی که باعث گردیده کاربر دست به خلق کاربرگ جدید بزند پنهان مانده و در طراحی های بعدی نرم افزار لحاظ نمی گردد .

سیماً : اندیشه و تفکری که توسط کاربر سیستم اعم از اپراتور ، حسابدار ، مدیر مالی ، حسابرس ، کنترلر ، ... ، صرف شده و خلاقیتی که به کار بسته است در همین نقطه به بن بست دایرکتوری های بی نام و نشان برخورد کرده و مدفون می شود .

به عبارت دیگر : هزینه ای که صرف شده تا یک نفر تا بدین جا پیش برود اثر افزایشی ( ضریب تکاثری) خودش را از دست می دهد .

چهارماً ! : دیتابیس مجموعه دچار پراکندگی می شود ، برای جمع آوری کل دیتایی که مورد پردازش قرار گرفته تمامی سیستم را بایستی جستجو کرد .

با کاربرد "کاربرگ ساز" در نرم افزار این نقیصه برطرف می گردد ، البته بایستی کاربرگ ساز از انعطاف شکلی و محاسباتی کافی برخوردار باشد .

...

سایر موارد را نیز به تدریج برای تان می نویسم

اعتراف وزیر اقتصاد به وضعیت ناعادلانه اخذ مالیات

عتراف وزیر اقتصاد به اینکه همواره فرار مالیاتی (در برخی موارد به نسبت 200 تا 300 برابر مالیات واقعی ) وجود داشته است ! : 

به گزارش خبرنگار ایسنا، علی طیب‌نیا با اشاره به فرار مالیاتی برخی از افرادی که درآمدهای بالایی دارند، اظهار کرد: این افراد فرار مالیاتی می‌کردند اما الان که درآمد واقعی آن‌ها مشخص شده است و از آن‌ها مالیات گرفته می‌شود سرو صدا راه می‌اندازند و اخیرا پیامدهای آن‌ را نیز دیده‌ایم . 

 ...

" فرار مالیاتی می‌کردند "

 یعنی تاکنون و هنوز فرار مالیاتی داشته اند .

به عبارت دیگر :

این سخن وزیر اقتصاد یعنی این که نظام مالیاتی کشور تا کنون برنامه ای برای دریافت مالیات عادلانه و حقه از این افراد نداشته ، یا اگر برنامه ای داشته به اهداف خود نرسیده یا نتوانسته اجرا کند .

در جای دیگری نیز گفته است :

اینکه برخی می‌گویند مالیات آن‌ها در سال گذشته ۲۰۰ یا ۳۰۰ برابر شده است درحالیکه درآمدهای آن‌ها افزایشی نداشته ، درست است ، چراکه آن‌ها در سال‌های قبل از پرداخت مالیات فرار می‌کردند .  ( بدون شرح ! ).

مشروح کامل خبر را در این آدرس می توانیم مشاهده کنیم .

موسسه حسابداری و حسابرسی سنجش سپاهان

بر اساس نظریات قطعی و مسلم جامعه شناسان و سایر متخصصان علوم اجتماعی :
روابط اجتماعی میان مردم جامعه ما مختل می باشد .
رفتار ایرانیان در جامعه و با یکدیگر جزیره ای است .
همچنین شرایط خاصی بر کشور حاکم است , شرایط خاصی بر سازوکار کسب و کار ، فعالیت های اقتصادی ، امور مالی و اداری ، حاکم است .

شرایط خاصی بر سازوکار کسب و کار ،  فعالیت های اقتصادی ، امور مالی و اداری ، حاکم است . 

بی اعتمادی ، پنهان کاری ، حسابسازی ، باند بازی ، دروغ پردازی ، یاوه سرایی ، در محیط های اداری مالی نهادها ، دستگاه ها ، شرکت ها ، واحدهای اقتصادی به فراوانی جریان دارد و در بعضی موارد ، اساسا ، شاید لازم به نظر برسد .

در هر مکالمه و گفتگو بینِ : دو عامل ، دو مجری ، دو نفر از کارکنان ، مدیر با کارکنان ، کارکنان با ارباب رجوع و دیگران ...  مقدار زیادی کلمات و عبارات بی ارتباط با موضوع کار جاری  رد و بدل می گردد که ممکن است بجای هموار کردن رابطه کاری ، آن را دشوارتر نیز بسازد .

برخی شرایط و پیش فرض هایی که در بالا گفته شد در کوتاه یا میان مدت غیر قابل تغییر می باشند .

پس چه باید کرد ؟

یک فعال اقتصادی ، سرمایه گزار ، مدیر اجرایی ، مجری و عملگر و کار آفرین نمی تواند منتظر بهبود یافتن شرایط با سازوکاری خارج از مدار و حیطه  اختیار خویش باشد .

یعنی به انتظار تحولات فرهنگی ، اجتماعی ، سیاسی ، تغییر عقیده مدیران منطقه ای و جهانی بنشیند .

اصل باقی ماندن و تداوم فعالیت و حیات برای یک ارگانیسم ، یک سازمان ، هر موجود زنده و فعال چه شخص حقیقی و چه شخص حقوقی مقدم بر سایر اصول می باشد .

