سَندروم اکسل ! ( آسیب شناسی کاربرد اکسل در حسابداری )

در پزشکی , انگار , رسم است هر بیماری یا اختلال فیزیولوژیکی که هنوز علایم استانداردی برای آن تدوین نشده را "سَندرُوم" می نامند .

در عالم دیتا و امور راهبری نرم افزارهای اداری مالی , نمی دانم آن را بایستی چه نامید ؟

به هر حال مسئله از این قرار است که هر کاربر با اکسپورت کردن اطلاعات ذخیره شده در بانک اطلاعاتی به اکسل نواقص اطلاعات را تکمیل نموده , طبقه بندی و محاسبات و ...  را در راستای رسیدن به اطلاعات مطلوب و درست تغییر داده سپس گزارش یا صورت های مالی مورد نظر خودش را تهیه و ارائه می نماید .

یعنی بجای اینکه وقت بگذارد و نرم افزار را سِت کند (تنظیم کند) تا انتقال دیتا به فرم بعدی , دوره مالی بعد , یا استخراج گزارشات از نرم افزارهای یکپارچه , به صورت اتوماتیک صورت بگیرد , بر اساس ذهنیات خودش ساختار جدیدی را ایجاد می کند که حال :

برای رسیدگی , تهیه حساب , تهیه گزارش و ... از روی هر یک از این ساختارها نیاز به شناخت و تجزیه و تحلیل و ... خلاصه صرف وقت مضاعف دارد ! .

تصور کنید :
شب سی و یکم تیرماه ( یعنی همان شبی که بایستی اظهارنامه مالیاتی حداکثر تا ساعت 24 همان روز ارسال گردد ! ) , در حال تنظیم اظهارنامه مالیاتی می باشید و از همکاری درخواست می کنید که سرفصل های هزینه ای را به تفکیک مراکز هزینه دَر بیاورد تا شما بتوانید هزینه های تولیدی , سربار و هزینه های "فروش , اداری و عمومی" را جداگانه در محل های متناسب خود در اظهارنامه درج نمایید , و پس از این که همکارتان این تفکیک را در اکسل انجام داد و فایل آن را برای شما ارسال نمود به چنین کاری مبادرت کرده و در پایان اظهارنامه تان با n واحد مغایرت روبرو شود ! . 
بعد از ساعت ها کنترل و بازبینی , مثلا ساعت 23:45 سی یک ماه چهار , متوجه شوید که جمع اکسلی فایل اکسلی تفکیک و طبقه بندی هزینه ها معادل همان n واحد غلط می باشد ! .
آن زمان البته آرزو خواهید کرد که ای کاش اسناد حسابداری تان در نرم افزار مربوط به تفکیک های لازم طبقه بندی شده بود تا با یک گزارش سیستمی (گزارش گیری از خود نرم افزار جامع یکپارچه استقرار یافته) , که البته بالانس بدهکار بستانکار ضامن فقدان مغایرت در آن می باشد , در یک آن , به مقصود خود نایل شده بودید ! .

اگر بخواهیم اصولی برای کاربرد اکسل در کنار نرم افزارهای جامع یکپارچه عنوان کنیم , می توان گفت :

از اکسل نبایستی برای تکمیل یا تغییر اطلاعات (و سپس استخراج گزارش از آن و یا کاربردهای دیگر ) بهره گرفت , بلکه تکمیل اطلاعات یا تغییر آن بایستی  درون ساختار نرم افزار صورت پذیرد , تا به دفعات بتوان کاربردهای خاص مانند گزارشات اکسلی از آن انتظار داشت .

طبقه بندی ها و تفکیک های مورد نیاز برای گزارشگری بایستی در بانک اصلی دیتای شرکت یعنی همان بانک اطلاعاتی نرم افزارهای یکپارچه ( معمولا   sql  ) و در فرم های مخصوص به آن انجام شود تا هم به سایر اطلاعات لینک و مرتبط شود و هم به دفعات (بارها) قابل استخراج باشد .

