وضعیت ایده آل صدور اسناد در راهبری نرم افزارهای مالی

هر چند سال هاست که نرم افزارهای جامع به فراوانی به کار گرفته می شوند , و تقریبا همه آن ها نیز از پشتیبانی شرکت فروشنده برخوردار می باشند , اما شیوه استقرار و بکارگیری آن ها در بسیاری شرکت ها هنوز به گونه ای است که پردازش بعدی اطلاعات و استخراج صورت های مالی یا اظهارنامه های قانونی از آن ها با دشواری و صرف وقت و هزینه زیاد روبرو می گردد .

البته در بسیاری موارد عدم اطلاع کاربران و مجریان سیستم مهم ترین دلیل استقرار ناقص و کاربرد نادرست نرم افزار نمی باشد و مسائل سازمانی , فراسازمانی و روانشناختی بسیاری در آن دخیل می باشند که در یادداشت های عبور از وضعیت آچمَز در راهبری نرم افزارهای مالی اداری   و سناریوی ورود به وضعیت آچمز در راهبری نرم افزارها  به آن پرداخته ام  , اما به هر حال تهیه یادداشت زیر بنظر لازم می رسد .

در صورت استقرار کامل و یکپارچه نرم افزارهای مالی چنین شرایطی بایستی وجود داشته باشد :

کلیه اسناد حسابداری بایستی به صورت اتوماتیک با ماژول ( زیرسیستم ) مربوط صادر شوند و صدور سند دستی (سند حسابداری سنتی ) به حداقل ممکن رسیده باشد .

حتی اسناد افتتاحیه و اختتامیه نیز قابلیت صدور اتوماتیک توسط اغلب نرم افزارهای موجود در بازار را دارند :

در پایان سال (که معمولا عملیات اصلاح حساب ها و مقابله آن ها با طرف حساب ها و طرف معامله ها و استخراج بهای تمام شده کالای فروش رفته و موجودی کالا ممکن است  در چند مرحله انجام شود ) در بسیاری از نرم افزارها امکان ارسال مجدد سند افتتاحیه به  بانک اطلاعاتی سال بعد پیش بینی شده و در برخی دیگر به شیوه ارسال سند از یک سال مالی  و دریافت آن در سال مالی دیگر , مانند هر سند معمولی حسابداری دیگر , می توان از صدور دستی آن پرهیز نمود .

در صورتی که شرکت از نرم افزار دارایی ثابت ( اموال ) استفاده نماید , سند استهلاک پایان سال نیز به صورت اتوماتیک صادر خواهد شد .

همچنین , از صدور سند مرکب نیز تا حد ممکن بایستی پرهیز نمود :

زیر سیستم ها مانند دریافت پرداخت , خرید , فروش و ... بر مبنای یک طرف ( بدهکار یا بستانکار ) در برابر N طرف سند را صادر می نمایند , بدین ترتیب امکان دریافت گزارش آنالیز حساب یعنی پردازش یک حساب بر مبنای طرف حساب های آن فراهم می گردد ,

( خواه چنین گزارشی در گزارشات نرم افزار موجود باشد یا نباشد ) .

اما در صورت صدور سند مرکب یعنی  N طرف بدهکار در برابر N طرف بستانکار چنین امکانی از بانک اطلاعاتی سلب می شود .

یعنی امکان تراز کردن طرف حساب های بدهکار و بستانکار یک حساب  با یکدیگر , از میان می رود .

البته در مواردی که خود زیرسیستم سند مرکب صادر می نماید مانند احتساب مالیات و عوارض بر ارزش افزوده و اعمال آن در سند حسابداری توسط زیرسیستم فروش , بلحاظ تفکیک نوع اسناد از یکدیگر هم چنان امکان تراز کردن برش های خاص و دلخواه از گردش حساب ها فراهم می ماند .

بنابراین تعیین پارامتر نوع سند برای مقاصد داده پردازی و حساب آرایی ضروری است حتی هنگامی که به هر دلیل ناگزیر از  صدور سند دستی با نرم افزارهای جامع می باشیم  .

عملیات انبار گردانی پایان سال , شمارش موجودی ها , صدور تگ و در نهایت صدور اسناد کسر یا اضافه موجودی و انتقال آن به سال بعد توسط امکانات تعبیه شده در نرم افزار انبار انجام شود .