به همین دلیل است که اگر لازم باشد در برابر سیاست های حاکم بر فضای عمومی جامعه :

تمامی رخداد های مالی را به صورت ساختگی و قراردادی ثبت خواهد کرد ، حساب سازی ، رکورد سازی ، جعل نمایشی و توافقی رخداد ها را به سطوح ملی و حتی جهانی تعمیم می بخشد ! . 

یعنی : از امکانات موجود حداکثر استفاده را برای بقا یا توسعه خویش خواهد نمود .

از مکانیسم ها و سازوکار های موجود حداکثر بهره برداری در راستای بقا و پیشبرد اهداف خویش را می نماید .

گزاره های فوق برای هر کارآفرین ، سرمایه گذار ، مدیر ، مالک ، عامل اجرایی ، یقینی و بی برو برگرد به نظر می رسد اما :

آیا از رایانه ها و روش های مکانیزه انجام کار ، سیستم ها و روش های انجام کار ، که به یمن حاکم نبودن قواعد "کپی رایت" تقریبا به رایگان در اختیار قرار دارد ،  حداکثر استفاده در این راستا به عمل آمده است ؟

همان گونه که در سطح ملی و جهانی مشاهده می کنیم سیستم ها و سازوکار های کامپیوتری نقش اساسی در بهبود روابط مردم با یکدیگر نزدیک تر ساختن آن ها ، رواج و تسهیل گفتگو بین آن ها گردیده اند .

سیستم ها مانند میخ ها و ستون هایی در محیط های اداری عمل کرده و باعث به نظم و انضباط درآمدن رفتار سازمانی افراد درون سازمان و برون سازمان مرتبط با سازمان می گردند . 

همگان مشاهده کرده ایم که هنگام داشتن درخواست خلاف قاعده بیشترین عاملی که مانع انجام کار به روش غلط می باشد ، شیوه های انجام کارِ بظاهر غیر قابل تغییر در سیستم ها می باشد . 

یعنی گردش کار و طراحی سیستم رایانه ای در کنترل رفتار عامل اجرایی تاثیر بسزایی دارد .

برای راحت تر تصور کردن موضوع فرض کنید :

 برای خرید مبل به فروشگاه و نمایشگاه مبل مراجعه نموده و از فروشنده ( که  از اتفاق دوست صمیمی مان می باشد ! ) درخواست می کنیم تعداد اقساط را افزایش ، یا مبلغ آن ها را ، کاهش دهد . 

در جواب ، به احتمال بسیار زیاد خواهد گفت : "سیستم از تعداد X قسط  بیشتر، یا از  Y ریال مبلغ ، کمتر قبول نمی کند ; و افزون بر این دستِ من نیست و دستِ رئیس ام می باشد " . 

جالب توجه این که چنین عذر هایی معمولا هم پذیرفتنی است و با اعتراض طرف مقابل روبرو نمی شود . 

شاید این گونه بوده که عاملان یک واحد تجاری ، ( یا شخصیت حسابداری خاص ) آموخته اند که محدودیت ها یا عدم تمایل شان را به گردن سیستم انداخته و بدین گونه از رودربایستی نجات یابند ! .  

بنابراین سیستم مکانیزه رایانه ای که با آن کار می کنیم در نظم دادن به رفتار سازمانی ما  بسیار موثر می باشد . 

یعنی افزون بر جنبه مکانیکی فعالیت ( ثبت و ضبط و پردازش رکورد ها و دیتای مالی اداری ) ، در شکل دادن به رفتار سازمانی ( قانون مند و سیستماتیک عمل کردن و ... ) نیز موثر می باشد . 

همان گونه که در یادداشت "بلای پلاگ اند پلی" ،  یا "وصله پینه کردن" ، (بلای "plug & play")  شرح داده شد  یکی از مشکلات جوامعِ در حال توسعه ، در حال مدرنیزاسیون ، در حال مکانیزه کردن و سیستماتیک کردن فرآیند ها ، فعالیت ها و روش های انجام کار :
گزینشی برخورد کردن با ابزارها ساختار ها و سازوکار های سیستم ها  می باشد . 

برای  مثال روش جمع بندی ، پردازش ، خلاصه کردن ، و گزارشگری رکوردهای حسابداری در بیشتر سازمان ها مکانیزه و با استفاده از رایانه شده است ، دیگر ، کمتر کَسی به روش دستی ، دفاتر روزنامه ، کل و معین سنتی حسابداری را بازنویسی می کند . 

اما پس از استخراج گزارش از سیستم یاد شده ، ناگهان ! شیوه انجام کار دوباره به همان روش گذشته یعنی ثبت اطلاعات روی کاغذ و مشاهده آن از روی کاغذ و تکثیر و توزیع کاغذی آن بر می گردد ! . 

به همین خاطر می باشد که : هنوز هنگامی که به عنوان یک حسابدار پشت دستگاه نشسته و مشغول به کار هستیم شاید مدارک خرید از گلوگاه خاصی به بعد اسکن شده و به جای کاغذ فایل تصویری آن در دسترس مان قرار بگیرد اما ناگزیر استعلام ، پروفرمای فروشنده ، مکاتبات بین واحد تدارکات با فروشنده ، و بسیاری از مراحل اولیه رخداد مالی را در دسترس نداریم . 