منافع صنفی کارکنان در گرایش به این کاربرد نقش به سزایی دارد :

در کار با اکسل و گوگل داکیومنت و مشابه آن ها فرد از چارچوب خاصی پیروی نمی کند , بلکه چارچوب جدیدی خلق می کند که :  دسترسی به آن , بهره برداری از آن , کاربرد و به کارگیری مجدد و حتی تفسیر و مطالعه آن بی نیاز از حضور فرد تهیه کننده نمی باشد . 

برتری استفاده از نرم افزار استقرار یافته :

بر اساس تجارب حاصل شده , در هر شرایطی استفاده از نرم افزار مستقر در شرکت ها برای استخراج گزارشات و صورت های مالی باعث حصول سریع تر به نتیجه می شود , هزینه کمتری دارد و وقت و انرژی کمتری بایستی صرف نمود .

زیرا برنامه ریزی و طراحی سیستم انجام یافته در نرم افزار به این خاطر که قابل فروش به مشتریان بیشماری می باشد ارزان تر از طراحی و برنامه ریزی که قرار است با اکسل (یا مشابه آن) انجام شود تمام می شود .

البته برای دسترسی به نرم افزار و شناخت روش کار با آن مسیر دشواری بایستی پیموده شود , زیرا پاسورد سواران ! در برابر این راهکار واکنش نشان خواهند داد .

پاسورد سواران ! : افرادی درون مجموعه کارکنان , مدیران یا صاحبان یک کسب وکار هستند که نقش ترمز و کنترل را در امور برگزیده اند و در برابر هر گونه دسترسی (حتی کنترل شده) مقاومت می کنند و با ترساندن مدیران و صاحبان کسب و کار از عواقب نامشخص و موهوم   ممکن است سال ها مجموعه را در وضعیت آچمز نگاه دارند (مشابه رویکردی که در عالم سیاست مشاهده می کنیم ) .

فروشندگان نرم افزار و پشتیبانی کنندگان آن نیز ممکن است در این میانه نقش منفی ایفا نمایند : به خاطر دارم در یکی از شرکت ها برای توجیه هیئت مدیره در راستای استقرار نرم افزار تولید بجای استفاده از اکسل یا گوگل داکیومنت برای دستیابی به بهای تمام شده , از شرکت نرم افزاری مربوط درخواست راهنمای نرم افزار تولیدشان را نمودم که با امتناع آن ها روبرو شدم .

برای درک بهتر موضوع به این گزارش که در شرایط مشابه ای  تهیه شده است توجه بفرمایید :

مدیریت محترم شرکت : ...

با سلام

...

... در صورت یکپارچه عمل کردن با همین نرم افزار ... علیرغم کاستی های آن ,  بسیاری از فعالیت های اضافی و غیر ضروری , صرف وقت و هزینه و دوباره کاری ها , حذف خواهند شد .

در حال حاضر روش اجرای سیستم در شرکت به صورت "مقطعی"  و "موردی"  است , یعنی هر چه در این مقطع لازم باشد را روی جداول اکسل استخراج نموده و دوباره اوضاع به همین منوال ادامه پیدا می کند , تا مقطع بعدی , تا گلوگاه بعدی ... .

زمان و هزینه بسیاری صرف مغایرت گیری بین نتایج ثبت شده توسط واحدهای مختلف در فرم های مختلف می گردد در حالی که مرتبط بودن سیستم ها به یکدیگر باعث می شود که اساسا مغایراتی وجود نداشته باشد تا بعد به یک تیم کارکشته برای رفع مغایرات نیاز باشد.

یعنی در حین کار مغایرات قابل شناسایی و رفع می باشند و می توان از گزارشات موجود در سیستم ( و نه با نوشتن گزارش جدیدی در اکسل ) برای رفع مغایرات بهره برداری کرد (مانند گزارش خروجی انبارهای فاکتور نشده , یا فاکتور فروش های تصفیه نشده (وصول نشده ) , و ... ).

