عبور از وضعیت آچمَز در راهبری نرم افزارهای مالی اداری

در راهبری نرم افزارهای اداری مالی شرکت ها وضعیت آچمزی وجود دارد که عبور از آن نیازمند وقوف کامل بر ساختار نرم افزار یا کار تیمی چند راهبر مسلط به هر ماژول نرم افزار با یکدیگر می باشد :

نرم افزارها معمولا بر بستر سیستم دستی موجود استقرار می یابند . بنابراین به محض جوابگویی در حدود همان روال دستی , توسعه سیستم متوقف می گردد .

از آن جایی که فضای کسب و کار دایم در حال توسعه می باشد و از طرفی الزامات قانونی مانند طرح جامع مالیاتی که از سال 1395 آغاز گردیده روز بروز اطلاعات شفاف تر , دقیق تر , جامع تر , و از همه مهم تر "رایانه ای"  تری را طلب می کند , با افزایش حجم مورد نیاز سیستم گردش کاری که بر پایه فرم ها و روابط بین اجزای ناقص استقرار یافته جوابگوی نیازهای روزمره نبوده یا برآورده ساختن نیازهای جدید با دشواری و فشار بسیار میسر می گردد .

جزیره ای شدن اجزای (ماژول های) نرم افزار بر پایه تقسیم قدرت بین قسمت های موجود در سازمان هر شرکت شکل می گیرد .

باندهای قدرت موجود در شرکت ها از قبیل : مالی و حسابداری , اداری و تدارکات و کارپردازی , یا انبار و تولید و تدارکات (بسته به این که تدارکات در عمل زیرمجموعه کدام یک باشد ) , فروش و ... می باشند .

نرم افزارها نیز برحسب رویکرد و عملکرد این جزایر تکه پاره گردیده و خصوصیات و کارکرد ویژه ای بدان ها تحمیل می گردد .

دو عامل اساسی در تحمیل کارکرد خاص و غیر استاندارد و معمول یا سلیقه ای بر نرم افزارها و سیستم گردش اطلاعات : 

- روش مدیریت مدیران و صاحبان کسب و کار , و 

- کارکنان و منافع صنفی آن ها و توانمندی ها و نگرش شان , می باشد . 

یا شاید اساسا هر کدام از این جزایر , نرم افزار و ابزار مختلفی بسته به میزان تسلط و خواست صاحبان قدرت در زیرمجموعه ها گزینش کرده و مستقر نمایند .

برخی از این جزایر ممکن است با نرم افزار متفاوتی , یا با اکسل و گوگل داکیومنت کار خودشان را به رایانه بسپارند  , بدین ترتیب یگانگی و تمرکز و به هم پیوستگی اطلاعات مالی از میان می رود . 

معمولا فرافکنی و مقصر قلمداد کردن جزایر دیگر نیز به شدت بین آن ها جریان می یابد .

با توجه به خط کشی بین اشخاص و یا قسمت ها ( بسته به این که سازمان شرکت از اشخاص یا از قسمت ها و دوایر تشکیل شده باشد ) ارتباط و هماهنگی بین ماژول های نرم افزار نیز محدود می گردد .

هر نوع ارسال اطلاعات بین این جزایر به شکل فرم های دستی یا چاپی به همان شیوه های دستی گذشته صورت خواهد گرفت , بنابراین حجم ورود اطلاعات مضاعف و دوباره کاری افزایش خواهد یافت و اوقات کاری کارکنان را به خود اختصاص خواهد داد .

در این شرایط معمولا وضعیت آچمزی پدید می آید که آثار آن مقاومت در برابر هر نوع تغییر , مرتبط ساختن ماژول ها به یکدیگر و اتوماسیون می باشد . و عبور از آن نیازمند اراده و آتوریته ای مافوق باندها و جزایر شکل گرفته درون مجموعه می باشد .