زیرا کسانی که در صدد رایانه ای کردن سیستم کار شرکت بوده اند جنبه های مکانیکی کار را بیشتر اهمیت داده اند . 

یعنی حجم پردازش بالا و پر تعداد را به رایانه سپرده ولی برنامه و ایده ای برای عادات و رفتارهای سازمانی کارکنان و نحوه تعامل آن ها با سیستم و با یکدیگر نداشته اند . 

چنین طرح ریزی کرده اند که تا مرحله پرینت تراز آزمایشی به صورت رایانه ای ، و کنترل های پس از آن و تبادل اطلاعات ، رفع مغایرات ، تصمیم گیری ها ، پیگیری امور معوق و ... همه با همان روش ها و شیوه های قبلی انجام پذیرد . 

بنابراین هنگام مراجعه به سیستم حسابداریِ ... جامعِ  یکپارچهِ  شبکه ای ، تحت نتِ ، هوشمندِ ، کارآمدِ ، چند ده ، یا چند صد میلیون تومانی مان ! ، با جزیره ای دور افتاده از همه جا که ارتباط اش با پس و پیش و چپ و راست و بالا و پایین ! قطع می باشد روبرو می گردیم که همچون "وصله" ای ناچسب و ناهمرنگ بر محیط سازمانی "پینه" شده است ، ... الصاق گردیده ، "سرهم بندی" شده است ! . 

بدین خاطر خبری نداریم از اینکه : 

در مکاتبات اداری با مراکز قضایی به مبلغ طلب سوخت شده اشاره شده است (به سوابق اداری رخداد مالی دسترسی نداریم ) .

در حین حسابرسی به یکی دو مورد از حساب ها رفرنس داده شده است (فیدبک و بازخوردی از ثبت های حسابداری به ما نمی رسد ) . 

زیرا آن فعالیت ها (پیشین و پسین) به صورت دستی و مجزا و جداگانه از فعالیت های حسابداری دیده شده و طبیعتاً برنامه نویس و طراح سیستم نیز آن فرآیند ها را در چرخه کاریِ دردستِ طراحی و تهیه ، ندیده و الگوریتم و گردش فرم های اش نیز مورد غفلت قرار گرفته است . 

این وضعیت ناشی از پراکندگی و چیدمان غیر واقعی ابزارهای ثبت اسناد حسابداری در بسته و پکیجی به نام "نرم افزارِ جامعِ یکپارچه " [ فاقد ارتباط با بقیه اجزای سیستم]  می باشد . 

همه این نشانه ها و موقعیت های ناهنجار (یا فاقد بهینه گی ) که در محیط های سازمانی و اداری مالی با آن روبرو هستیم ناشی از وصله پینه کردن ، کاربست گزینشی ابزار ها ، غلبه ذهنیت مکانیکی در پیاده کردن و استقرار سیستم های رایانه ای بوده است . 

راه حل زیربنایی :

به کار گیری کامل و کامل کردن چرخه کار رایانه ای است ، اگر پردازش رکوردها و استخراج آن ها با رایانه صورت می گیرد ، رسیدگی ، کنترل ، انعکاس نتیجه رسیدگی ، تعاملات پیرامونی ، تبادل اطلاعات پیرامون آن نیز با استفاده از سازوکارهایی که به خودی خود و به طور طبیعی در کنار سایر ابزارها ایجاد شده بایستی صورت پذیرد ، هر چند گزینشی عمل کردن تصمیم گیران باعث مهجور ماندن آن ها شده است .

به سهم خودمان در موسسه سنجش سپاهان :

دیر زمانی است که این سیاست را آغاز نموده ایم  هدف مان تکمیل چرخه کار مکانیزه با استفاده از اتوماسیون و کاربرد آن در اسناد و مدارک حسابداری و نوعی تقسیم کار بین کارکنان قسمت حسابداری با استفاده از روان سنجی و ترتیب انجام کارها به نوعی که حشو و زواید و کارهای دست و پا گیر کاهش یابد .

در وهله اول سعی می کنیم با استفاده از نرم افزارها و سیستم هایی که به صورت رایگان در فضای مجازی یا کاربردی رایانه ای توزیع گردیده است ، حداقل تا زمانی که قوانین تجارت جهانی هنوز در کشور اعمال نگردیده باشد ، تحمیل هزینه به موسسات را به حداقل برسانیم .

بکار گیری نوعی روش کنترل پروژه ای در اداره امور واحد حسابداری شرکت ها و موسسات .

نهادینه ساختن فرهنگ و روش های استفاده از نرم افزارهای تکمیل کننده چرخه کار حسابداری و ارتباطات درون سازمانی .

ترغیب و راهبری موسسات و شرکت ها به حرکت پیوسته ، مداوم و تدریجی  به سمت اتوماسیون اداری و سازمانی .

                                                                                                            احمد نورمحمدی  26/11/1393