هزینه طراحی , کدنویسی , اصلاح  و ارتقای  گزارشات موجود در "نرم افزار استقرار یافته"  قبلا طی بهایی که برای خرید نرم افزار پرداخت شده است تحمل شده و فقط لازم است که از آن بهره برداری کرد.

ضمن این که روش کار نرم افزارها "استاندارد" می باشد  , اما روش کار افراد روی "اکسل"  از هیچ استانداردی تبعیت نمی کند و هر کس فرمت دلخواه و مورد نظر خودش را روی آن پیاده می کند .

در نتیجه در مواعد آتی برای تهیه صورت های مالی یا اظهارنامه و ... و کلا برای جمع بندی اطلاعات بایستی , ابتدا , انواع  فرمت های غیر استاندارد و بعضا غلط  پیاده شده را ابتدا شناسایی کرده , سپس اقدام نمود .

و طبیعتا , این وضعیت , جذب نیرو و یا جابجایی آن ها را دشوار می سازد ,

حال آن که در صورتی که نرم افزارها بخوبی ستآپ ( تنظیم ) setup  شده باشند , بطور کامل استقرار یافته باشند , هر کس که این زبان استاندارد را بشناسد , یعنی چند سالی با یک نرم افزار جامع یکپارچه ( مانند همین نرم افزار ...  که در شرکت مورد استفاده می باشد ) کار کرده باشد و سیستم گردش کار آن را بشناسد , قابل جذب خواهد بود و می تواند از بدو ورود به شرکت با کارآیی و بازده کامل در پیشبرد کار مشارکت داشته باشد .

در حال حاضر بهتر است  بر یکپارچه ساختن روش کار با همین نرم افزار موجود وقت گذاشت ,

بدین ترتیب , هم ذهنیت پیوستگی در کار , ( و نه گسستگی و دیوارکشی بین قسمت های مختلف در حالی که در واقع کارشان با هم مرتبط می باشند ) بتدریج ایجاد خواهد شد .

و هم نیروهای موجود بدین طریق  آموزش لازم را می بینند و یا در صورتی که این پتانسیل را نداشته باشند محک زده می شوند , شناسایی می شوند .

و پس از آن اگر شرایط اقتضا می کرد :

(شرایطی مانند بالا بودن حجم عملیات , یا نیاز به کاستن نفرات , یا نیاز به نرم افزارهای تخصصی تر در عرصه فعالیت های جاری شرکت ) ,

می توان به فکر  استفاده از نرم افزارهای تخصصی تر , کامل تر یا جامع تر افتاد .

...

در برخی موارد کاربرد اکسلی می تواند به نادیده گرفتن ساختار هایی که رعایت آن ها الزامی است بیانجامد .

مثلا : به طور معمول , برای سرعت بخشیدن به کار , در پایان سال , با تهیه کاربرگی از رکوردهای اسناد حسابداری  اقدام به ثبت دفتر کل و روزنامه از روی آن کاربرگ ها می نمایند .

تفاوت در نحوه تهیه دو کاربرگ که ممکن است به دلیل فاصله زمانی تهیه هر کاربرگ (یا دلایل دیگر رخ دهد ) , ممکن است بالانس و توالی بین دفتر روزنامه و کل را بر هم زند .

حال آن که در واقع دفتر کل بایستی محصول انتقال یکایک رکوردهای دفتر روزنامه به صفحات مخصوص آن باشد .

در مواردی کاربرد این شیوه باعث عدم توازن بین کل و روزنامه گردیده است , که بلحاظ الزام به رعایت مقررات و آیین نامه های مرتبط می تواند در حین دادرسی مالیاتی دردسر ساز باشد .

هر چند امروزه ثبت دفاتر قانونی به تدریج بلاموضوع می گردد , اما این رخداد در شرایط مشابه نیز قابل تکرار می باشد .

...