جزیره ای بودن بدین معناست که شیوه استقرار نرم افزار و کار با آن صرفا در راستای وظایف و نیازهای همان قسمت یا جزیره مربوط می باشد , و فرم ها یا اطلاعاتی که پایه ارتباط با سایر ماژول ها می باشد , یا مورد نیاز سایر قسمت ها برای ایفای وظایف خودشان و تحقق امکان برنامه ریزی , کنترل , حسابرسی عملیاتی , گزارشگری (گزارشات چند بخشی ) می باشد , در نظر گرفته نشده و بسترسازی نشده است .

فقدان مستندات گردش کار نرم افزارها , ناقص بودن یا پیچیده بودن راهنمای کار با آن ها , ناکافی بودن یا فقدان دیاگرام ها و فلوچارت های گردش فرم ها و اطلاعات درون و مابین ماژول ها , که متاسفانه بخاطر وابسته ساختن مشتریان توسط برخی شرکت های بیشمار نرم افزاری عمدا تداوم می یابد , راه برون رفت از این وضعیت را بیش از پیش ناهموار می سازد و البته در پایان , عملا , در تضاد با منافع همان فروشندگان نرم افزار قرار می گیرد ! .

پیوند بین منافع صنفی کارکنان با وضعیت آچمز : 

به دلیل عدم دسترسی به منابع کافی و معتبر برای ایفای وظایف , انجام آن ها نیازمند تمرکز بیشتر و مقدماتی است که دوره زمانی اجرای آن را طولانی ساخته و با دشواری به انجام می رسد . 

ولی همین فقدان بهره وری و پیچیده و دشوار شدن ایفای وظایف ممکن است در راستای منافع صنفی کارکنان قرار گیرد و تداوم آن را خواستار و پیگیر باشند . 

در تحلیل هزینه فایده بین  :
- احساس امنیت شغلی و ارزشمندی بیشتر با انجام کار به شیوه پیچیده و غیر شفاف , 
- و درگیر شدن در فعالیت های مشترک و گسترده و متنوع تر  که لازمه بهره وری است  و البته در ابتدا نیازمند تمرکزو توجه بیشتر می باشد ,
 معمولا , کارکنان  برآورده ساختن انتظارات کارفرمایان به شکل انحصاری را بر می گزینند .

بدین ترتیب استقرار کامل و یکپارچه شدن گردش کار در نرم افزار ممکن است در تقابل با منافع صنفی کارکنان قرار گیرد و هر اقدام  در جهت باز کردن این گره کور و کاستن از پیچیدگی ها را ضربه به منافع شخصی شان تلقی نمایند . 

نقش مدیران شرکت ها در تداوم وضعیت : 

نقش  مدیران شرکت ها اعم از  مدیران میانی یا عالی رتبه در تداوم این وضعیت می تواند ناشی از دلایل زیر باشد : 

- فقدان  تصور ذهنی   از پیوستگی گردش کار و دیتا . 

 - ملاحظات کنترلی و تصور این که ارتباط و انتقال دیتا میان قسمت ها ممکن است ریسک کنترل داخلی را افزایش دهد یا سرپرستی بر قسمت ها را دشوار سازد . 

- نگرانی از خارج شدن گردش کار از اختیار آن ها . 

- ... 

آچمز بودن به این معناست که : 

- استقرار نرم افزار متوقف شده است و توسعه آن به هیچ روی ممکن نیست , کلیه منابع نیروی انسانی شرکت در فعالیت های تعریف شده و غیر قابل تغییر جاری گرفتار شده اند , فرصت ( یا تمایل ) تجزیه و تحلیل و اندیشیدن به افزایش بهره وری را ندارند , شیوه انجام وظایف تعریف شده فعلی اوقات کاری کارکنان را انباشته ساخته است , کاستن یا افزودن به آن ها ناممکن به نظر می رسد .

-چنین به نظر می رسد که با هر تغییری شیرازه امور از هم پاشیده خواهد شد . 

- گاهی , ستاپ و استقرار غیر استاندارد نرم افزار و تنظیم آن بدون ملاحظه یکپارچگی , شرایطی را بوجود آورده است که تغییرات و اصلاحات قابل ملاحظه ای برای گردش متوالی و پیوسته اطلاعات در آن بایستی صورت بگیرد و معمولا پیشاهنگی برای این کار وجود ندارد . 

-قابل توجیه یا ممکن نبودن تحمل هزینه برای اصلاحات ساختاری و بنیادی نوعی  بن بست ایجاد نموده است . 

در یکی از کیس هایی که با این وضعیت برخورد داشتم : 

امکان رفع مغایرات بین انبار و حسابداری با روش های معمول وجود نداشت . 

علاوه بر این که  احتمالا بلحاظ توانایی کنترل و اداره کردن , اساسا سیاست کلی شرکت بر جزیره ای عمل کردن قسمت ها از یکدیگر بنیان نهاده شده بود , مدیر اداری مالی نیز دستور داده بود  (مثلا) اشیاء کوچکی که برای تعمیر به خارج از شرکت ارسال شده و پس از آن به واحد مربوط بازگزدانده می شدند , ابتدا با رسید انبار (صوری) تحویل انبار شده و پس از انجام کار دوباره  با حواله انبار ( باز هم صوری ) از انبار تحویل گرفته شوند . 

 بدین ترتیب رکورد هر ورود و خروج مانند پرینتر , فاکس , سماور , ... در انبار ثبت گردیده بود . 

از آن جایی که واحد حسابداری نیز کاری به کار آن چه در انبار ثبت می گردد نداشت , این اقلام که صرفا به صورت آماری نگاهداری می شدند ( ضمن این که بلحاظ فقدان حسابداری انبار و بخاطر ملاحظات کنترلی و عدم اطلاع انباردار از قیمت ها , در عمل سایر اقلام از جمله کالاها نیز ماهیت آماری داشتند ) و در غیاب سیستم حسابداری انبار , تجمیع این قبیل رکوردها باعث شده بود که حتی گزارش گیری از انبار نیز غیر ممکن گردد . 

حال آن که چنانچه در زمان صدور هر ورودی خروجی  به انبار تکلیف سند حسابداری آن روشن می گردید , که در چه حسابی بایستی ثبت گردد ؟ , یا جزو اقلامی که نبایستی در فایل اسناد ثبت گردد طبقه بندی جداگانه ای برای آن تعیین شده بود , 

یا ماژول انبار و ماژول  حسابداری با یکدیگر مرتبط و یکپارچه بودند , 

 امکان مطابقت بین انبار و حسابداری وجود می داشت . 

معمولا انبار و کار انبارداران را مجزا و مستقل از مالی و حسابداری در نظر می گیرند و جزو تیول و قلمرو مدیریت اداری یا بازرگانی شرکت قرار می گیرد . 

البته گاهی نیز عکس وضعیت دردسرساز می شود : 

مانند این که ارسال کلیه ورودی خروجی های انبار به فایل اسناد حسابداری باعث انباشت رکوردها و مبالغ ( به تفصیل ) در تراز آزمایشی و اسناد حسابداری گردیده و حسابداری نتواند حساب ها را جمع و جور نماید . 

به هر حال پیوسته و یکپارچه ننگریستن به گردش اطلاعات مالی در هر حالت می تواند وضعیت پیچیده و غامضی را بوجود آورد . 

راهکار برون رفت :  

به نظر بنده بهترین راه حل در مواردی که واحد اقتصادی قصد تحمل هزینه اضافی در این رابطه را نداشته باشد این است که از  کارکنان حاضر در هر قسمت برای استخراج گردش کار نرم افزار ها بهره گرفت , با روشن شدن ارتباط و گردش کار نرم افزارها با یکدیگر شیوه کار با آن ها به مرور بهبود می یابد . 

سپردن مستندسازی گردش فرم های هر ماژول از نرم افزار به کاربر همان ماژول باعث دریافت تصویر کاملی از گردش اطلاعات درون فرم ها شده و همچنین گردش کار دستی ( خارج از نرم افزار ) را نیز با آن متناسب خواهد نمود . 

البته در عمل شرایط کاری و روش های کاری خاصی که این بن بست بر مجموعه تحمیل می نماید , حتی از لحاظ ریالی نیز بیش از هزینه اصلاح روش کار با نرم افزار و استاندارد ساختن روش کار و بهره برداری از نرم افزارها و بانک های اطلاعاتی می باشد .